Dyrektor: Szymon Giderewicz

Z-ca Dyrektora: Agnieszka Borucka

Z-ca Dyrektora: Monika Frączkowska

tel. (22) 458 77 88

Biuro Organizacji, Informatyki i Projektów realizuje zadania związane z zapewnieniem ciągłości pracy i funkcjonowania Urzędu i Krajowej Izby Odwoławczej z zakresu obsługi finansowo-księgowej, kadrowo-płacowej, kancelaryjno-archiwalnej, administracyjnej, organizacyjno-technicznej. Koordynuje zadania w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem. Wspiera dyrektora generalnego w realizacji zadań dotyczących obszaru bezpieczeństwa i higieny pracy. Koordynuje i realizuje zadania związane z procesem udzielania zamówień publicznych. Zapewnia sprawne funkcjonowanie infrastruktury, systemów i narzędzi informatycznych, w tym przygotowanie i realizację strategii informatyzacji Urzędu. Koordynuje i realizuje zadania związane z zapewnieniem bezpieczeństwa teleinformatycznego Urzędu. Odpowiada za realizację projektów i zadań z zakresu cyfryzacji obszaru zamówień publicznych.

We współpracy z Pionem Ochrony, Biuro zapewnia zdolność Urzędu Zamówień Publicznych oraz Krajowej Izby Odwoławczej do przetwarzania informacji niejawnych poprzez zapewnienie warunków do prawidłowego funkcjonowania systemu ochrony informacji niejawnych oraz administrowanie systemami teleinformatycznymi służącymi do przetwarzania takich informacji.

W skład Biura Organizacji, Informatyki i Projektów wchodzą następujące jednostki wewnętrzne:

1. Wydział Finansowo-Księgowy;
2. Wydział Informatyki i Bezpieczeństwa Systemów Teleinformatycznych;
3. Wydział Kadr i Organizacji;
4. Wydział Rozwoju i Utrzymania Usług z Obszaru Informatyzacji Zamówień Publicznych
   w ramach, którego tworzy się:
   1. Zespół ds. Analizy Funkcjonalnej i Rozwoju Usług;
   2. Zespół ds. Wsparcia i Utrzymania Usług;
5. Wydział Administracji i Logistyki;
6. Zespół ds. Zamówień Publicznych;
7. Zespół ds. Obsługi Kancelaryjnej;
8. Archiwum.

 

1. Do zadań realizowanych przez Wydział Finansowo-Księgowy, należy w szczególności:

• opracowywanie projektów budżetu Urzędu, szczegółowego preliminarza wydatków, planów inwestycyjnych;
• przygotowanie sprawozdań oraz informacji o realizacji budżetu;
• dysponowanie, w ramach posiadanych upoważnień, środkami finansowymi pozostającymi w dyspozycji Urzędu;
• prowadzenie bieżącej analizy realizacji budżetu urzędu i innych środków pozostających w dyspozycji Urzędu;
• prowadzenie księgowości oraz obsługi bankowo-kasowej Urzędu;
• współpraca z Biurem Odwołań w zakresie rozliczania kosztów postępowania odwoławczego oraz wpisu;
• rozliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz członków Krajowej Izby Odwoławczej, w tym sporządzenie listy płac i dokonywanie naliczenia składek na ubezpieczenia;
• prowadzenie spraw wynikających z prowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych, w szczególności w zakresie dotyczącym odprowadzania składek uczestników programu z wyłączeniem przystąpienia i rezygnacji pracowników z udziału w programie;
• prowadzenie bieżącej analizy środków finansowych na wynagrodzenia;
• monitorowanie zobowiązań finansowych Urzędu wobec pracowników, z którymi zawarto umowy o dofinansowanie nauki oraz przygotowywanie analizy wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na finansowanie szkoleń;
•  obsługa i rozliczanie ZFŚS;
•  obsługa finansowa projektów finansowanych i współfinansowanych ze środków Unii europejskiej lub innych projektów w których uczestniczy Urząd, zgodnie z wytycznymi tych projektów;
• nadzór nad zawartą umową i przygotowanie istotnych postanowień umowy wraz z wymaganą dokumentacją, monitorowanie terminów i nadzór nad realizacją umów leżą w gestii Wydziału;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, interpelacje, wnioski o udzielenie informacji publicznej, których przedmiot pozostaje w gestii Wydziału;
• przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych w obszarze właściwości Wydziału.

