Polska w Luksemburgu

Ochrona danych osobowych

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w zbiorach konsularnych

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, iż:

  1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pana/Pani danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie (00-580), Al. J. Ch. Szucha 23.
  2. Konsul RP w Luksemburgu, z siedzibą w Luksemburgu, 24 Rue Guillaume Schneider, L-2522 Luksemburg, wykonuje obowiązki administratora w stosunku do danych zawartych w prowadzonych przez niego zbiorach konsularnych.
  3. Minister Spraw Zagranicznych powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych. Funkcję tę pełni Pan Daniel Szczęsny.  Dane kontaktowe IOD: adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, mail:  iod@msz.gov.pl
  4. Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora.
  5. Dane zawarte w zbiorach konsularnych przetwarzane są na podstawie przesłanek zawartych w art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji przez konsula RP obowiązków wynikających z odrębnych przepisów prawa (wskazanych w tabeli poniżej).
  6. Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, nieuprawnionym do dostępu do tych danych, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego, które nie spełnia gwarancji ochrony co najmniej równorzędnej do tej przewidzianej przepisami RODO. Dane mogą być przekazane do państwa trzeciego wyłącznie w przypadku, gdy obowiązek taki określony jest w prawie polskim lub prawie Unii Europejskiej, zgodnie z przepisami art. 44 - 46 RODO.
  7. Pani/Pana dane mogą być udostępnione właściwym podmiotom, w tym organom publicznym, na podstawie przepisów prawa. 
  8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym oraz jest niezbędne do rozpatrzenia sprawy.
  9. W przypadku, gdy przepisy szczególne nie stanowią inaczej, przysługują Pani/Panu prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-19 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania (o ile będą miały zastosowanie art. 17 i 18 RODO).
  10. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał wpływ na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpłynąć. Dane nie będą poddawane profilowaniu.
  11. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Informacje szczegółowe dotyczące podstawy prawnej, celu i okresu przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do poszczególnych czynności wykonywanych przez konsula RP

TYP SPRAWY

PODST. PRAWNA

CEL

OKRES

Sprawy dotyczące utraconych dokumentów i przekazywania odnalezionych dokumentów

A, B

Realizacja zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego oraz o wydanie zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego. Przekazanie do Polski dowodów rejestracyjnych i praw jazdy.

5 lat

Sprawy wizowe

A, C, D, E

Wydanie bądź odmowa wydania wizy Schengen lub wizy krajowej, cofnięcie lub unieważnienie wiz oraz rozstrzygnięcie w sprawie wniosku o ponowne rozpatrzenie wniosku o wydanie wizy.

1 rok (licząc od dnia wydania decyzji)

Sprawy dotyczące tłumaczeń

A

Sporządzenie tłumaczenia dokumentów, poświadczenie tłumaczenia, wydanie wielojęzycznego standardowego formularza

5 lat

Sprawy dotyczące pomocy konsularnej

A

Udzielenie pomocy konsularnej

5 lat (za wyjątkiem danych osobowych związanych ze zwrotem przyjętych depozytów lub zwrotem rzeczy znalezionych, które przetwarzane są bezterminowo)

Sprawy dotyczące pomocy prawnej

A

Doręczenie pism, przesłuchania, przekazanie informacji do właściwego organu, sądu lub prokuratora zgodnie z wnioskiem o pomoc prawną

5 lat 

Sprawy dotyczące stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imion i nazwisk

A, F, G

Realizacja wniosku o podjęcie działań przewidzianych we właściwych przepisach prawa

50 lat (zawarcie związku małżeńskiego przed Konsulem RP) 10 lat (zmiana imienia i nazwiska, uznanie ojcostwa, narodziny, zgony, małżeństwa za granicą, transkrypcja aktu stanu cywilnego w Rzeczypospolitej Polskiej, inne sprawy stanu cywilnego)

Sprawy notarialne

A, U

Realizacja wniosku o wykonanie czynności notarialnych przewidzianych we właściwych przepisach prawa.

10 lat (dane związane z wydaniem aktu notarialnego)

2 lata (pozostałe czynności notarialne)

Sprawy dotyczące wydania tymczasowego dokumentu podróży

A, H

Wydanie tymczasowego dokumentu podróży lub polskiego tymczasowego dokumentu podróży dla cudzoziemca.

10 lat

Sprawy dotyczące Karty Polaka

A, I

Przyznanie, odmowa przyznania, unieważnienie albo przedłużenie ważności Karty Polaka

10 lat

2 lata w przypadku zgłoszenia utraty, zniszczenia lub odnalezienia Karty Polaka

Legitymacje szkolne

A

Wydanie legitymacji szkolnej

5 lat

Zaświadczenie wydane w oparciu o art. 11aa ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim

A, J

Wydanie zaświadczenia polonijnego.

