Prokuratura Regionalna w Łodzi

Ochrona danych osobowych

Informacja udzielona zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO.

I. Tożsamość i dane kontaktowe Administratora Danych.
Prokuratura Regionalna w Łodzi
ul. Piotrkowska 151
90-950 Łódź

II. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych.
Katarzyna Grzegorz
e-mail: iod.rpldz@prokuratura.gov.pl
 

III. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych, okres przechowywania danych, odbiorcy danych.

1. Dane osobowe uczestników postępowań oraz osób występujących w aktach prowadzonych postępowań, a nie będących ich uczestnikami.
 

Cel przetwarzania danych osobowych: wykonywanie zadań w zakresie ścigania przestępstw oraz stania na straży praworządności.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

W odniesieniu do danych osobowych zgromadzonych na potrzeby prowadzonych postępowań na podstawie ustaw, znajdujących się w aktach spraw lub czynności oraz urządzeniach ewidencyjnych, w tym tworzonych i przetwarzanych z wykorzystaniem technik informatycznych, prowadzonych na postawie:

1) ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 911 z późn. zm.),

2) ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 490),

3) ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 633, z późn. zm.),

4) ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 860, z późn. zm.),

5) ustawy z dnia 22 listopada 2013 r. o postępowaniu wobec osób z zaburzeniami psychicznymi stwarzającymi zagrożenie życia, zdrowia lub wolności seksualnej innych osób (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1689),

6) ustawy z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz.163),

7) ustawy z dnia 28 stycznia 2016 r. – Prawo o prokuraturze (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 810),

prawa osób, których dane dotyczą są wykonywane wyłącznie na podstawie i w zakresie przewidzianym przez przepisy regulujące te postępowania.

 

Uwaga: Na podstawie art. 13 § 7 ustawy Prawo o prokuraturze z dnia 28 stycznia 2016 r. (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 810) do przetwarzania danych osobowych w postępowaniach lub systemach teleinformatycznych w ramach realizacji zadań, o których mowa w art. 2 (w zakresie ścigania przestępstw oraz stania na straży praworządności), przepisów art. 12–16, art. 18–22 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), nie stosuje się.

 

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi archiwizacji i brakowania akt.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Firmy sprawujące opiekę autorską oraz usługi wsparcia i serwisu dla oprogramowania, w którym przetwarzane są dane.

Uwaga: Administratorem danych przetwarzanych w ogólnokrajowych systemach teleinformatycznych powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury jest Prokuratura Krajowa.

 

W ramach realizacji zadań w zakresie ścigania przestępstw i stania na straży praworządności, w których administratorem danych jest Prokuratura Regionalna w Łodzi, organem nadzorczym jest Prokuratura Krajowa ul. Postępu 3, 02-676 Warszawa.

2. Dane osobowe pracowników Administratora.

Cel przetwarzania danych osobowych: Wykonywanie obowiązków pracodawcy w stosunku do osób zatrudnionych u Administratora.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO -przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w związku z przepisami szczególnymi zawartymi w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277, z późn. zm.) oraz ustawie z dnia 28 stycznia 2016 r. – Prawo o prokuraturze (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 810) i ustawie z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1332).

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, tj. przez czas trwania stosunku pracy, a także po jego zakończeniu, zgodnie z przepisami określającymi zasady przechowywania przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobem prowadzenia akt osobowych pracownika oraz zarządzeniem Prokuratora Generalnego w sprawie wprowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: NBP realizujący wypłatę wynagrodzeń pracowniczych, ZUS, zakłady medycyny pracy, podmioty świadczące doradztwo prawne etc. oraz firmy sprawujące opiekę autorską oraz  usługi wsparcia i serwisu dla oprogramowania, w którym przetwarzane są dane.