 

2. Do zadań realizowanych przez Wydział Informatyki i Bezpieczeństwa Systemów Teleinformatycznych, należy w szczególności:

• zapewnienie sprawnego funkcjonowania infrastruktury informatycznej, systemów
  i narzędzi informatycznych Urzędu w szczególności poprzez:
  • administrowanie siecią informatyczną Urzędu;
  • administrowanie wszystkimi użytkowanymi w Urzędzie systemami teleinformatycznymi;
  • administrowanie narzędziami ochrony kryptograficznej stosowanymi do ochrony informacji przesyłanych w sieciach teleinformatycznych;
  • administrowanie centralnymi systemami autoryzacji i uwierzytelnienia, wystawianie certyfikatów dla uprawnionych użytkowników systemów teleinformatycznych;
  • planowanie, wdrażanie, nadzorowanie i koordynowanie rozwiązań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych Urzędu;
  • tworzenie, uzgadnianie, wdrażanie oraz modyfikowanie dokumentacji bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych organizowanych, wdrażanych i eksploatowanych w Urzędzie współpracę z podmiotami realizującymi na rzecz Urzędu projekty informatyczne oraz nadzór nad prawidłową realizacją tych projektów w powierzonym zakresie;
  • wdrażanie systemów i narzędzi informatycznych oraz sprawowanie nadzoru nad ich prawidłowym działaniem;
  • dokonywanie analizy potrzeb Urzędu w zakresie wyposażenia w sprzęt informatyczny oraz oprogramowanie, dokonywanie zakupu niezbędnego sprzętu i oprogramowania;
  • prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, przenośnych nośników danych oraz   wartości niematerialnych i prawnych (licencji);
  • instalację sprzętu komputerowego i oprogramowania na poszczególnych stanowiskach pracy, monitorowanie poprawności działania tego sprzętu i usuwanie bieżących usterek, współpracę w ramach serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego z właściwymi wykonawcami;
  • prowadzenie ewidencji materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek;
  • uczestniczenie w organizacji i prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z zakresem działania Wydziału oraz dokonywanie zakupów towarów i usług poza ustawą – Prawo zamówień publicznych w tym zakresie;
  • nadzór techniczny nad serwisami internetowymi;
  • aktualizację systemu i współpracę w zakresie zadań związanych z systemem elektronicznym do zbierania danych o zasobach teleinformatycznych administracji publicznej – SIST (System Inwentaryzacji Systemów teleinformatycznych);
• udział w projektach z zakresu informatyzacji systemu zamówień publicznych prowadzonych w Urzędzie;
• współpraca Urzędu z innymi podmiotami w zakresie informatyzacji państwa, w tym w zakresie cyberprzestrzeni oraz działań Urzędu dotyczących elektronizacji zamówień publicznych;
• nadzór nad zawartymi umowami i przygotowanie istotnych postanowień umowy wraz z wymaganą dokumentacją, monitorowanie terminów i nadzór nad ich prawidłową realizacją umów;
• dokonywanie kontroli merytorycznej dokumentów finansowych dotyczących spraw prowadzonych przez Wydział.
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, interpelacje, wnioski o udzielenie informacji publicznej, których przedmiot pozostaje w gestii Wydziału;
• przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych w obszarze właściwości Wydziału;
• prowadzenie szkoleń pracowników w zakresie informatyki w szczególności dotyczących bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych Urzędu.

 

