Krajowe Centrum ds. AIDS

Archiwum Zakładowe w Krajowym Centrum ds. AIDS działa od 01.01.2023r. na podstawie Zarządzenia wewnętrznego Nr 25 z dnia 19 grudnia 2022r. i przepisów:

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164).
2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743).
3. nstrukcja kancelaryjna i rzeczowy wykaz akt (RWA) jednostki.

Główne obowiązki Archiwum Zakładowego:

1. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji przejętej z komórek organizacyjnych.
2. Ewidencjonowanie dokumentacji – prowadzenie spisów zdawczo-odbiorczych.
3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego.
4. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
5. Kontrola nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i zasad obiegu dokumentów.
6. Udzielanie informacji i udostępnianie dokumentacji uprawnionym osobom.

Rodzaje dokumentacji wytwarzanej w Krajowym Centrum ds. AIDS:

1. Materiał archiwalny (kategoria A) – dokumentacja o wartości historycznej, przechowywana wieczyście.
2. Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) – przechowywana przez określony czas (np. B5, B10), po czym może zostać zniszczona (po uzyskaniu zgody archiwum państwowego).
3. Elektroniczna dokumentacja w systemie EZD RP - przechowywanie wszystkich dokumentów w formie elektronicznej.

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt do celów naukowo-badawczych wymaga każdorazowo zgody kierownika instytucji lub osób przez niego upoważnionej i odbywa się stosownie do przepisów:

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.):

•  Art. 16 ust. 1 i 2: mówi o zasadach udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji.
• Materiały archiwalne są udostępniane w trybie określonym przez jednostkę, z poszanowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz danych osobowych.

2.  Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 16 września 2002 r. w sprawie udostępniania materiałów archiwalnych (Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375):

• Reguluje sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych, ale stanowi też wzór procedury dla jednostek niepaństwowych.

2. Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679

• Obowiązuje przy udostępnianiu dokumentacji zawierającej dane osobowe – konieczna jest anonimizacja danych lub uzasadnienie interesu badawczego.

4. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000):

• Uzupełnia przepisy RODO w kontekście krajowym.

5. Przepisy wewnętrzne jednostki organizacyjnej

• W tym: instrukcja archiwalna, regulamin udostępniania dokumentów, regulacje BHP, zasady korzystania z akt itp.

Od dnia 01.01.2023r. w Krajowym Centrum ds. AIDS działa EZD RP –  system informatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej.

Główne funkcje systemu EZD RP:

1. Rejestrowanie i dekretowanie korespondencji - obsługa ePUAP, e-Doręczeń e-mail, skanów, korespondencji papierowej.
2. Tworzenie i prowadzenie spraw - zgodnie z instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt (RWA).
3. Elektroniczne teczki aktowe - przechowywanie i porządkowanie dokumentów w ramach spraw.
4. Obieg dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych - automatyzacja procesów dekretacji, akceptacji, podpisu elektronicznego.
5. Współpraca z systemami zewnętrznymi - np. ePUAP, ESP, systemy ERP, platforma SEOD.
6. Archiwizacja dokumentacji - obsługa elektronicznego archiwum zakładowego.