Redakcyjne ABC – centrum wiedzy redaktorów GovPress

Prosty język to narzędzie, które ułatwia nam pisanie tekstów w taki sposób, aby były zrozumiałe dla każdego. Jest też niezbędnym elementem dostępności cyfrowej.

Dzięki temu, że tekst jest w prostym języku, czytelnik:

• szybko znajduje informację (poniżej 12 sekund),
• rozumie ją po jednym przeczytaniu,
• skutecznie działa na jej podstawie.

Chcesz pisać prostym językiem? Na początku odpowiedz sobie na trzy pytania:

• Kto będzie czytać ten tekst?
• Czego powinien się dowiedzieć?
• Jakie pytania sobie stawia?

Teraz masz już bazę, z którą możesz pracować. Powoli tworzysz plan tego, co powinien zawierać tekst. Dzięki temu łatwiej będzie ci podzielić go na części i wybrać informacje, które są naprawdę istotne z punktu widzenia czytelnika.

• Tekst powinien być zrozumiały dla osoby z wykształceniem na poziomie maksymalnie 8-9 lat nauki szkolnej. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, sprawdzaj tekst np. w Jasnopisie czy Logiosie.
• Nie używaj języka specjalistycznego, np. prawniczego czy urzędowego. Użytkownik może mieć inną wiedzę i doświadczenie.
• Pisz prosto. Używaj słów dobrze znanych, aby czytelnik zrozumiał informację i z niej skorzystał. Szukaj prostszych odpowiedników trudnych słów: 
  Przykład: zamiast weryfikować napisz sprawdzać, zamiast obligatoryjny – obowiązkowy. 
• Jeśli musisz użyć trudnego słowa czy wyrażenia, zapisuj jego wyjaśnienie w nawiasie:
  Przykład: konwersja (przestawianie).
• Buduj relację. Do użytkownika zwracaj się bezpośrednio, w 2 osobie liczby pojedynczej (per ty). Unikaj zwrotów typu „Państwo”:
  Przykład: Wpisz adres e-mail, Sprawdź, co musisz przygotować.
• Pisz w pierwszej osobie:
  Przykład: wyślemy ci powiadomienie, rozpatrzymy twój wniosek..
• Nie używaj form osobowych, które identyfikują płeć. Spróbuj je zamienić wykorzystując formę czasu przeszłego lub teraźniejszego. Jeśli nie da się inaczej, stosuj zapis zgodny z zasadami poprawnej polszczyzny: zmieniłeś(-aś), zrobiłeś(-aś), pan(i).
  Przykład: Zamiast zmieniłeś, zrobiłaś, napisz na przykład jeśli zrobisz, należy zmienić, zmień, zrób itd. 
• Unikaj strony biernej. Piszesz w imeiniu swojej instytucji. Pisz jako „my".
  Przykład: data została zmieniona, wniosek został rozpatrzony zamień na: zmieniliśmy datę, rozpatrzyliśmy wniosek.
• Unikaj rzeczowników odczasownikowych, tzw. zombie.
  Przykład: dokonanie zmiany, niezłożenie dokumentów w terminie zamień na: zmiana, jeśli nie złożysz dokumentów w terminie.
• Rozwijaj skrótowce przy pierwszym wystąpieniu. Nie stosuj skrótów.
  Przykład: profil zaufany (PZ), wg – według, pow. – powyżej.
• Unikaj imiesłowów, które kończą się na -ąc lub -ący, -ąca, -ące.
  Przykład: zamiast wyślij pismo, korzystając napisz gdy wysyłasz pismo, skorzystaj. 

