Główna Biblioteka Komunikacyjna

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady i procedury wypożyczania materiałów bibliotecznych (książek, czasopism, dokumentów) na wystawy, konferencje i spotkania odbywające się poza siedzibą Głównej Biblioteki Komunikacyjnej zwanej dalej „ Biblioteką”.
2. Wypożyczenia mogą być realizowane na rzecz:
- Podmiotów Wewnętrznych: komórek organizacyjnych w ramach tej samej struktury co Biblioteka tj Ministerstwa Infrastruktury.
- Podmiotów Zewnętrznych: innych instytucji kultury, uczelni, urzędów i organizacji.
3. Ostateczną decyzję o wypożyczeniu obiektu podejmuje Kierownik Biblioteki, biorąc pod uwagę stan zachowania obiektu oraz jego unikatowość.

§ 2. Procedura składania wniosków

1. Dla Podmiotów Zewnętrznych: Wymagany jest pisemny wniosek (pismo oficjalne) złożony co najmniej 30 dni przed planowanym wydarzeniem.
2. Dla Podmiotów Wewnętrznych: Podstawą może być wniosek przesłany drogą elektroniczną (e-mail) z oficjalnej skrzynki służbowej kierownika danej komórki lub w EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), zawierający:
- Wykaz obiektów (tytuły, sygnatury).
- Cel, miejsce i czas trwania wypożyczenia.
- Wskazanie osoby odpowiedzialnej z imienia i nazwiska.
3. Każdorazowo wymagana jest akceptacja Biblioteki potwierdzona zwrotnym e-mailem, pismem lub akceptacją w systemie EZD, która jest równoznaczna z podpisem pod wnioskiem.

§ 3. Dokumentacja i odpowiedzialność

1. Podmioty Zewnętrzne: Podstawą wypożyczenia jest podpisana Umowa Użyczenia oraz Protokół Zdawczo-Odbiorczy.
2. Podmioty Wewnętrzne: Wypożyczenie odbywa się na podstawie Protokołu Zdawczo-Odbiorczego (przesunięcie wewnętrzne), który stanowi dokumentację odpowiedzialności pracowniczej.
3. Odpowiedzialność: Od momentu odbioru obiektu do momentu jego zwrotu, pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo i stan techniczny obiektów ponosi Wypożyczający (instytucja lub kierownik komórki wewnętrznej).
4. Wypożyczający jest zobowiązany do pokrycia pełnych kosztów ewentualnej konserwacji w razie uszkodzenia obiektu lub zapłaty równowartości rynkowej w razie jego utraty.

§ 4. Pakowanie i transport

1. Koszty i organizacja transportu leżą po stronie Wypożyczającego .
2. Pakowanie: Obiekty muszą być pakowane przez pracowników Biblioteki lub pod ich ścisłym nadzorem.
3. Zabezpieczenie: Do transportu należy używać sztywnych opakowań, pudeł bezkwasowych, folii bąbelkowej (jako warstwy zewnętrznej) lub dedykowanych waliz transportowych, chroniących przed wstrząsami, wilgocią i nagłymi zmianami temperatury.
4. Transport musi odbywać się bezpośrednio do miejsca docelowego bez pozostawiania obiektów w pojeździe bez nadzoru.

§ 5. Warunki ekspozycji i bezpieczeństwa

1. Obiekty muszą być prezentowane w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo fizyczne (ochrona przed kradzieżą) oraz konserwatorskie:
- Zakaz kopiowania, skanowania i fotografowania z użyciem lampy błyskowej bez zgody Biblioteki.
- Utrzymywanie stabilnej temperatury (18-22°C) i wilgotności (45-55%).
- Ochrona przed bezpośrednim nasłonecznieniem i zbyt silnym oświetleniem sztucznym (zalecane max 50 luksów dla obiektów wrażliwych).
2. Książki eksponowane w formie otwartej muszą posiadać odpowiednie podpórki (kliny) zapobiegające przełamaniu grzbietu.
3. Wypożyczający zobowiązuje się do umieszczenia przy każdym eksponowanym obiekcie (lub w materiałach towarzyszących, takich jak katalog, folder, strona internetowa wydarzenia) wyraźnej informacji o pochodzeniu zbiorów w brzmieniu: „Obiekt/y ze zbiorów Głównej Biblioteki Komunikacyjnej”. W przypadku publikacji reprodukcji obiektu, Wypożyczający każdorazowo zamieści informację o właścicielu oryginału.
4. Wszelkie materiały informacyjne, promocyjne oraz relacje medialne z Wydarzenia, w których prezentowane są wypożyczone obiekty, muszą zawierać informację o instytucji użyczającej. Biblioteka zastrzega sobie prawo do udostępnienia logotypu, który Wypożyczający ma obowiązek umieścić na planszach tytułowych wystawy/konferencji.

§ 6. Zwrot obiektów

1. Zwrot obiektów następuje w terminie określonym w umowie lub protokole.
2. Przy zwrocie pracownik Biblioteki dokonuje oględzin stanu zachowania obiektów w obecności przedstawiciela Wypożyczającego.
3. Wynik oględzin odnotowywany jest w Protokole Zdawczo-Odbiorczym (sekcja „Zwrot”).

§ 7. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyzje podejmuje Kierownik Biblioteki.
2. Niedostosowanie się do regulaminu może skutkować odmową kolejnych wypożyczeń dla danej jednostki lub instytucji.