Główna Biblioteka Komunikacyjna

1. W Głównej Bibliotece Komunikacyjnej, zwanej dalej „GBK” jest prowadzona okresowa selekcja księgozbioru wchodzącego w skład zbiorów bibliotecznych.

2. Selekcja księgozbioru jest elementem polityki zarządzania księgozbiorem GBK, w ramach którego prowadzone jest postępowanie w sprawie wycofania ze zbiorów bibliotecznych materiałów zbędnych lub zniszczonych, zwane dalej „ubytkowaniem”.

3. Działania selekcyjne prowadzone są w celu:
a) stworzenia właściwych warunków przechowywania zbiorów,
b) zorganizowania miejsca w magazynach dla nowo zakupionej literatury,
c) uaktualnienia zbiorów,
d) wyselekcjonowania książek, czasopism i innych materiałów wchodzących w skład zbiorów bibliotecznych do konserwacji lub oprawy introligatorskiej,
e) eliminowania pozycji nieprzydatnych lub egzemplarzy występujących w nadmiernej liczbie w stosunku do aktualnych i przewidywanych potrzeb biblioteki,
f) rozbudowy posiadanej kolekcji wydawnictw naukowych i dostosowywanie jej do potrzeb czytelników,
g) usprawnienia prac związanych z udostępnianiem i kontrolą księgozbioru,
h) ograniczenia kosztów przechowywania zbędnych materiałów.

4. Selekcja księgozbioru powinna być przeprowadzona co najmniej raz w roku kalendarzowym, na wniosek Kierownika GBK lub pracownika odpowiedzialnego za zarządzanie magazynem bibliotecznym, po uzgodnieniu z Kierownikiem GBK.

5.Pojęcia użyte w treści regulaminu oznaczają:
a) zbiory biblioteczne - materiały biblioteczne zaewidencjonowane w księgach inwentarzowych i w bibliotecznym systemie komputerowym, które obejmują: książki, czasopisma i zbiory specjalne,
b) wydawnictwa zbędne - egzemplarze określonego tytułu niepotrzebne bibliotece ze względu na ich treść (np. nieodpowiadające profilowi biblioteki) lub zgromadzone w nadmiernej liczbie egzemplarzy,
c) wydawnictwa zdezaktualizowane - podlegające usunięciu z biblioteki na skutek zdezaktualizowania ich treści,
d) dublet - egzemplarz wtórny, zwykle niewłączany do księgozbioru zasadniczego, z czasem zakwalifikowany jako zbędny,
e) materiały zaczytane - książki lub czasopisma zniszczone przez wielokrotne użycie, niekwalifikujące się do renowacji,
f) makulatura - druki bezwartościowe, kwalifikujące się do zniszczenia,
g) ubytek - pozycja ze zbiorów bibliotecznych zagubiona, niezwrócona przez czytelnika, zniszczona, która jest wyłączona ze zbiorów, jednostka biblioteczna (np. egzemplarz książki, czasopisma) usunięta z inwentarza biblioteki.

6.Selekcja księgozbioru obejmuje:
a) wydawnictwa zbędne,
b) wydawnictwa zdezaktualizowane,
c) dublety,
d) materiały zaczytane,
e) makulaturę,
f) ubytki.

7.Wycofaniu podlegają:
a) wydawnictwa zdezaktualizowane, o przestarzałej treści i niskiej wartości dydaktycznej,
b) nadmierna ilość egzemplarzy książek i czasopism (dublety), nieuzasadniona potrzebami biblioteki,
c) książki i czasopisma zaczytane w bardzo złym stanie technicznym, których koszt oprawy introligatorskiej znacznie przewyższa wartość zakupu nowego egzemplarza,
d) książki i czasopisma wykraczające znacząco poza profil zbiorów,
e) czasopisma niekompletne,
f) wydawnictwa zbędne, nieprzydatne do dalszego wykorzystania,
g) dokumenty życia społecznego niezwiązane z działalnością GBK, w tym materiały o charakterze informacyjnym, propagandowym lub reklamowym

8.Selekcji nie podlegają:
a) książki i czasopisma wydane przed 1945 rokiem, z wyjątkiem wydawnictw zaczytanych, niekompletnych lub nieposiadających wartości historycznej,
b) książki opatrzone exlibrisem, dedykacją,
c) wydawnictwa wydane w tzw. drugim obiegu,
d) dokumenty życia społecznego związane z działalnością naukową GBK,
e) wydawnictwa niekompletne o wysokiej wartości dydaktycznej.

9.Proces selekcji i ubytkowania obejmuje następujące czynności:
a) segregację księgozbioru polegającą na zakwalifikowaniu wydawnictw do kategorii wskazanych w pkt 5 oraz z wyłączeniem materiałów wymienionych w pkt 8 ,
b) przygotowanie protokołu w sprawie selekcji księgozbioru uwzględniającego dalszy sposób postępowania z wycofanymi materiałami bibliotecznymi: przekazanie na makulaturę lub przekazanie w darze innej instytucji,
c) przygotowanie protokołu w sprawie selekcji księgozbioru oraz protokołu w sprawie ubytków w przypadku zbiorów zarejestrowanych w księgach inwentarzowych,
d) zatwierdzenie protokołu w sprawie selekcji księgozbioru oraz protokołu w sprawie ubytków przez Kierownika GBK.

