Regionalna Dyrekcja
Ochrony Środowiska w Bydgoszczy

Zapraszamy na wywiad z Główną specjalistką do obsługi sekretariatu w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Bydgoszczy. W krótkiej rozmowie dowiecie się m.in. jakie ma zadania, jak przebiega jej kariera i czy pracując w RDOŚ, czuje, że robi coś dobrego.

Sekretariat to miejsce pierwszego styku klienta z firmą i mówi się, że osoby tam pracujące są ich sercem. To właśnie od nich zależy czy pierwsze wrażenie na temat organizacji będzie pozytywne czy negatywne. O tym jak wygląda taka praca opowie nam Monika – obsługująca sekretariat RDOŚ w Bydgoszczy.

Od kiedy pracujesz w RDOŚ?

- Pracę w RDOŚ zaczęłam 1 czerwca 2009 r.

To już niemal 17 lat. A jak trafiłaś do firmy?

- Do RDOŚ trafiłam na staż z Urzędu Pracy, a po 3 miesiącach podpisałam umowę o pracę.

To chyba się sprawdziłaś? A co robiłaś wcześniej? I jakie miałaś doświadczenie zawodowe?

- Wiem, że to rzadko spotykane w dzisiejszych czasach, ale rzeczywiście pracuję w jednej firmie od prawie 17 lat i to moja pierwsza praca po studiach. Nie miałam żadnego doświadczenia, a wszystkiego nauczyłam się tutaj.

A jak zmieniła się praca w sekretariacie z perspektywy tylu lat?

- Zmiany, które zaszły na przestrzeni tych 17 lat, to przede wszystkim cyfryzacja urzędów, w tym wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, skrzynki podawczej ePUAP, czy chociażby od 1 stycznia tego roku - cyfrowej formy komunikacji e-Doręczeń. Dodatkowo ze względu na większą ilość spraw, zmieniło się tempo pracy. Inne są też oczekiwania interesantów.

To może opowiedz, co należy do Twoich obowiązków?

- Jeśli chodzi o podstawowe obowiązki to oczywiście - obsługa biura, zarządzanie obiegiem dokumentów, obsługa połączeń przychodzących, koordynacja spotkań Dyrekcji i przypominanie o zaplanowanych wydarzeniach, jak również organizacja spotkań oraz podroży służbowych. Wykonując swoje zadania, kontaktuję się z różnymi instytucjami, m.in. Generalną Dyrekcją Ochrony Środowiska, innymi regionalnymi dyrekcjami ochrony środowiska, Ministerstwem Klimatu i Środowiska, Lasami Państwowymi, Wodami Polskimi, Kujawsko-Pomorskim Urzędem Wojewódzkim w Bydgoszczy, Urzędem Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Toruniu, Wojewódzkim Inspektoratem Ochrony Środowiska, urzędami miast i gmin z naszego województwa, itp. Ponadto w mojej pracy kontaktuję się z interesantami.

Z jakimi sprawami zgłaszają się interesanci i jak wygląda taki kontakt?

- Są to różnego rodzaju zgłoszenia czy wnioski – o wydanie decyzji administracyjnych, opinii, uzgodnień, stanowisk, wyjaśnień, itd. Obsługa interesantów opiera się przede wszystkim na zachowaniu poufności i kultury urzędowej. Rzetelne i profesjonalne wykonywanie zadań na tym stanowisku, wiąże się oczywiście z przestrzeganiem przepisów prawa, w tym zachowaniu procedur i terminów, a efektywne załatwienie sprawy możliwe jest dzięki komunikatywności i empatii.

To bardzo szeroki i wymagający zakres. Jak organizujesz sobie pracę?

