Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Ostrowi Mazowieckiej

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Przy procedowaniu zgłoszeń zewnętrznych podejmowane są środki:

1) uniemożliwiające uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem zewnętrznym nieupoważnionym osobom;

2) zapewniające ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w tym zgłoszeniu.

Ochrona poufności, obejmuje informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość danej osoby.

Należy mieć na uwadze, że zadania dotyczące realizacji zadań w przedmiotowym zakresie realizowane są przez bardzo wąski krąg upoważnionych osób, zobowiązanych do zachowania tajemnicy informacji i danych osobowych.

Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń w imieniu Inspektora Powiatowego

1. Do przyjmowania zgłoszeń upoważnione są osoby wyznaczone przez Inspektora Powiatowego, zatrudnione w komórce organizacyjnej Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Ostrowi Mazowieckiej, właściwej do spraw organizacyjnych.

2. Osobom wymienionym w ust. 1 Inspektor Powiatowy nadaje imienne pisemne upoważnienia do podejmowania czynności w ramach procedowania zgłoszeń zewnętrznych oraz przetwarzania danych osobowych: sygnalistów, osób, których dotyczy zgłoszenie, osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu (np. świadków), osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą.

3. Upoważnienie do podejmowania czynności w ramach procedowania zgłoszeń, o którym mowa w ust. 2, obejmuje:

1) przyjmowanie i wstępną weryfikację zgłoszeń zewnętrznych;

2) kontakt z sygnalistą, w tym przekazywanie informacji zwrotnej, zwracanie się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie dokonanego zgłoszenia, przekazywanie ostatecznego wyniku postępowań wyjaśniających;

3) przekazywanie zgłoszenia do organu właściwego do podjęcia działań następczych;

4) podejmowanie działań następczych, w tym wszelkich czynności wykonywanych w ramach postępowania wyjaśniającego;

5) prowadzenie rejestru zgłoszeń zewnętrznych;

6) sporządzanie sprawozdania przekazywanego do Rzecznika Praw Obywatelskich;

7) przekazywanie zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

4. Osoby upoważnione, o których mowa w ust. 2 zobowiązane są do zachowania w poufności wszelkich informacji i danych, w tym danych osobowych, do których będą mieć dostęp w związku z udziałem w procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i składają w związku z tym stosowne oświadczenie. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1 do Procedury.

5. W przypadku gdy osoba upoważniona będzie:

1) osobą najbliższą w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;

2) osobą, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn – podlega ona wyłączeniu z rozpatrywania danego zgłoszenia.

6. W przypadku gdy w ocenie osoby upoważnionej zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jej bezstronność w ocenie informacji o naruszeniu prawa, może ona pisemnie zawnioskować do Inspektora Powiatowego o wyłączenie z rozpatrywania danego zgłoszenia.

7. Inspektor Powiatowy upoważni Zastępcę Inspektora Powiatowego lub innego pracownika PSSE do wykonywania czynności przewidzianych w niniejszej Procedurze, dla Inspektora Powiatowego, przy czym upoważnienie to będzie realizowane w przypadku, gdy zgłoszenie będzie dotyczyło Inspektora Powiatowego.