10. Zatwierdzony przez Kierownika GBK protokół w sprawie ubytków stanowi podstawę do:
a) wykreślenia materiałów z ksiąg inwentarzowych ,
b) wpisania protokołu do Rejestru Ubytków,
c) dokonania przez upoważnionego pracownika GBK ubytkowania materiałów bibliotecznych w systemie bibliotecznym

11. Zatwierdzony przez Kierownika GBK protokół w sprawie ubytków upoważniony pracownik GBK przekazuje do Biura Administracyjno–Finansowego (BAF) w Ministerstwie Infrastruktury (MI), w celu pomniejszenia salda o wartość ubytków.

12.Przekazywanie materiałów bibliotecznych na makulaturę:
a) przekazywanie materiałów bibliotecznych na makulaturę odbywa się po
przeprowadzeniu selekcji i inwentaryzacji na wniosek pracownika GBK
prowadzącego czynności w zakresie selekcji i ubytkowania księgozbioru,
b) pracownik GBK sporządza wykaz wydawnictw przekazywanych na makulaturę a następnie przekazuje go Komisji do spraw selekcji księgozbioru powołanej przez Kierownika GBK, w skład której wchodzą pracownicy GBK – przewodniczący i dwóch członków Komisji, zwanej dalej „Komisją”,
c) na podstawie protokołu w sprawie selekcji księgozbioru sporządzonego przez członków Komisji, materiały zbędne są przekazywane pracownikom komórki organizacyjnej MI - BAF, odpowiedzialnej za przekazanie makulatury do utylizacji,
d) protokół przekazania materiałów bibliotecznych na makulaturę należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach - dla GBK oraz dla komórki organizacyjnej MI – BAF,
e) pracownik komórki organizacyjnej MI – BAF potwierdza odebranie makulatury własnoręcznym podpisem złożonym na obu egzemplarzach protokołu,
f) protokół przekazania materiałów bibliotecznych na makulaturę jest dołączany do właściwego protokołu z selekcji,
g) materiały przekazywane na makulaturę powinny mieć skreślony numer inwentarzowy, sygnaturę i inne symbole wykorzystywane przez GBK do znakowania księgozbioru oraz zostać oznaczone pieczątką z napisem ubytkowane,
h) materiały wykreślone z ksiąg inwentarzowych są wpisywane do rejestru ubytków sumarycznie z podaniem wartości według protokołu selekcji.

13.Przekazywanie materiałów bibliotecznych innym instytucjom:
a) materiały biblioteczne uznane za zbędne lub zdezaktualizowane mogą być przekazane nieodpłatnie innej instytucji publicznej, instytucji kultury lub bibliotece, b)
materiały biblioteczne są przekazywane innym instytucjom nieodpłatnie jako dary zgodnie z protokołem sporządzonym przez pracownika GBK,
c) pracownik GBK sporządza wykaz wydawnictw przekazywanych w darze oraz przekazuje go do akceptacji Komisji, ,
d) informacja o wydawnictwach przeznaczonych do przekazania jest zamieszczana na stronie internetowej GBK i/lub wysyłana drogą emailową. Biblioteki lub inne instytucje zainteresowane powinny zgłosić chęć odebrania wydawnictw w ciągu 30 dni od dnia publikacji informacji o ww. wydawnictwach na stronie internetowej GBK,
e) materiały przekazywane w darze powinny mieć skreślony numer inwentarzowy, sygnaturę i inne symbole wykorzystywane przez GBK do znakowania księgozbioru,
f) przekazanie materiałów odbywa się na koszt obdarowanego na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego sporządzonego w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

14. Zasady zagospodarowania materiałów wyłączonych z ewidencji (Bookcrossing)
   1. Materiały biblioteczne, które zostały poddane procedurze selekcji i formalnie wyłączone z ewidencji (zatwierdzony protokół ubytków), mogą zostać przeznaczone do nieodpłatnego przekazania użytkownikom w ramach idei bookcrossingu (wymiany książek).
   2. Na bookcrossing mogą trafiać wyłącznie materiały w dobrym stanie higienicznym i technicznym, które mimo utraty wartości dla zbiorów Biblioteki, mogą służyć celom promocji czytelnictwa.
   3. Przed wystawieniem na regał bookcrossingowy, każdy egzemplarz musi zostać trwale oznakowany pieczęcią „UBYTEK” lub „WYCOFANO ZE ZBIORÓW”, co jednoznacznie potwierdza, że obiekt nie stanowi już własności Głównej Biblioteki Komunikacyjnej.
   4. Biblioteka nie prowadzi ewidencji imiennej osób pobierających materiały z regału bookcrossingowego, a przekazanie to ma charakter darowizny na cele społeczne”.

15. Wzór protokołu w sprawie selekcji księgozbioru określa załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 

16. Wzór protokołu w sprawie ubytków określa załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

17. Wzór protokołu przekazania za zagubione lub zniszczone zbiory biblioteczne określa załącznik nr 3 do niniejszego Regulamin.

18. W czasie przeprowadzania selekcji i ubytkowania GBK jest otwarta dla użytkowników.