- Według mnie najważniejsze jest podejście do pracy - ja bardzo lubię to co robię. Pomaga mi też optymistyczne podejście do życia i oczywiście zasada, że nie ma dla mnie rzeczy nie do zrobienia. Faktycznie, gdy robię coś po raz pierwszy, zastanawiam się jak do tego w ogóle się zabrać. Zdarzają się też dni, gdy muszę zrobić kilka rzeczy na raz, i to na już, a najlepiej na wczoraj. W takich sytuacjach przydaje się umiejętność pracy pod presją czasu, wyznaczania priorytetów, wielozadaniowość i szybkość w działaniu.

 Co najbardziej lubisz w swojej pracy?

- Chyba brak monotonii, mimo iż codziennie przychodzę do pracy i mam te same obowiązki, to jednak każdy dzień jest inny. Przez to ja również w pewien sposób mogę się rozwijać, bo każda sytuacja uczy mnie czegoś nowego. No i oczywiście koleżeństwo z pracy - to na prawdę bardzo ważne z kim się pracuje i jaka jest atmosfera w firmie. Zawsze mogę liczyć na wsparcie Kierownictwa i współpracowników.

 A co jest największym wyzwaniem?

- Największe wyzwania to wielozadaniowość i presja czasu, ale to taka codzienna adrenalina, która napędza do działania. Generalnie z każdej trudnej sytuacji jest jakieś wyjście, więc zawsze staram się je znaleźć. Oczywiście trudniejsze sprawy wymagają większej ilości czasu, większego skupienia czy odłożenia innych spraw na bok, ale i takie kończą się sukcesem. Ważny jest tutaj upór i determinacja.

Zatem, jakie cechy powinien posiadać idealny pracownik administracji?

- Dla mnie powinna to być pozytywna i uśmiechnięta osoba, bo pozytywnym nastawieniem naprawdę można zdziałać cuda. Taka osoba powinna lubić pracę z ludźmi. Przyda się również komunikatywność, dynamizm działania, kreatywność, zarządzanie czasem i pracą czy odporność na stres. Oczywiście bardzo istotna jest umiejętność obsługi programów biurowych czy pakietu MS Office. Trzeba być bardzo zorganizowaną i samodzielną osobą.

Poza tym, praca w urzędzie - to praca w służbie cywilnej, co oznacza swego rodzaju misję budowania zaufania obywateli do instytucji państwowych poprzez rzetelną, bezstronną i politycznie neutralną pracę. Zachowanie nie może podważać autorytetu państwa, co wymaga profesjonalizmu, etyki oraz unikania działań dyskryminujących lub stwarzających wrażenie stronniczości.

A co byś doradziła osobom, które myślą o podjęciu takiej pracy?

- Dużo tutaj zależy od osobowości i czego się oczekuje od pracy. Wspomniana wcześniej wiara w siebie i pozytywne nastawienia bardzo się przyda. Nie zawsze wszystko idzie tak jakbyśmy tego chcieli, ale zawsze można wyciągnąć z tego wnioski na przyszłość. Ważne, żeby nie bać się rozmawiać, pytać i nie ograniczać się. Trzeba być otwartym i kreatywnym, jak również zgłaszać swoje pomysły, które mogłyby ulepszyć firmę.

Czy jest coś jeszcze, o co nie zapytałam, a o czym warto wspomnieć?

- W większości ogłoszeń o pracę na stanowiska administracyjne mile widziane jest wykształcenie branżowe. W moim przypadku tak nie jest. Moje wyksztalcenie jest inne niż administracyjne, a to właśnie w tej branży pracuję już od wielu lat, i myślę, że się sprawdzam i realizuję. Więc nie ma reguł.

 „Bo jeżeli wiesz, że jesteś w czymś dobry, to idź i zrób to. Bo to właśnie może być twój czas i twoje miejsce. Tak jak moje w RDOŚ”.

To doskonałe podsumowanie. Dziękuję za rozmowę.

***

Ogłoszenia o wolnych stanowiska pracy w RDOŚ w Bydgoszczy znajdziesz pod adresem: https://www.gov.pl/web/rdos-bydgoszcz/ogloszenia-o-wolnych-stanowiskach-pracy

Zapraszamy do naszego Zespołu!