Ochrona danych osobowych

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA I DANE KONTAKTOWE

Administratorem Pani/Pana danych jest Warmińsko-Mazurski Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa (dalej: Administrator), adres korespondencyjny: Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Olsztynie, 10-444 Olsztyn, ul. Kołobrzeska 11A, e-mail: wiolsztyn@piorin.gov.pl tel.: 885 593 600.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH (IOD)

Inspektorem Ochrony Danych w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Olsztynie jest Pan Michał Cupiał, z którym można się skontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej, pisząc na adres: iodo-olsztyn@piorin.gov.pl
W ramach przetwarzania danych w związku z zapobieganiem oraz zwalczaniem przestępczości, funkcję IOD pełni Pani Magdalena Gujska, z którą można się skontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej: iodo-olsztyn@piorin.gov.pl.

CEL, PODSTAWA PRAWNA ORAZ OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH:

Administrator może przetwarzać Państwa dane w celu:
1. Dopełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa (prowadzenie spraw związanych z nadzorem i kontrolą, m.in. wydawanie paszportów roślin, wpis do rejestru przedsiębiorców, rolników, dostawców, wydawanie świadectwa fitosanitarnego eksportu lub reeksportu; rozpatrywanie skarg i wniosków itp.)
  Podanie żądanych w formularzach danych osobowych jest obowiązkowe. Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w szczególności w związku z ustawą o Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa, ustawą o nasiennictwie, ustawą o ochronie roślin, ustawą o środkach ochrony roślin, ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego i będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania (do czasu załatwienia sprawy), a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
2. Wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi w związku z realizowaniem zadań przez Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Olsztynie. Podanie żądanych danych osobowych jest obowiązkowe. Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO i będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
3. Nakładania mandatów karnych oraz wszczęcia postępowania w sprawach o wykroczenia w przypadku odmowy przyjęcia mandatu
  W przypadku nałożenia mandatu karnego dane będą przetwarzane na podstawie art. 10 RODO w związku z ustawą z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe, a dane będą przechowywane przez okres wymagany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
4. Zawierania i wykonywania umów cywilnoprawnych
  W przypadku zawierania przez WIORiN umów cywilnoprawnych Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu wykonania i rozliczenia zawartej umowy. Podanie żądanych danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji zawartych umów. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Zgromadzone dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania umowy lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z jej tytułu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa podatkowego.
5. Prowadzenia rozliczeń i księgowości
  Dane osobowe są przetwarzane w ramach czynności związanych z prowadzeniem rozliczeń rozliczaniem należności i zobowiązań, w tym wystawiania faktur, rachunków lub innych dowodów księgowych. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest w tych przypadkach wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Podanie danych w tych przypadkach jest obowiązkowe. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Zgromadzone dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności dotyczących ustawy o rachunkowości oraz prawa podatkowego.
6. Prowadzenia monitoringu wizyjnego
  Administrator prowadzi stały monitoring wizyjny swojej siedziby i terenu wokół siedziby w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 222 Kodeksu Pracy, jako prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nagrania przechowywane są nie dłużej niż 90 dni od dnia nagrania, a po tym czasie zostają usunięte. Jeżeli nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w sprawie, to przechowywane są do czasu zakończenia prawomocnego postępowania.
  W celu skorzystania z prawa dostępu do danych pochodzących z monitoringu niezbędne będzie podanie informacji pozwalających na odnalezienie właściwego czasu i miejsca zapisu oraz wskazanie wizerunku osoby w celu potwierdzenia tożsamości.
7. Prowadzenia korespondencji elektronicznej poprzez e-mail
  Administrator przetwarza dane osobowe wszystkich osób które nawiązują z nim kontakt dostępnymi środkami komunikacji. Dane zawarte w korespondencji, która nie wynika z zawartych umów lub nie jest prowadzona w związku z załatwieniem sprawy, przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytania. W tym wypadku prowadzenie korespondencji jest naszym prawnie uzasadnionym interesem. Korespondencja jest przechowywana przez okres niezbędny do zapewnienia jej ciągłości jednak nie dłużej niż 5 lat, z uwzględnieniem innych okresów przechowywania korespondencji powiązanej z zadaniami realizowanymi przez WIORiN.
8. Prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz prowadzenie postępowań ofertowych
  W przypadku prowadzenia postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego Administrator przetwarza dane osobowe w ramach składanej oferty w celu wyłonienia Oferenta/Wykonawcy, zawarcia umowy i jej realizacji. Przetwarzanie danych osobowych jest obowiązkiem prawnym nałożonym na Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* w związku z realizacją ustawy Prawo zamówień publicznych. Podanie danych w celu prowadzenia postępowania, zawarcia umowy i jej realizacji jest obowiązkowe. Dane osobowe zawarte w protokole z postępowania lub załącznikach będą przetwarzane przez 4 lata od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
  
  Zasady szczególne udostępniania danych w ramach postępowania publicznego
  W przypadku korzystania przez uprawnionych Oferentów z prawa do środków ochrony prawnej określonych w Dziale IX ustawy Prawo Zamówień Publicznych mogą być udostępniane informacje o wyrokach skazujących, naruszeniach prawa i powiązanych z tym środkach bezpieczeństwa (o których mowa w art. 10 RODO).
  W przypadku prowadzenia postepowania ofertowego Administrator przetwarza dane osobowe w ramach składanej oferty w celu przeprowadzenia postępowania, wyłonienia Oferenta oraz zawarcia umowy i jej realizacji. Dane osobowe Oferenta będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO*. Podanie danych w formularzu ofertowym jest niezbędne w celu wyboru najkorzystniejszej oferty oraz przygotowania i zawarcia umowy. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do zapewnienia możliwości dochodzenia roszczeń przez strony postępowania.
9. Na podstawie wyrażonej zgody
  Jeśli przetwarzamy Państwa dane na podstawie udzielonej nam zgody, w szczególności w zakresie podania danych niewymaganych przez Administratora, mają Państwo prawo do jej wycofania w dowolnej chwili i w dowolnej formie, z zastrzeżeniem, że jej wycofanie nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

ODBIORCY DANYCH

Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz Administratora, takim jak:
1. operator pocztowy - Poczta Polska
2. banki i inne instytucje finansowe w celu realizacji przelewów,
3. dostawcy systemów informatycznych w celu zapewnienia zgodnego z prawem i bezpiecznego przetwarzania danych osobowych,
4. pełnomocnicy i inne osoby uprawnione w ramach prowadzonych postępowań,
5. inne podmioty, które świadczą usługi na rzecz i w imieniu Administratora.

PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia (w celu skorzystania z poniższych praw należy kontaktować się z Administratorem):
1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
2. prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach określonych w przepisach;
4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5. prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, gdy: przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy lub na podstawie zgody oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
7. W przypadku uznania, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO lub lub przepisów o ochronie danych związanych z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
W przypadku uznania, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO lub lub przepisów o ochronie danych związanych z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.