Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Ostrowi Mazowieckiej

I.

1. Po wpłynięciu zgłoszenia, osoba upoważniona dokonuje jego wstępnej weryfikacji, w tym oceny formalnej, czy zgłoszenie spełnia wymogi ustawy i dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Inspektora Powiatowego.

2. W przypadku gdy zgłoszenie nie należy do dziedziny należącej do działania Inspektora Powiatowego, osoba upoważniona:

1) ustala organ właściwy do podjęcia działań następczych;

2) przekazuje zgłoszenie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych - oraz informuje o tym sygnalistę.

3. W przypadku, gdy zgłoszenie nie należy do dziedziny należącej do działania Inspektora Powiatowego i nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, osoba upoważniona:

1) odstępuje od przekazania zgłoszenia do właściwego organu publicznego, informując o tym sygnalistę na adres do kontaktu, jeżeli adres został wskazany albo jest możliwe jego ustalenie na podstawie posiadanych danych, wraz z ustaleniami wstępnej weryfikacji zgłoszenia;

2) nie realizuje obowiązku informacyjnego, o którym mowa w pkt 1 jeżeli adres do kontaktu nie został wskazany i nie jest możliwe jego ustalenie na podstawie posiadanych danych, sporządzając odpowiednią notatkę służbową.

4. Osoba upoważniona odstępując od przekazania zgłoszenia, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.

5. Informacja o której mowa w ust. 4, zawiera pouczenie, że poinformowanie sygnalisty, nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów, ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.

6. W przypadku gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem, osoba upoważniona, po poinformowaniu i uzyskaniu zgody Inspektora Powiatowego nie podejmuje działań następczych w wyniku tego zgłoszenia oraz informuje o tym sygnalistę wraz z uzasadnieniem, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych.

7. W przypadku dokonania przez sygnalistę ponownego zgłoszenia, o którym mowa w ust. 6, osoba upoważniona pozostawia zgłoszenie bez rozpoznania oraz nie informuje o tym sygnalisty.

II.

1. W przypadku gdy zgłoszenie spełnia wymogi ustawy oraz dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Inspektora Powiatowego zgłoszenie podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór jest określony w Załączniku Nr 3 do Procedury oraz rozpatrzeniu.

2. Rejestracja zgłoszenia odbywa się bez wykorzystania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w celu zachowania poufności.

3. W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa została przyjęta przez nieupoważnionego pracownika PSSE lub wszedł on w posiadanie takiej informacji przypadkowo jest on obowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy informacja o naruszeniu prawa;

2) niezwłocznego przekazania informacji o naruszeniu prawa osobie upoważnionej.

4. W terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia zewnętrznego, osoba upoważniona potwierdza zgłaszającemu przyjęcie zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, albo sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie, albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Wzór potwierdzenia zgłoszenia stanowi Załącznik Nr 4 do Procedury.

5. Na żądanie sygnalisty Inspektor Powiatowy wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie, zgodnie z przepisami ustawy o sygnalistach, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych.

III.

1. Każdorazowo, na wniosek osoby, która przyjęła zgłoszenie, Inspektor Powiatowy wyznacza Zespół do rozpatrzenia zgłoszenia, zwany dalej „Zespołem”. Skład osobowy Zespołu uzależniony jest od tematyki zgłoszenia. Członkami Zespołu nie mogą być osoby wymienione w § 4 ust. 5 Procedury.

2. Do członków Zespołu ma odpowiednio zastosowanie § 4 ust. 2 i ust. 3 Procedury, z zastrzeżeniem, że mają oni dostęp wyłącznie do akt konkretnego zgłoszenia, wskazanego w upoważnieniu, a w przypadku danych osobowych – wyłącznie w zakresie niezbędnym do podejmowania działań następczych.

3. Pracami Zespołu kieruje osoba, która przyjęła zgłoszenie. W skład Zespołu wchodzi od 2 do 4 osób.

4. Zespół działa z zachowaniem należytej staranności oraz obiektywizmu.

5. Na każdym etapie rozpatrywania zgłoszenia Zespół może korzystać ze wsparcia prawnego w ramach usług prawnych świadczonych na rzecz PSSE.

6. Prace Zespołu są dokumentowane.

/Procedura dokonywania zgłoszeń zewnętrznych (cała treść) została zamieszczona w oddzielnej zakładce „Procedura dokonywania zgłoszeń”