Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku

W skład Biura wchodzą następujące oddziały:

• Oddział Logistyki i Zamówień Publicznych
• Oddział Inwestycji i Zarządzania Nieruchomościami
• Oddział Archiwum
• Oddział Kancelaria Ogólna
• Oddział do spraw Informatyzacji
• Oddział Transportu

KIEROWNIK ODDZIAŁU

tel. 58 30 77 388

fax: 58 30 77 545

e-mail: bl@gdansk.uw.gov.pl

• współudział przy tworzeniu projektu planu finansowego Urzędu;
• ustalanie potrzeb urzędu w zakresie towarów i usług na podstawie złożonych zapotrzebowań przez wydziały/biura urzędu, analizy zużycia materiałów oraz planu finansowego urzędu w celusporządzenia planu wydatków rzeczowych urzędu;
• sporządzanie oraz aktualizacja planu wydatków inwestycyjnych;
• sporządzanie (na podstawie zatwierdzonych zapotrzebowań) zbiorczych wniosków o zaangażowanie środków finansowych,
• prowadzenie rejestru wniosków o zaangażowania środków finansowych oraz bieżąca analiza i kontrola zgodności faktur ze złożonymi zapotrzebowaniami i zaangażowaniami;
• dokonywanie zakupów towarów i usług na bieżące utrzymanie urzędu z zastosowaniem procedury P-18 „Postępowanie przy udzielaniu zamówień publicznych” oraz przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym ich rozliczanie, za wyjątkiem zakupów ze środków, którymi dysponują dyrektorzy pełniący w imieniu Wojewody Pomorskiego funkcję dysponenta III stopnia;
• przygotowywanie projektów umów zleceń, umów o dzieło i innych umów cywilno – prawnych z zakresu działalności Biura Logistyki oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie, a także kontrolowanie prawidłowości ich realizacji;
• bieżąca kontrola zawartych umów pod kątem zgodności ich wartości z dokonanym na ichrealizację zaangażowaniem środków finansowych;
• przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych na potrzeby urzędu;
• przygotowywanie dokumentacji do postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie spraw realizowanych przez oddział, w tym: przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia, wartości szacunkowej, wymaganych warunków podmiotowych, warunków umownych, kryteriów wyboru oferty;
• nadzór i koordynacja wszelkich prac związanych z udzielaniem zamówień publicznych przez Urząd;
• nadzór i kontrola nad zamówieniami publicznymi udzielanymi w imieniu i na rzecz urzędu przez jednostki przejść granicznych;
• nadzór nad gromadzeniem zapotrzebowań i informacji od komórek merytorycznych Urzędu niezbędnych do przeprowadzenia zamówień centralnych przez Centrum Obsługi Administracji Rządowej;
• udział w pracach Stałej Komisji Przetargowej;
• sporządzanie rocznych planów i sprawozdań dotyczących zamówień publicznych;
• prowadzenie rejestrów: zamówień publicznych, odwołań uwzględnionych;
• przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątku urzędu;
• prenumerata periodyków i prasy codziennej, a także zakup specjalistycznych wydawnictw dla potrzeb Urzędu;
• prowadzenie spraw związanych z telefonią komórkową oraz stacjonarną;
• prowadzenie i obsługa elektronicznego programu środków trwałych OPTI-est związanego z ewidencją wszystkich składników majątku posiadanego przez Urząd;
• uzgadnianie stanów ilościowo – wartościowych z syntetyką Wydziału Finansów i Budżetu z uwzględnieniem wszelkich zmian wynikających z należytej dokumentacji w przypadku środków trwałych z podziałem na grupy;
• obsługa modułu MAGAZYN systemu finansowo - księgowego SENTE w zakresie przyjęcia PZ oraz rozchodu wewnętrznego RW;
• prowadzenie magazynu sprzętu nowego dla potrzeb urzędu;
• prowadzenie magazynów urzędu, w tym: artykułów spożywczych, materiałów biurowych,środków czystości, magazynu konserwatorów oraz magazynu transportu.
• prowadzenie spraw ewidencji przedmiotów przekazywanych pracownikom do indywidualnego użytkowania w tym również odzieży ochronnej;
• prowadzenie gospodarki drukami i formularzami na potrzeby urzędu;
• zlecanie usług poligraficznych/drukarskich dla urzędu;
• zamawianie: pieczęci urzędowych, pieczątek, stempli, ogłoszeń prasowych, tablic urzędowych, tłumaczeń itp.;
• likwidacja pieczęci oraz pieczątek urzędowych;
• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku za wyjątkiem ubezpieczenia komunikacyjnego;
• prowadzenie spraw związanych z naprawami sprzętu i wyposażenia biurowego będącego na stanie urzędu;
• obsługa sal konferencyjnych urzędu;
• obsługa recepcyjna budynku Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego przy ul. Mickiewicza 36 w Sopocie;
• przygotowywanie i aktualizacja projektów aktów wewnętrznych, tj. zarządzeń Dyrektora Generalnego, Dyrektora Biura z zakresu wykonywanych zadań;
• prowadzenie rejestru reklamacji;
• sporządzanie i przekazywanie do Marszałka Województwa Pomorskiego rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach oraz gospodarowaniu odpadami;
• redakcja strony Biuletynu Informacji Publicznej (SSDiP) w zakresie zadań merytorycznychrealizowanych przez biuro oraz redakcja strony internetowej w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz badania rynku na zakup towarów i usług o wartości poniżej progu 130 tys. zł;