3. Do zadań realizowanych przez Wydział Kadr i Organizacji, należy w szczególności:

• określanie standardów zarządzania zasobami ludzkimi, prowadzenie spraw pracowniczych członków korpusu służby cywilnej, pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej oraz obsługa kadrowo-szkoleniowa Krajowej Izby Odwoławczej w szczególności poprzez:
  • opracowywanie rozwiązań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie oraz ich realizacja;
  • organizowanie naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej, a także konkursów na kierownicze stanowiska państwowe zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  • koordynowanie spraw związanych ze sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk pracy oraz wartościowaniem stanowisk pracy;
  • koordynowanie i merytoryczne wspieranie komórek organizacyjnych w procesie przeprowadzania pierwszej oceny w służbie cywilnej i ocen okresowych oraz analizowanie ich wyników;
  • prowadzenie spraw z zakresu planowania i organizacji szkoleń oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu;
  • prowadzenie spraw z zakresu służby przygotowawczej nowo zatrudnionych pracowników;
  • wsparcie merytoryczne komórek organizacyjnych w zakresie opracowywania i realizacji Indywidualnych Programów Rozwoju Zawodowego pracowników oraz monitorowanie ich realizacji w Urzędzie;
  • organizowanie praktyk studenckich;
  • prowadzenie spraw wynikających ze stosunku pracy pracowników Urzędu;
  • prowadzenie spraw wynikających z prowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych, w szczególności w zakresie dotyczącym przystąpienia i rezygnacji pracowników z udziału w programie, z wyłączeniem odprowadzania składek uczestników programu;
  • prowadzenie spraw pracowniczych związanych z przechodzeniem pracowników na renty i emerytury;
  • koordynowanie spraw związanych z czasem i dyscypliną pracy w Urzędzie;
  • ewidencjonowanie krajowych wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i Krajowej Izby Odwoławczej;
  • pomocniczy udział w prowadzeniu rejestru zgód na dodatkowe zarobkowanie i zatrudnienie wydanych przez Dyrektora Generalnego Urzędu;
  • bieżące informowanie Kierownika Kancelarii Tajnej o pracownikach zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych;
  • prowadzenie akt osobowych, dokumentacji dodatkowej do akt osobowych i kadrowo-płacowej bazy danych pracowników Urzędu;
  • prowadzenie analiz i statystyk, sprawozdawczości i informacji związanych ze sprawami personalnymi i etatyzacją;
  • przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla członków Krajowej Izby Odwoławczej;
  • ustalanie i przygotowywanie informacji w zakresie uprawnień pracowniczych członków Krajowej Izby Odwoławczej, w szczególności do świadczeń pieniężnych i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy;
  • planowanie, organizowanie i koordynowanie szkoleń członków Krajowej Izby Odwoławczej w celu ich doskonalenia zawodowego;
  • przygotowywanie projektów procedur wewnętrznych dotyczących pracy członków Krajowej Izby Odwoławczej (regulaminy, zarządzenia) oraz innych dokumentów;
  • prowadzenie analiz i statystyk, sprawozdawczości i informacji związanych ze sprawami personalnymi i etatyzacją członków Krajowej Izby Odwoławczej;
  • współpraca z organem nadzorującym w ramach wykonywanych czynności z zakresu zarządzania i prawa pracy wobec członków KIO.
• wsparcie Kierownictwa Urzędu w procesie zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywniej kontroli zarządczej w szczególności poprzez:
  • koordynowanie ustalania celów i zadań Urzędu poprzez przygotowanie planu działalności Urzędu, planu działalności komórek organizacyjnych;
  • koordynowanie monitorowania i raportowania stopnia realizacji ustalonych celów i zadań poprzez przygotowanie sprawozdań ze stopnia realizacji celów i zadań;
  • koordynowanie identyfikacji i analizy ryzyka oraz określania reakcji na ryzyko oraz prowadzenie rejestru ryzyk w celu zwiększania prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań Urzędu;
  • koordynowanie zadań dotyczących oceny funkcjonowania kontroli zarządczej, poprzez monitorowanie aktualności regulacji wewnętrznych, przygotowanie i analizę procesu samooceny, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;
  • przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych w obszarze kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem;
  • bieżące kontakty robocze z wyznaczoną komórką ministerstwa nadzorującego w sprawach dotyczących kontroli zarządczej;
  • gromadzenie informacji z poszczególnych komórek organizacyjnych UZP o nieuiszczaniu opłat skarbowych przez klientów Urzędu i przekazywanie zbiorczej informacji do odpowiedniego organu administracji podatkowej.

