Komenda Powiatowa
Państwowej Straży Pożarnej
w Żyrardowie

 W Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Żyrardowie prowadzone są następujące rejestry:

1. Rejestr pism wychodzących i przychodzących.
2. Rejestr legitymacji służbowych.
3. Rejestr wydanych zezwoleń potwierdzających kwalifikacje kierowców do prowadzenia pojazdów uprzywilejowanych.
4. Rejestr oświadczeń majątkowych.
5. Rejestr skarg i wniosków.
6. Rejestr aktów normatywnych Komendanta Powiatowego PSP w Żyrardowie (decyzje, rozkazy, zarządzenia).
7. Rejestr kontroli zewnętrznych.
8. Rejestr kontroli sanitarnej.
9. Rejestr delegacji służbowych.
10. Rejestr spisów zdawczo-odbiorczych.
11. Rejestr wypadków.
12. Rejestr strażaków narażonych na działanie szkodliwego czynnika biologicznego.
13. Rejestr prac narażających strażaków/pracowników na działanie szkodliwego czynnika biologicznego.
14. Rejestr prac, których wykonywanie powoduje konieczność pozostawania w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym.
15. Rejestr pracowników i wykaz prac w narażeniu na działanie substancji, preparatów, czynników o działaniu rakotwórczym lub mutagennym.
16. Rejestr wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia w dziedzinie BHP.
17. Rejestr faktur.
18. Rejestr wydanych upoważnień do prowadzenia pojazdów służbowych.
19. Rejestr wystawionych kart pracy pojazdów i sprzętu.
20. Rejestr zamówień publicznych.
21. Rejestr kart mundurowych i ekwipunku specjalnego.
22. Rejestr nałożonych mandatów karnych.
23. Rejestr wypadków i chorób zawodowych.

Oprócz powyższych prowadzone są następujące ewidencje:

1. Ewidencja pieczęci i stempli.
2. Ewidencja upoważnień do przeprowadzania czynności kontrolno-rozpoznawczych z zakresu ochrony przeciwpożarowej oraz do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego.
3. Ewidencja wydanych bloczków mandatowych.
4. Ewidencja czasu służby i pracy.
5. Ewidencja zwolnień lekarskich.
6. Ewidencja skierowań na badania lekarskie.
7. Ewidencja strażaków i pracowników zwolnionych.
8. Ewidencja wyjść prywatnych.
9. Ewidencja spóźnień.
10. Ewidencja nadgodzin.
11. Ewidencja pracy sprzętu pożarniczego.
12. Ewidencja pracy pojazdów.
13. Ewidencja zdarzeń.
14. Ewidencja podmiotów tworzących Krajowy System Ratowniczo – Gaśniczy.

Archiwa:

W Komendzie Powiatowej PSP w Żyrardowie funkcjonuje archiwum, w którym prowadzona jest ewidencja zasobu archiwalnego Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Żyrardowie. Zasady działania archiwum określone są Zarządzeniem Nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych z dnia 20 maja 2008 r. oraz Decyzją nr 17 Komendanta Głównego PSP z dnia 22 kwietnia 2009 r.  w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej

Archiwum Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Żyrardowie prowadzi rejestr spisów zdawczo-odbiorczych, na podstawie których komórki organizacyjne Komendy przekazują dokumenty do archiwum. Jest to tak zwany inwentarz ciągły spisów zdawczo-odbiorczych, który zawiera datę przekazania akt do archiwum, nazwę komórki, ilość pozycji spisu, ilość przekazanych jednostek aktowych oraz kategorię akt.

Ewidencję akt archiwalnych stanowią spisy zdawczo-odbiorcze podzielone na dwie kategorie akt A i B.

Akta udostępniane są na podstawie karty udostępniania, po uzyskaniu przez osobę zainteresowaną pisemnej zgody Komendanta Powiatowego PSP w Żyrardowie.

Do zakresu działania archiwum należy:

1. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych.
2. Opracowanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki.
3. Udostępnianie akt upoważnionym osobom i komórkom organizacyjnym.
4. Udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie kserokopii dokumentów.
5. Wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji.
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
7. Zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt.

Podstawową ewidencję archiwalną stanowią:

1. Spisy zdawczo-odbiorcze.
2. Rejestry (wykazy) spisów zdawczo-odbiorczych.
3. Karty udostępniania akt.
4. Ewidencja akt wybrakowanych - spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt.