Zespół do spraw Sygnalistów Biura RPO

Wejście w życie rozporządzenia dotyczącego sprawozdania dla organów publicznych stanowi kolejny ważny krok ku wdrożeniu przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.  W II kwartale 2025 roku Rada Ministrów przyjęła projekt rozporządzenia określającego wzór formularza sprawozdania, który ma zawierać dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Obowiązujący formularz został opublikowany i jest dostępny na stronie ISAP: Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 lipca 2025 r. w sprawie wzoru formularza sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

Sprawozdanie zobowiązane są sporządzić i przekazać do Rzecznika Praw Obywatelskich te organy publiczne, które w danym roku kalendarzowym przyjmowały zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa.

Sprawozdanie obejmuje dane liczbowe, które odnoszą się do zgłoszeń otrzymanych w danym roku oraz do postępowań prowadzonych w ich następstwie, zgodnie z zakresem wskazanym w rozporządzeniu. Z uwagi na konieczność uproszczenia agregacji danych brak jest możliwości przedstawiania informacji o zgłoszeniach w formie opisowej.

W formularzu organ publiczny podaje:

1. informację, czy w danym roku wpłynęły zgłoszenia zewnętrzne – organ publiczny wskazuje, czy w okresie sprawozdawczym (czyli w danym roku kalendarzowym) otrzymał zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń prawa, zaznaczając tak lub nie,
2. liczbę przyjętych zgłoszeń – jest to łączna liczba wszystkich zgłoszeń zewnętrznych, które wpłynęły do organu w roku sprawozdawczym. W tym miejscu należy podać liczbę zgłoszeń, które spełniły wymagania określone w ustawie, tj. sprawy dotyczące informacji uzyskanych w kontekście związanym z pracą i związane z jedną z dziedzin wymienionych w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów. Nie wolno jednak ujawniać treści zgłoszeń, danych osobowych, ani innych treści w formie opisowej. Nie trzeba wskazywać, ile zgłoszeń nie zostało uznanych za zgłoszenie zewnętrzne.
3. dane dotyczące postępowań wyjaśniających oraz ich wyników – w tej części sprawozdania podawane są informacje o liczbie wszczętych postępowań wyjaśniających lub innych czynności podjętych w wyniku przyjęcia i rozpatrywania zgłoszenia związanych z prowadzonymi działaniami następczymi, a także o ich statusie i rezultatach.
   Dane obejmują m.in.:
   • liczbę postępowań w toku,
   • liczbę postępowań zakończonych,
   • liczbę przypadków, w których stwierdzono naruszenie prawa,
   • liczbę przypadków, w których nie stwierdzono naruszenia prawa.
4. dane dotyczące postępowań sądowych wszczętych w wyniku zgłoszeń – w tej sekcji podaje się liczbę spraw sądowych, które zostały wszczęte na podstawie przyjętych zgłoszeń zewnętrznych. Analogicznie jak w punkcie 3, należy wskazać:
   • liczbę postępowań w toku,
   • liczbę zakończonych,
   • liczbę spraw, w których sąd potwierdził naruszenie prawa,
   • liczbę spraw, w których sąd nie potwierdził naruszenia.
5. informacje o stwierdzonych naruszeniach prawa - organ wskazuje liczbę przypadków, w których w wyniku przeprowadzonych postępowań potwierdzono choć jedno naruszenie prawa. Nie opisuje się charakteru naruszenia ani nie ujawnia danych. Podaje się wyłącznie dane zbiorcze,
6. szacunkową wartość szkód majątkowych i ewentualnie odzyskanych kwot – jeżeli w wyniku postępowań stwierdzono powstanie szkody majątkowej, organ wskazuje jej szacunkową wartość (w złotych). Ponadto, jeśli w toku działań naprawczych lub egzekucyjnych udało się odzyskać środki finansowe, należy wykazać ich kwotę. Wartości te wpisuje się wyłącznie wtedy, gdy organ posiada stosowne dane - nie jest wymagane prowadzenie odrębnych analiz majątkowych.

Wiele postępowań rozpoczętych w danym roku nie zakończy się w tym samym roku. Dlatego, aby ująć w sprawozdaniach wyniki wszystkich postępowań prowadzonych po przyjęciu zgłoszeń zewnętrznych, także tych wszczętych w poprzednich latach, informacje o tym, że są kontynuowane lub o ich ostatecznym zakończeniu będą podawane w sprawozdaniu również za kolejny rok.

Dla przykładu: postępowanie wyjaśniające zostało wszczęte 2 listopada i toczy się nadal w kolejnym roku sprawozdawczym. Stąd też to postępowanie znajdzie się w sprawozdaniu za rok, w którym zostało wszczęte oraz w sprawozdaniu za rok, w którym toczą się działania podjęte w ramach jego dalszego procedowania.

---

Przyjęty projekt rozporządzenia ma na celu zapewnienie jednolitego i spójnego podejścia do raportowania danych przez RPO i organy publiczne oraz ułatwienie ich późniejszej analizy, zwiększenie transparentności funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów, co sprzyja budowaniu zaufania społecznego oraz wzmocnienie odpowiedzialności instytucjonalnej w przypadkach zgłoszeń naruszeń prawa, ułatwiając ocenę skuteczności podejmowanych działań następczych.