• wsparcie Dyrektora Generalnego Urzędu w procesie tworzenia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz zapewnienia ich przestrzegania, w szczególności poprzez: 
  • prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz monitorowanie aktualności badań z zakresu medycyny pracy;
  • przeprowadzanie szkoleń wstępnych z zakresu BHP, koordynowanie przeprowadzania szkoleń okresowych z zakresu BHP oraz monitorowanie ich aktualności;
  • przygotowywanie i aktualizacja oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy w Urzędzie i Krajowej Izbie Odwoławczej oraz zapoznawanie pracowników z oceną ryzyka zawodowego;
  • przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych związanych z obszarem realizowanych zadań;
  • przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz realizację zadań służby BHP, które zapewnia pracownik zatrudniony na stanowisku do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy;
• nadzór nad zawartą umową i przygotowanie istotnych postanowień umowy wraz z wymaganą dokumentacją, monitorowanie terminów i nadzór nad realizacją umów leżą w gestii Wydziału;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, interpelacje, wnioski o udzielenie informacji publicznej, których przedmiot pozostaje w gestii Wydziału.

 

4. Do realizowanych przez Wydział Rozwoju i Utrzymania Usług z Obszaru Informatyzacji Zamówień Publicznych w podziale na strukturę zespołową, należy w szczególności:

1. Zespół ds. Analizy Funkcjonalnej i Rozwoju Usług:

• koordynacja działań w zakresie planowania, budowy i rozwoju systemów teleinformatycznych wspomagających realizację zadań w obszarze zamówień publicznych;
• opracowywanie i monitorowanie realizacji strategicznych planów z obszaru informatyzacji zamówień publicznych;
• prowadzenie prac analitycznych na potrzeby rozwoju i zarządzania architekturą korporacyjną w obszarze zamówień publicznych;
• współpraca z innymi jednostkami administracji rządowej oraz instytucjami, organami UE
  w obszarze informatyzacji zamówień publicznych;
• obsługa merytoryczna użytkowników w ramach e-usług udostępnionych przez Prezesa na Platformie e-Zamówienia w szczególności obejmujących: Moduł Ogłoszeń, Moduł Postepowań, Moduł Ofert i Wniosków, Informację do Prezesa o złożonych ofertach i wnioskach w postępowaniu, Roczne Sprawozdania z udzielonych zamówień;
• wsparcie merytoryczne Infolinii Platformy e-Zamówienia i miniPortalu;
• nadzór nad zawartą umową i przygotowanie istotnych postanowień umowy wraz z wymaganą dokumentacją, monitorowanie terminów i nadzór nad realizacją umów leżą w gestii Zespołu;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, interpelacje, wnioski o udzielenie informacji publicznej, których przedmiot pozostaje w gestii Zespołu;
• przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych w obszarze właściwości Zespołu.

2. Zespół ds. Wsparcia i Utrzymania Usług:

• obsługa wydawanego przez Prezesa, w formie elektronicznej Biuletynu Zamówień Publicznych, w którym zamieszczane są ogłoszenia przewidziane ustawą - Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r.;
• obsługa wydawanego przez Prezesa na Platformie e-Zamówienia, w formie elektronicznej Biuletynu Zamówień Publicznych, w którym zamieszczane są ogłoszenia przewidziane ustawą - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r.;
• wsparcie funkcjonalne i merytoryczne użytkowników miniPortalu oraz udział w pracach modernizacyjnych;
• wsparcie funkcjonalne i merytoryczne użytkowników platformy aukcyjnej oraz udział w pracach modernizacyjnych platform;
• wsparcie użytkowników w ramach e-usług udostępnionych przez Prezesa na Platformie e-Zamówienia w szczególności obejmujących: Moduł Ogłoszeń, Moduł Postepowań, Moduł Ofert i Wniosków, Informację do Prezesa o złożonych ofertach i wnioskach w postępowaniu, Roczne Sprawozdania z udzielonych zamówień.;
• prowadzenie Infolinii Platformy e-Zamówienia i miniPortalu;
• nadzór nad zawartą umową i przygotowanie istotnych postanowień umowy wraz z wymaganą dokumentacją, monitorowanie terminów i nadzór nad realizacją umów leżą w gestii Zespołu;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, interpelacje, wnioski o udzielenie informacji publicznej, których przedmiot pozostaje w gestii Zespołu;
• przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych w obszarze właściwości Zespołu.