KIEROWNIK ODDZIAŁU

tel. 58 30 77 545

fax: 58 3077 325

e-mail: bl@gdansk.uw.gov.pl

• planowanie, zlecanie i rozliczanie remontów oraz inwestycji remontowo-budowlanych realizowanych na potrzeby urzędu, przygotowywanie oraz zatwierdzanie pod kątem zgodności z przepisami prawa budowlanego wytworzonej dokumentacji dotyczącej wszelkich robót budowlano-remontowych,
• nadzór nad procesem planowania, zlecania i rozliczania inwestycji budowlanych i remontów
• dokonywanie okresowych kontroli stanu technicznego obiektów budowlanych pozostających w trwałym zarządzie Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w zakresie ujętym w art. 62 Prawa Budowlanego, w tym sporządzanie na tej podstawie protokołów z przeglądów okresowych;
• prowadzenie spraw w ramach nadzoru związanych z gospodarką nieruchomościami, a w szczególności: nabywanie, zbywanie (trwały zarząd), wynajem nieruchomości oraz przygotowywanie niezbędnej w tym zakresie dokumentacji, tj. projektów umów najmu/użyczenia, nadzór na realizacją zawartych umów oraz ich bieżące i końcowe rozliczanie;
• zarządzanie nieruchomościami pozostającymi w trwałym zarządzie urzędu, zgodnie z ustawą z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami oraz zasadami określonymi w Regulaminie Urzędu, zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne;
• rozliczanie kosztów związanych z funkcjonowaniem nieruchomości;
• prowadzenie obsługi najmu, utrzymywanie relacji z najemcami;
• składanie deklaracji na podatek od nieruchomości dot. nieruchomości i lokali użytkowanych przez PUW – zgodnie z ustawą o podatkach i opłatach lokalnych;
• składanie deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi dla nieruchomości będących w trwałym zarządzie PUW;
• przygotowywanie dokumentacji do postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie spraw realizowanych przez oddział oraz nadzór nad prawidłową realizacją zadań na podstawie umów zawartych na podstawie tych postepowań, 
• udział w pracach stałej komisji przetargowej w zakresie zadań oddziału;
• przygotowywanie umów, zamówień, zleceń wynikających z pozostałych zadań oddziału, w tym nadzór nad ich wykonaniem oraz dokonywanie ich bieżących i końcowych rozliczeń;
• współpraca i nadzór nad firmami zewnętrznymi w zakresie usług niezbędnych do funkcjonowania obiektów, w tym m.in usługi ochrony osób i mienia, utrzymania czystości, konserwacji i utrzymania systemów: PPOŻ, HVAC, CCTV, SSWiN, SKD
• bieżące monitorowanie wykorzystania zaplanowanych środków finansowych, dokonywanie stosownych aktualizacji planów rzeczowych;
• usuwanie w trybie pilnym powstałych awarii wykrytych podczas bieżącej eksploatacji budynków bądź zgłoszony przez użytkowników,
• przyjmowanie zgłoszeń od użytkowników budynków o nieprawidłowościach w zakresie funkcjonowania wyposażanie obiektów;
• sprawowanie nadzoru nad systemem elektronicznej ewidencji kluczy OPTIpass, w tym dokonywanie aktualizacji danych osobowych użytkowników systemu, identyfikowanie kluczy do systemu, dokonywanie zmian w upoważnieniach dostępowych użytkowników;
• sprawowanie nadzoru nad systemem elektronicznej ewidencji kart UNIKD, w tym dokonywanie aktualizacji danych użytkowników systemu, identyfikowanie kart w systemie, dokonywanie zmian w upoważnieniach dostępowych użytkowników;
• redakcja strony Biuletynu Informacji Publicznej (SSDiP) w zakresie udzielania
  zamówień publicznych zgodnie z procedurą P-18 „Postępowanie przy udzielaniu
  zamówień publicznych” na zakup towarów, usług, robót budowlanych o wartości poniżej progu 130 tys. zł;.
• prowadzenie spraw z zakresu zgłaszania do ubezpieczyciela szkód powstałych w wyniku zalania, pożaru oraz innych zdarzeń losowych, szacowanie wartości powstałej szkody, udział w organizowanych wizjach.