5 lat

Sprawy dotyczące legalizacji dokumentów oraz wydobycia dokumentów z zagranicy

A

Legalizacja dokumentu urzędowego sporządzonego lub uwierzytelnionego w państwie przyjmującym

2 lata

Sprawy dotyczące małego ruchu granicznego

A, K

Wydanie, odmowa wydania, unieważnienie zezwolenia na przekraczanie granicy w ramach małego ruchu granicznego

2 lata

Sprawy paszportowe

A, L

Wydanie dokumentu paszportowego, zgłoszenie utraty,  zniszczenia, odmowa wydania, stwierdzenia nieważności i unieważnienie dokumentu paszportowego.

60 lat w przypadku wydania dokumentu paszportowego,

10 lat w pozostałych sprawach

Sprawy dotyczące repatriacji

A, I

Uznanie za osobę polskiego pochodzenia, udzielenie wizy repatriacyjnej, udzielanie pomocy repatriantom ze środków budżetu państwa

25 lat

Sprawy dotyczące spadków

A

Realizacja praw do spadku przysługujących Skarbowi Państwa;

Bezterminowo

Sprawy dotyczące obywatelstwa polskiego

A, M

Realizacja wniosku o: nadanie przez Prezydenta RP obywatelstwa polskiego, wyrażenie zgody przez Prezydenta RP na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego, przywrócenie obywatelstwa polskiego, potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego, przyjęcia oświadczenia o wyrażeniu zgody na nabycie obywatelstwa polskiego, zrzeczenie się polskiego obywatelstwa, uznanie za obywatela polskiego.

20 lat (w zakresie stwierdzania obywatelstwa, nabywania, nadania, przywrócenie obywatelstwa i utraty obywatelstwa

5 lat (w zakresie pozostałej korespondencji w sprawach obywatelskich)

Sprawy dotyczące uzyskania informacji

A

Udzielenie informacji

2 lata

Sprawy dotyczące wydawania zaświadczeń

A

Wydanie zaświadczenia służącego realizacji interesu prawnego strony lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

10 lat, a w przypadku wydania zaświadczenia w sprawie o przywóz albo przewóz przez terytorium RP broni i amunicji, przewóz zwłok, - ekshumacji 5 lat.

Sprawy dotyczące udzielania wsparcia Polakom za granicą

A

Ochrona interesów polskich obywateli oraz polskich osób prawnych przebywających czasowo za granicą, w tym informowanie o sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych

5 lat

Wybory i referenda ogólnokrajowe

A, N

Przeprowadzenie głosowania w wyborach Prezydenta RP, do Sejmu RP i Senatu RP, do Parlamentu Europejskiego oraz w referendum ogólnokrajowym.

5 lat

Sprawy dotyczące książeczek żeglarskich i inne sprawy morskie

A, O, P, R, S

Wystawienie, książeczki żeglarskiej, wydanie tymczasowego  świadectwa polskiej przynależności statku, certyfikatu bezpieczeństwa statku

10 lat w sprawach dot. książeczek żeglarskich

5 lat  w pozostałych

EPUAP

A, T

Potwierdzenie profilu zaufanego

20 lat

Sprawy dot. wniosków dot. zgody na służbę w obcym wojsku, udostępnienia dokumentów będących w zasobach IPN

A

Przekazanie do właściwego organu wniosku o udzielenie zgody na służbę w obcym wojsku lub obcej organizacji wojskowej, przekazanie do IPN  wniosku o udostępnienie dokumentów będących w zasobach IPN

10 lat

 

Podstawa prawna

A Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20150001274

B Ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20101671131

C Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20130001650

D Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 810/2009 z dnia 13 lipca 2009 r. ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Wizowy (kodeks wizowy) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02009R0810-20240628

E Ustawa z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium RP, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich UE oraz członków ich rodzin https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20061441043

F Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20140001741

G Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska

H Decyzja Przedstawicieli Rządów Państw Członkowskich zebranych w ramach Rady z dnia 25 czerwca 1996 r. w sprawie ustanowienia tymczasowego dokumentu podróży https://eur-lex.europa.eu/PL/legal-content/summary/emergency-travel-document-etd.html

I Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20071801280

J Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19990900999

K ROZPORZĄDZENIE (WE) NR 1931/2006 PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 20 grudnia 2006 r. ustanawiające przepisy dotyczące małego ruchu granicznego na zewnętrznych granicach lądowych państw członkowskich i zmieniające postanowienia Konwencji z Schengen https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32006R1931R(01)

L Ustawa z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220000350

M Ustawa z dnia 2 kwietnia 2009 r. o obywatelstwie polskim https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20120000161

N Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 – Kodeks wyborczy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20110210112

O Ustawa z dnia 29 czerwca 2020 r. – Kodeks morski https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20011381545/U/D20011545Lj.pdf

P Ustawa z dnia 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie morskim https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20112281368

R Ustawa z dnia 16 marca 1995 r. o zapobieganiu zanieczyszczeniu morza przez statki https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19950470243

S Ustawa z dnia 5 sierpnia 2015 r. o pracy na morzu https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20150001569

T Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20050640565

U Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19910220091

{"register":{"columns":[]}}