 

5. Do zadań realizowanych przez Wydział Administracji i Logistyki, należy zapewnienie sprawnej obsługi administracyjno-logistycznej Urzędu w szczególności poprzez:

• administrowanie pomieszczeniami Urzędu oraz wyposażeniem meblowym;
• zapewnienie obsługi techniczno-porządkowej m.in. w zakresie wykonywania drobnych napraw i usuwania usterek;
• zapewnienie wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników, w tym zapoznawanie pracowników przyjmowanych do pracy z zasadami i regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi w tym zakresie;
• nadzór nad wykonywaniem obowiązkowych przeglądów technicznych zainstalowanych systemów na wynajmowanej powierzchni biurowej;
• zaopatrywanie Urzędu w niezbędne wyposażenie biurowe, materiały eksploatacyjne oraz inne konieczne zakupy;
• prowadzenie dokumentacji samochodów służbowych i rozliczanie czasu pracy kierowców;
• obsługę Urzędu w zakresie przewozu osób i dokumentacji;
• zapewnianie pracownikom Urzędu niezbędnych przepustek i legitymacji;
• nadzór nad prawidłowością funkcjonowania infrastruktury telefonicznej oraz kontroli dostępu z rejestracją czasu pracy;
• administrowanie systemem automatycznej identyfikacji kluczy do pomieszczeń zajmowanych przez UZP i KIO;
• prowadzenie rejestru służbowych telefonów komórkowych oraz przenośnego internetu, czuwanie nad prawidłowością korzystania z tych zasobów, załatwianie wszelkich spraw
  z tym związanych;
• prowadzenie ewidencji inwentarzowej, indywidualnych kart wyposażenia będącego na stanie pracowników UZP oraz współpraca w tym zakresie z Wydziałem Finansowo-Księgowym i Wydziałem Informatyki i Bezpieczeństwa Systemów Teleinformatycznych.
• koordynowanie procesu sprzedaży lub likwidacji zbędnych albo zużytych środków trwałych oraz koordynacja procesu inwentaryzacji majątku;
• koordynowanie spraw związanych z ustalaniem kwoty ekwiwalentu za przyznaną odzież roboczą i ekwiwalentu za pranie, w tym prowadzenie we współpracy z Wydziałem Finansowo-Księgowym i stanowiskiem ds. BHP ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz wypłaty ekwiwalentu za pranie;
• prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek urzędowych;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, interpelacje, wnioski o udzielenie informacji publicznej w obszarze realizowanych zadań;
• przygotowywanie sprawozdań z obszaru realizowanych zadań, w szczególności GUS, organy nadzoru.
• nadzór nad realizacją zawartych umów, których przedmiot pozostaje w gestii Wydziału;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, interpelacje, wnioski o udzielenie informacji publicznej, których przedmiot pozostaje w gestii Wydziału;
• przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych w obszarze właściwości Wydziału.

 

6. Do zadań realizowanych przez Zespół ds. Zamówień Publicznych, należy udzielanie zamówień publicznych na potrzeby realizacji zadań Urzędu, w szczególności poprzez:

• koordynowanie przygotowania Planu zamówień publicznych na kolejny rok kalendarzowy;
• prowadzenie rejestru postępowań o udzielenie zamówień publicznych, o wartości równej lub przekraczającej 130 000 zł  - kwoty, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp;
• prowadzenie rejestru wniosków o wszczęcie zamówienia,
• przygotowanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych z uwzględnieniem polityk, zasad i wytycznych związanych z programami wspólnotowymi współfinansującymi przedmioty prowadzonych postępowań w celu zapewnienia jednostce niezbędnych dostaw, usług i robót budowlanych, wg zasad, które określa Instrukcja udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Zamówień Publicznych;
• przygotowanie i prowadzenie zamówień, których wartość nie przekracza progów, od których istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych niezbędnych do funkcjonowania Urzędu, zgodnie z procedurami przyjętymi w Urzędzie, obejmujących również zamówienia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej;
• koordynowanie i prowadzenie spraw z zakresu przygotowywania niezbędnych danych i informacji do realizacji zamówień centralnych prowadzonych przez Centralnego Zamawiającego, w których uczestniczy Urząd w szczególności:
  • bieżąca współpraca z Centralnym Zamawiającym,
  • obsługa i monitorowanie wspólnej platformy zakupowej prowadzonej przez Centralnego Zamawiającego w zakresie przydzielonych Urzędowi uprawnień;
• przygotowywanie sprawozdań z obszaru udzielania zamówień publicznych realizowanych w Urzędzie;
• nadzór nad zawartą umową i przygotowanie istotnych postanowień umowy wraz z wymaganą dokumentacją, monitorowanie terminów i nadzór nad realizacją umów leżą w gestii Zespołu;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, interpelacje, wnioski o udzielenie informacji publicznej, których przedmiot pozostaje w gestii Zespołu;
• przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych w obszarze właściwości Zespołu.