3. Dane osobowe kandydatów do pracy.

Cel przetwarzania danych osobowych: Przeprowadzenie procesu rekrutacji, a po jego zakończeniu, za zgodą kandydata, dane mogą zostać wykorzystane do sporządzenia listy rezerwowej kandydatów.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:
- art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - przetwarzanie na potrzeby przeprowadzenia procesu rekrutacji jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - przetwarzanie danych kontaktowych oraz w celu prowadzenia listy rezerwowej kandydatów bądź wyrażonej chęci uczestnictwa w kolejnych naborach - odbywa się na podstawie zgody osób, których dane dotyczą;
- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz art. 10 RODO - wobec danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu - odbywa się na podstawie zgody osób, których dane dotyczą;
- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – wobec szczególnych kategorii danych osobowych, jeżeli w dokumentach zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO - odbywa się na podstawie wyraźnej zgody osób, których dane dotyczą.

Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Dokumentacja kandydatów, którzy w wyniku konkursu zostali umieszczeni na liście rezerwowej przetwarzana jest do czasu ogłoszenia kolejnego konkursu, nie dłużej niż rok. Dokumentacja pozostałych kandydatów przetwarzana jest do dnia zakończenia procesu rekrutacyjnego. Dokumentacja podlega odpowiednim przepisom dotyczącym archiwizacji i brakowania akt.
 

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Administrator nie zamierza ujawniać danych osobowych żadnym odbiorcom, o których mowa w art. 4 pkt 9 RODO.
 

4. Dane osobowe członków Międzyzakładowej Pracowniczej Kasy Pożyczkowej, poręczycieli i osób uprawnionych dla potrzeb Prokuratury Regionalnej w Łodzi, Prokuratury Okręgowej w Łodzi i Prokuratorów Instytutu Pamięci Narodowej w Łodzi.

 

Cel przetwarzania danych: Obsługa Międzyzakładowej Pracowniczej Kasy Pożyczkowej dla potrzeb Prokuratury Regionalnej w Łodzi, Prokuratury Okręgowej w Łodzi i Prokuratorów Instytutu Pamięci Narodowej w Łodzi.

 

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Art. 6 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1666).

 

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacje o kryteriach ustalenia tego okresu: Zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi archiwizacji i brakowania akt.

 

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: NBP realizujący wypłatę świadczenia, firmy sprawujące opiekę autorską oraz  usługi wsparcia i serwisu dla oprogramowania, w którym przetwarzane są dane.

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją umów na dostawy, usługi i roboty budowlane.

Cel przetwarzania danych osobowych: Realizacja zawartej umowy.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy oraz do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Okres równy okresowi gwarancji i rękojmi, nie krótszy jednak niż do dnia rozstrzygnięcia roszczeń stron.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Firmy sprawujące opiekę autorską oraz  usługi wsparcia i serwisu dla oprogramowania, w którym przetwarzane są dane.

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z udzielaniem zamówień publicznych.

Cel przetwarzania danych osobowych: Przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego, w szczególności weryfikacja okoliczności uzasadniających wykluczenie wykonawcy z postępowania.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO -przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze i ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793, z późn. zm.).

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Okres przechowywania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. okres, o którym mowa w art. 97 ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku wykonawców, którym zamawiający nie udzielił zamówienia. W przypadku wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza: okres równy okresowi gwarancji i rękojmi, nie krótszy jednak niż do dnia rozstrzygnięcia roszczeń stron.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Otrzymane dane osobowe mogą zostać ujawnione innym oferentom na zasadach określonych przepisami prawa w przypadku wniesienia środków ochrony prawnej oraz firmom sprawującym opiekę autorską oraz usługi wsparcia i serwisu dla oprogramowania, w którym przetwarzane są dane.

7. Dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją przepisów dotyczących dostępu do informacji publicznej.

Cel przetwarzania danych osobowych: Realizacja wniosków o udostępnienie informacji publicznej.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o odstępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902, z późn. zm.).

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi archiwizacji i brakowania akt.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Dane mogą być udostępnione wyłącznie organom upoważnionym na podstawie prawa powszechnie obowiązującego.
 

8. Dane osobowe przetwarzane w związku z rozpatrywaniem skarg i wniosków.

Cel przetwarzania danych osobowych: Rozpoznanie skarg i wniosków.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO -przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z koniecznością rozpatrzenia skargi lub wniosku – zgodne z art. 185 ustawy z dnia 28 stycznia 2016 r. Prawo o prokuraturze (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 810).

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi archiwizacji i brakowania akt.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Dane mogą być udostępnione wyłącznie organom upoważnionym na podstawie prawa powszechnie obowiązującego.