• Jeden akapit to jedna myśl. Zasada 3x1 – 1 nagłówek, 1 akapit, 1 myśl.
• Pisz krótkie zdania – maksymalnie 10 – 15 słów. Stosuj naturalny szyk zdania (najpierw rzeczownik, potem czasownik). 
• Kluczową, najważniejszą informację zamieść na początku tekstu. Nie zmuszaj czytelnika do zapoznania się z całością tekstu, który może go nie interesować.
• W tekście, szczególnie specjalistycznym, nie stosuj synonimów dla urozmaicenia. Posługuj się konsekwentnie jednym określeniem do opisywania stale tej samej, konkretnej sytuacji lub rzeczy.
• Unikaj powtórzeń informacji.
• Unikaj niepotrzebnych słów, zbędnych szczegółów i wielkich liter jako wyróżników treści (w Internecie słowa pisane wielkimi literami, na przykład UWAŻAJ, oznaczają krzyk).
• Tam, gdzie masz wyliczenia – stosuj wypunktowania, tekst będzie bardziej czytelny.
• Formatuj tekst w panelu redakcyjnym GovPress. Nie wklejaj tekstu sformatowanego w popularnych edytorach tekstowych.
• Jeśli aktualizujesz treści co jakiś czas, zastanów się, czy koniecznie musisz utworzyć nowy artykuł. Jeśli nie, zaktualizuj stary artykuł, bo nie wiesz, na ilu stronach internetowych został podlinkowany. Gdy wycofujesz go z publikacji, to linki, które do niego prowadzą, wyświetlają błąd.
• Nie wrzucaj do kosza opublikowanych artykułów. Wycofaj publikację, jeśli konieczne jest usunięcie jej ze strony. Użytkownik mógł zapisać sobie adres i po wpisaniu go w wyszukiwarkę trafi do kosza (będzie to widać w nawigacji okruszkowej). Zawsze najpierw wycofaj publikację, a dopiero potem przenieś ją do kosza.
• Etykiety zakładek formułuj ogólnie i zwięźle, np. Zasady ogólne, Struktura organizacyjna. Tylko pierwsze słowo zapisuj wielką literą. Unikaj powielonych nagłówków (np. w zakładce Struktura organizacyjna nie wprowadzaj dodatkowego nagłówka o tej samej treści).
• Cytat wyróżniaj cudzysłowem.
• Podstawy prawne podawaj na samym końcu informacji.
• Nadawaj tekstom powtarzalną strukturę.
• Nie justuj tekstu.
• Stosuj śródtytuły i nagłówki. Korzystaj ze struktury w panelu redakcyjnym GovPress. 
• Nie twórz „fałszywych nagłówków” poprzez pogrubianie tekstu czy powiększanie czcionek. 

Nagłówki powinny być:

• krótkie
• precyzyjne
• bezpośrednie.

Na przykład: Uzyskaj becikowe, Skorzystaj z programu Czyste powietrze, Zgłoś urodzenie dziecka, Załóż profil zaufany.

Jeśli to możliwe, stosuj nagłówki w formie pytań:

• ułatwiają wyszukiwanie informacji
• zachęcają do przeczytania tekstu
• nawiązują do trendów wyszukiwania.

Zastanów się:

• Czy tekst czyta się szybko?
• Czy wszystko rozumiesz?
• Czy tekst zrozumie osoba z wykształceniem na poziomie maksymalnie 8-9 lat nauki szkolnej?
• Czy znajdujesz odpowiedzi na 3 pytania, które należy zadać przed napisaniem dobrego tekstu?
• Czy łatwo znajdujesz odpowiedzi na pytania odbiorcy, które wskazałeś(-aś) na początku?
• Czy tekst jest zgodny z regułami ortograficznymi i interpunkcyjnymi języka polskiego?
• Czy tekst jest schludny (nie ma literówek, pustych spacji, różnych rodzajów i wielkości czcionek)?

Co możesz zrobić?

• Czytaj swój tekst po napisaniu lub daj komuś do przeczytania.
• Korzystaj z narzędzi takich jak np. Logios czy Jasnopis.
• Korzystaj ze słownika PWN lub Wielkiego słownika języka polskiego, a nie z niesprawdzonych źródeł internetowych.

Jeśli masz pytania dotyczące prostego języka na Gov, napisz do nas: redakcja@cyfra.gov.pl