KIEROWNIK ODDZIAŁU

tel. 58 30 77 742

fax: 58 30 77 545

e-mail: bl@gdansk.uw.gov.pl

pokój: 57

• przejmowanie uporządkowanej dokumentacji:
• przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
• przeprowadzenie skontrum dokumentacji;
• porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
• wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
• przeprowadzanie kwerend archiwalnych - poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów oraz wydawanie zaświadczeń byłym pracownikom jednostek podporządkowanych wojewodzie lub nadzorowanych przez wojewodę, które uległy likwidacji;
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
• przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
• sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i zlikwidowanych jednostek organizacyjnych oraz stanu dokumentacji w archiwum.

KIEROWNIK BIURA PODAWCZEGO

tel. 58 30 77 695

fax: 58 30 77 317

nr pokoju: 26

e-mail: zok@gdansk.uw.gov.pl

INFORMATYK WOJEWÓDZKI

tel. 58 30 77 261

fax: 58 30 77 212

nr pokoju:  61

• nadzór nad sprzętem komputerowym, oprogramowaniem systemowym, biurowym i systemem informacji prawnej;
• administrowanie serwerami urzędu i pocztą elektroniczną;
• analizowanie i bilansowanie potrzeb urzędu w dziedzinie informatyzacji;
• uczestnictwo w zakupach sprzętu teleinformatycznego, oprogramowania i usług koordynowanie działań w zakresie informatyzacji, w tym przygotowywania zleceń i odbiór prac z zakresu informatyki;
• nadzór informatyczny nad elektronicznym obiegiem dokumentów, 
• obsługa systemów SENTE, EZD oraz nadzór informatyczny nad systemem publikacji Dziennika Urzędowego Województwa Pomorskiego;
• nadzór i utrzymanie poprawności funkcjonowania systemu bezpieczeństwa Infrastruktury Klucza Publicznego PKI;
• nadzór nad siecią teleinformatyczną urzędu;
• nadzór nad usługami telefonii stacjonarnej;
• szkolenia pracowników z zakresu zagadnień informatycznych,
• administrowanie platformą ePUAP w urzędzie;
• wykonywanie kontroli działania systemów teleinformatycznych oraz rejestrów publicznych używanych do realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej.

KOORDYNATOR

tel. 58 30 77 288

fax: 58 30 77 545

nr pokoju: 27

e-mail: bl@gdansk.uw.gov.pl

• zabezpieczenie środków transportu pracownikom urzędu zgodnie z zatwierdzonymi zapotrzebowaniami;
• zapewnienie sprawnej i właściwej obsługi oraz eksploatacji służbowych pojazdów samochodowych;
• właściwe i staranne dokonywanie zapisów w kartach eksploatacji pojazdów;
• dokonywanie rozliczeń ilościowych zakupionego paliwa za gotówkę oraz w obrocie bezgotówkowym;
• rozliczanie wszystkich pojazdów zgodnie z miesięczną kartą kontroli i zużycia paliwa;
• sprawowanie kontroli nad dokumentacją związaną z ubezpieczeniem pojazdów, rejestracją, wyrejestrowaniem i zezłomowaniem;
• ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców;
• prowadzenie ewidencji delegacji służbowych kierowców;
• zabezpieczenie przepustek wjazdowych do instytucji i urzędów oraz w rejony zastrzeżone miasta;
• sporządzanie sprawozdań dot. opłat za korzystanie ze środowiska;
• dokonywanie zakupów materiałów i środków na bieżące potrzeby eksploatacyjne pojazdów służbowych z zastosowaniem procedury P-18 „Postępowanie przy udzielaniu zamówień publicznych” oraz przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych;
• wykonywanie zadań związanych z realizacją zleconych zadań obronnych w ramach Planu Operacyjnego Funkcjonowania Województwa Pomorskiego.