9. Dane osób przetwarzane w związku z prowadzeniem ewidencji interesantów.

Cel przetwarzania danych osobowych: Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia oraz przeciwdziałanie naruszeniom prawa.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Art. 6 ust. 1 lit. e) RODO -przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, wynikającego z art. 40 § 2 ustawy Prawo o prokuraturze (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 810), oraz § 56 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości Regulamin wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 753).

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi archiwizacji i brakowania akt.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Dostęp do danych osobowych ma firma świadcząca usługi ochrony osób i mienia na rzecz prokuratury.

10. Wizerunek osób znajdujących się w obszarze objętym monitoringiem wizyjnym.

Cel przetwarzania danych osobowych: Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia oraz przeciwdziałanie naruszeniom prawa.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Art. 6 ust. 1 lit. e) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 40 § 2 ustawy Prawo o prokuraturze (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 810) i § 56 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości Regulamin wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz art. 22² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2025r. poz.1871, z późn. zm.).

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Okres przechowywania nagrań jest ograniczony pojemnością dysku, natomiast nie przekracza 30 dni, z wyjątkiem sytuacji, w których nagrania zostały zabezpieczone, zgodne z obowiązującymi przepisami.

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Dostęp do danych osobowych ma firma świadcząca usługi ochrony osób i mienia na rzecz prokuratury oraz firma świadcząca usługi serwisowe.
 

11. Nagrywanie rozmów telefonicznych.

 

Cel przetwarzania danych: Zapewnienie względów bezpieczeństwa oraz podniesienie jakości obsługi.

 

Podstawa prawna przetwarzania danych: Art. 6 ust.1 lit. a RODO - wyrażenie zgody na nagrywanie rozmowy telefonicznej; art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora (ochrona przed roszczeniami).

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane lub informacja o kryteriach ustalania tego okresu: Nagrania z rozmów są przechowywane na urządzeniu rejestrującym przez okres nieprzekraczający 30 dni od dnia nagrania, po czym ulegają usunięciu poprzez nadpisanie, z wyjątkiem sytuacji, w których nagrania zostały zabezpieczone, zgodne z obowiązującymi przepisami.

 

Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców: Dostęp do danych osobowych ma firma świadcząca usługi serwisowe.
 

 

Po okresie wykorzystania dokumentacja w prokuraturze jest archiwizowana i brakowana zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.), rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 246) oraz kwalifikacją archiwalną wynikającą z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, regulowanego Zarządzeniem Prokuratora Generalnego Nr 84/2016 z dnia 29 grudnia 2016 r. z późn. zm. W procesie niszczenia mogą uczestniczyć podmioty przetwarzające, które zapewniają odpowiednio wysokie bezpieczeństwo danych.

 

IV. Prawa osób, których dane są przetwarzane.

W związku z przetwarzaniem przez Prokuraturę Regionalną w Łodzi danych osobowych osoby, których dane są przetwarzane mają prawo (z wyjątkami wynikającymi z pkt. III.1) do złożenia wniosku o:
•    dostęp do danych oraz udzielenie informacji o celu i sposobie przetwarzania danych,
•    sprostowanie (poprawienia) danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
•    usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie,
•    ograniczenie przetwarzania w przypadku wątpliwości co do prawidłowości danych lub zasadności ich przetwarzania,
•    przeniesienie danych do innego administratora, o ile dane przetwarzane są na podstawie zgody i w sposób zautomatyzowany.

Osoba, której dane przetwarza Prokuratura posiada prawo do złożenia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest interes publiczny lub prawnie uzasadniony interes Administratora. Administrator nie będzie już mógł przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże, że istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W tych przypadkach, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, ma ona prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO.

V. Zamiar przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

 

Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej z wyłączeniem sytuacji wynikających z przepisów prawa.

VI. Informacja o wymogu podania danych.

Jeżeli cel przetwarzania danych wynika z przepisów prawa, podanie danych jest obowiązkowe. W pozostałych przypadkach podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji wymienionych celów przetwarzania danych.

VII. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO oraz istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.

Administrator nie będzie podejmował decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym profilował przetwarzanych danych osobowych.