Uzyskanie (wydobycie) odpisów akt stanu cywilnego z urzędu stanu cywilnego za granicą

Gdzie załatwisz sprawę?

Wniosek o wydobycie odpisu aktu stanu cywilnego za pośrednictwem konsula należy złożyć we właściwym terytorialnie dla miejsca zdarzenia urzędzie konsularnym.

O wydobycie odpisu aktu stanu cywilnego za pośrednictwem konsula mogą wnioskować małżonkowie, wstępni, zstępni, rodzeństwo lub przedstawiciele ustawowi. Inne osoby wnioskujące o akt stanu cywilnego muszą przedłożyć dokumenty, z których wynika interes prawny.

Pamiętaj! Możesz też zwrócić się indywidualnie do urzędu stanu cywilnego w Słowenii z prośbą o nadesłanie dokumentu. W niektórych urzędach o dokumenty można zawnioskować drogą elektroniczną.

Jak umówisz się na spotkanie?

Jeżeli chcesz złożyć wniosek bezpośrednio w urzędzie konsularnym, to na wizytę należy umówić się za pomocą systemu e-konsulat.

Jakie dokumenty musisz złożyć?

Pisemny uzasadniony wniosek wraz z kopią dokumentu tożsamości (paszport lub dowód osobisty) osoby składającej wniosek urzędowo poświadczoną za zgodność z oryginałem.
Jeśli wniosek kieruje członek najbliższej rodziny tj. zstępny, wstępny, współmałżonek, dzieci, rodzeństwo lub przedstawiciel ustawowy, wraz z poświadczoną kopią dokumentu tożsamości wnioskodawcy należy przedstawić dokument potwierdzający stopień pokrewieństwa.
Jeśli wniosek kieruje osoba trzecia musi ona wykazać interes prawny w uzyskaniu wnioskowanego dokumentu.
We wniosku należy wskazać wszelkie dane np. datę urodzenia, datę zgonu, imiona rodziców. Należy również wskazać miejsce urodzenia, miejsce zgonu albo ostatnie miejsce zamieszkania na terenie Słowenii celem skierowania zapytania do właściwego urzędu w Słowenii. Bez powyższych uzyskanie dokumentu będzie niemożliwe lub znacznie utrudnione.
Do wniosku należy dołączyć potwierdzenie dokonania opłaty.

Ile zapłacisz?

Opłata konsularna za uzyskanie odpisów aktu stanu cywilnego wynosi 40 EUR za dokument. Płatność dokonywana jest w gotówce (jeśli załatwiasz sprawę osobiście podczas wizyty w urzędzie) lub przelewem (jeśli załatwiasz sprawę drogą korespondencyjną).
W przypadku przesłania dokumentów drogą korespondencyjną należy do wniosku dołączyć dowód potwierdzenia opłaty.
Pamiętaj! Procedura rozpocznie się dopiero po wniesieniu opłaty konsularnej w kasie lub na konto urzędu.

Opłatę konsularną należy uiścić na konto bankowe Ambasady RP w Lublanie:

IBAN SI56 0201 0025 4515 259
SWIFT LJBASI2X

Veleposlaništvo Republike Poljske
Bežigrad 10, 1000 Ljubljana

Adres banku : Nova Ljubljanska Banka d.d. Trg Republike 2, 1520 Ljubljana

Tytuł przelewu: [imię i nazwisko osoby, której sprawa dotyczy]

Jaki jest termin realizacji

Konsul niezwłocznie przekaże wniosek do organów słoweńskich z zapytaniem czy w ich rejestrach znajduje się akt stanu cywilnego dotyczący wskazanej we wniosku osoby. Czas oczekiwania zależy od odpowiedzi słoweńskiego urzędu.

Jak odbierzesz dokumenty?

Dokument można odebrać osobiście w konsulacie albo otrzymać pocztą na wskazany we wniosku adres.

Jak możesz się odwołać?

Nie dotyczy.

Czy mogę uzyskać dokument samodzielnie w słoweńskim urzędzie?

Od 2005 r. w Słowenii funkcjonuje prowadzona w systemie informatycznym elektroniczna baza danych, tj. Rejestr Aktów Stanu Cywilnego (Matični Register), która zastąpiła ręcznie prowadzone trzy rodzaje Ksiąg Stanu Cywilnego (Matična Knjiga): dla urodzeń, małżeństw i zgonów. Rejestr Aktów Stanu Cywilnego zawiera pełen zapis statusu osobistego obywateli Republiki Słowenii. Uzupełniany jest na bieżąco o wszystkie wydarzenia stanu cywilnego, które miały miejsce na terytorium Słowenii, również dotyczące obcokrajowców. Rejestr zawiera również inne zdarzenia, wymagające adnotacji: zmiana imienia i/lub nazwiska, przysposobienie, uznanie ojcostwa, rozwód, utrata zdolności do czynności prawnych itd. Na podstawie wpisu do rejestru wydawane są odpisy aktów stanu cywilnego. Organem odpowiedzialnym za prowadzenie oraz wydawanie aktów stanu cywilnego w Republice Słowenii jest upravna enota. Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, należy złożyć osobiście w dowolnej filii ww. Jednostki Administracyjnej, za pomocą strony internetowej przy pomocy bezpiecznego podpisu elektronicznego:

http://e-uprava.gov.si/podrocja/vloge/vloga.html?id=870 - wydanie odpisu aktu urodzenia,

http://e-uprava.gov.si/podrocja/vloge/vloga.html?id=1275 - wydanie odpisu aktu urodzenia dla innej osoby,

http://e-uprava.gov.si/podrocja/vloge/vloga.html?id=868 – wydanie odpisu aktu ślubu

http://e-uprava.gov.si/podrocja/vloge/vloga.html?id=1276 – wydanie odpisu aktu ślubu dla innej osoby

http://e-uprava.gov.si/storitve/pridobiVlogo.esju?id=777 – zmiana imienia i/lub nazwiska osoby pełnoletniej

http://e-uprava.gov.si/podrocja/vloge/vloga.html?id=779 – wydanie aktu zgonu

Jednocześnie informujemy, że do uzyskania odpisu aktu zgonu upoważniony jest małżonek zmarłej osoby, inna osoba z bliskiej rodziny (wstępny, zstępny, rodzeństwo), jej przedstawiciel ustawowy lub opiekun oraz osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa i przedstawi odpowiednie dokumenty np. zobowiązanie sądu).