Zespół do spraw Sygnalistów Biura RPO

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów Rzecznik Praw Obywatelskich na podstawie sprawozdań organów publicznych sporządza sprawozdanie za dany rok kalendarzowy i przekazuje je Sejmowi, Senatowi i Komisji Europejskiej, nie później niż do 31 grudnia roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie zostało sporządzane. Sprawozdanie jest publikowane na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich w Biuletynie Informacji Publicznej.

Organ publiczny za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące: liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych; liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań; szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile organ publiczny posiada te dane. Dane statystyczne nie obejmują danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Organ publiczny 

Organ publiczny przekazuje sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane. Sprawozdanie należy sporządzić na oficjalnym wzorze formularza i przekazać w formacie umożliwiającym odczytanie pliku, np. PDF, DOC lub czytelny skan dokumentu. Gotowy dokument powinien zostać podpisany przez osobę lub osoby posiadające kompetencje do reprezentowania organu na zewnątrz

Preferowanym kanałem przekazywania sprawozdań zawierających dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych jest adres do doręczeń elektronicznych Biura Rzecznika Praw Obywatelskich:
(eDoręczenia):  AE:PL-81771-91578-RDUCW-25

Wzór formularza sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 lipca 2025 r. w sprawie wzoru formularza sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

Przyjęty projekt rozporządzenia ma na celu zapewnienie jednolitego i spójnego podejścia do raportowania danych przez RPO i organy publiczne oraz ułatwienie ich późniejszej analizy, zwiększenie transparentności funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów, co sprzyja budowaniu zaufania społecznego oraz wzmocnienie odpowiedzialności instytucjonalnej w przypadkach zgłoszeń naruszeń prawa, ułatwiając ocenę skuteczności podejmowanych działań następczych.

Sprawozdanie obejmuje dane liczbowe, które odnoszą się do zgłoszeń otrzymanych w danym roku oraz do postępowań prowadzonych w ich następstwie, zgodnie z zakresem wskazanym w rozporządzeniu. Z uwagi na konieczność uproszczenia agregacji danych brak jest możliwości przedstawiania informacji o zgłoszeniach w formie opisowej.

W formularzu organ publiczny podaje:

1. informację, czy w danym roku wpłynęły zgłoszenia zewnętrzne – organ publiczny wskazuje, czy w okresie sprawozdawczym (czyli w danym roku kalendarzowym) otrzymał zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń prawa, zaznaczając tak lub nie,
2. liczbę przyjętych zgłoszeń – jest to łączna liczba wszystkich zgłoszeń zewnętrznych, które wpłynęły do organu w roku sprawozdawczym. W tym miejscu należy podać liczbę zgłoszeń, które spełniły wymagania określone w ustawie, tj. sprawy dotyczące informacji uzyskanych w kontekście związanym z pracą i związane z jedną z dziedzin wymienionych w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów. Nie wolno jednak ujawniać treści zgłoszeń, danych osobowych, ani innych treści w formie opisowej. Nie trzeba wskazywać, ile zgłoszeń nie zostało uznanych za zgłoszenie zewnętrzne.
3. dane dotyczące postępowań wyjaśniających oraz ich wyników – w tej części sprawozdania podawane są informacje o liczbie wszczętych postępowań wyjaśniających lub innych czynności podjętych w wyniku przyjęcia i rozpatrywania zgłoszenia związanych z prowadzonymi działaniami następczymi, a także o ich statusie i rezultatach.
   Dane obejmują m.in.:
   • liczbę postępowań w toku,
   • liczbę postępowań zakończonych,
   • liczbę przypadków, w których stwierdzono naruszenie prawa,
   • liczbę przypadków, w których nie stwierdzono naruszenia prawa.
4. dane dotyczące postępowań sądowych wszczętych w wyniku zgłoszeń – w tej sekcji podaje się liczbę spraw sądowych, które zostały wszczęte na podstawie przyjętych zgłoszeń zewnętrznych. Analogicznie jak w punkcie 3, należy wskazać:
   • liczbę postępowań w toku,
   • liczbę zakończonych,
   • liczbę spraw, w których sąd potwierdził naruszenie prawa,
   • liczbę spraw, w których sąd nie potwierdził naruszenia.
5. informacje o stwierdzonych naruszeniach prawa - organ wskazuje liczbę przypadków, w których w wyniku przeprowadzonych postępowań potwierdzono choć jedno naruszenie prawa. Nie opisuje się charakteru naruszenia ani nie ujawnia danych. Podaje się wyłącznie dane zbiorcze,
6. szacunkową wartość szkód majątkowych i ewentualnie odzyskanych kwot – jeżeli w wyniku postępowań stwierdzono powstanie szkody majątkowej, organ wskazuje jej szacunkową wartość (w złotych). Ponadto, jeśli w toku działań naprawczych lub egzekucyjnych udało się odzyskać środki finansowe, należy wykazać ich kwotę. Wartości te wpisuje się wyłącznie wtedy, gdy organ posiada stosowne dane - nie jest wymagane prowadzenie odrębnych analiz majątkowych.

Wiele postępowań rozpoczętych w danym roku nie zakończy się w tym samym roku. Dlatego, aby ująć w sprawozdaniach wyniki wszystkich postępowań prowadzonych po przyjęciu zgłoszeń zewnętrznych, także tych wszczętych w poprzednich latach, informacje o tym, że są kontynuowane lub o ich ostatecznym zakończeniu będą podawane w sprawozdaniu również za kolejny rok.

Dla przykładu: postępowanie wyjaśniające zostało wszczęte 2 listopada i toczy się nadal w kolejnym roku sprawozdawczym. Stąd też to postępowanie znajdzie się w sprawozdaniu za rok, w którym zostało wszczęte oraz w sprawozdaniu za rok, w którym toczą się działania podjęte w ramach jego dalszego procedowania.