 

7. Do zadań realizowanych przez Zespół ds. Obsługi Kancelaryjnej, należy zapewnienie prawidłowej obsługi kancelaryjnej, w szczególności poprzez:

• obsługę korespondencji wpływającej do Urzędu oraz Krajowej Izby Odwoławczej, polegającą na jej przyjmowaniu, ewidencjonowaniu i kierowaniu do właściwej komórki organizacyjnej;
• wysyłanie korespondencji z Urzędu, Krajowej Izby Odwoławczej oraz innych materiałów przekazanych z właściwych komórek organizacyjnych;
• skanowanie pism wpływających do Urzędu;
• obsługę bezpośrednią i telefoniczną klientów Urzędu oraz Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie wpływającej korespondencji;
• wykonywanie czynności gońca związanych z obsługą UZP i KIO;
• obsługę recepcji Urzędu;
• obsługę sekretariatów Kierownictwa Urzędu;
• prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych zawieranych przez Urząd oraz rejestru umów zleceń zgodnego z wytycznymi Ministerstwa Finansów;
• prowadzenie rejestru zgód na dodatkowe zarobkowanie i zatrudnienie udzielanych przez Dyrektora Generalnego Urzędu;
• prowadzenie rejestru kontroli prowadzonych w Urzędzie
• prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej;
• prowadzenie rejestru skarg i wniosków na funkcjonowanie Urzędu i jego pracowników, monitorowanie terminowości ich rozpatrywania oraz przygotowywanie sprawozdania rocznego w tym zakresie;
• prowadzenie rejestru petycji;
• monitorowanie terminowości udzielania odpowiedzi na zapytania w trybie informacji publicznej,
• prowadzenie rejestru zarządzeń i upoważnień wydawanych przez Prezesa Urzędu i Dyrektora Generalnego Urzędu,
• obsługa zapotrzebowań na wyjazdy służbowe w zakresie rezerwacji biletów PKP, lotniczych, rezerwacji hoteli, w tym pomocniczo prowadzenie rejestru krajowych delegacji służbowych.
• nadzór nad zawartą umową i przygotowanie istotnych postanowień umowy wraz z wymaganą dokumentacją, monitorowanie terminów i nadzór nad realizacją umów leżą w gestii Zespołu;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, interpelacje, wnioski o udzielenie informacji publicznej, których przedmiot pozostaje w gestii Zespołu;
• udział w procesie przygotowywania i aktualizacji procedur wewnętrznych w obszarze właściwości Zespołu.

 

8. Do zadań realizowanych przez Archiwum, należy prowadzenie archiwum zakładowego oraz zapewnienie prawidłowej obsługi archiwalnej Urzędu i obiegu dokumentów, w szczególności poprzez:

• koordynowanie czynności kancelaryjnych;
• przejmowanie, przechowywanie, zabezpieczanie, ewidencjonowanie, udostępnianie dokumentacji archiwum;
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie dokumentacji archiwalnej do archiwum państwowego;
• nadzór nad Archiwum zewnętrznym, w tym wypożyczanie dokumentacji na wniosek komórki organizacyjnej;
• realizowanie funkcji doradczych w obszarze archiwizacji i obiegu dokumentów;
• nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów zgodnym z Instrukcją Kancelaryjną Urzędu;
• nadzór nad realizacją zawartych umów, których przedmiot pozostaje w gestii Archiwum;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, interpelacje, wnioski o udzielenie informacji publicznej, których przedmiot pozostaje w gestii Archiwum;
• przygotowywanie i aktualizacja procedur wewnętrznych w obszarze właściwości Archiwum