Procedury

Pomysł o chęci uruchomienia SAN

Każde skuteczne rozwiązanie zaczyna się od inicjatywy. Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie w strukturze urzędu gminy osób, które będą odpowiedzialne za rozwijanie koncepcji Społecznej Agencji Najmu oraz koordynację dalszych działań. Powinny to być osoby posiadające kompetencje decyzyjne lub operacyjne, zdolne do współpracy międzywydziałowej i kontaktu z partnerami zewnętrznymi.

Analizy

Przeprowadź kompleksową analizę sytuacji mieszkaniowej w gminie pod kątem uruchomienia Społecznej Agencji Najmu. W szczególności:

określ skalę pustostanów oraz ich rozmieszczenie przestrzenne,

zdiagnozuj problemy mieszkaniowe i społeczne, które SAN mógłby pomóc rozwiązać,

przeanalizuj ceny najmu na rynku prywatnym oraz poziom popytu na lokale,

oszacuj potencjalne koszty uruchomienia i bieżącego funkcjonowania SAN,

zidentyfikuj możliwe źródła finansowania,

przeanalizuj wady i zalety poszczególnych modeli uruchomienia SAN w gminie,

Sprawdź, czy na terenie gminy działają organizacje pozarządowe, które mogłyby podjąć się prowadzenia SAN.

Na tym etapie warto korzystać zarówno z dostępnych materiałów (np. Bazy Wiedzy), jak i z doświadczeń innych Społecznych Agencji Najmu. Bezpośredni kontakt z praktykami pozwala zweryfikować założenia i ograniczyć ryzyka na dalszych etapach.

Wybór modelu uruchomienia SAN

Na podstawie przeprowadzonych analiz wybierz model funkcjonowania SAN oraz określ jego wewnętrzną organizację. Społeczna Agencja Najmu może działać jako:

spółka – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna, w których gmina lub gminy dysponują odpowiednio ponad 50% głosów na zgromadzeniu wspólników lub na walnym zgromadzeniu;

organizacja pozarządowa – podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 2 lub 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2024 r. poz. 1491, 1761 i 1940).

Inną możliwą formą są spółdzielnie mieszkaniowe, które zostały wprowadzone w styczniu 2026 r. do ustawy o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa jako jeden z możliwych operatorów SAN. Obecnie jednak, mimo że zostały one wskazane w ustawie, nadal zmieniają się inne przepisy dotyczące mieszkalnictwa społecznego. Z uwagi na brak szczegółowych regulacji określających tryb i zasady zlecania wdrażania SAN spółdzielniom, nie jest możliwe przedstawienie precyzyjnych procedur w tym zakresie.

Zgodnie z zapowiadanymi zmianami legislacyjnymi, uczelnie publiczne mają zostać wkrótce włączone do katalogu podmiotów uprawnionych do pełnienia funkcji operatora SAN.

Na tym etapie warto również zdecydować, czy SAN będzie realizował wyłącznie zadania związane z najmem mieszkań, czy także dodatkowe usługi społeczne, np. wsparcie najemców. W umowie zawieranej z SAN gmina może powierzyć SAN realizację innych usług społecznych, w tym usług, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych (Dz. U. poz. 1818 oraz z 2025 r. poz. 620), na rzecz najemców SAN.

Projekt uchwały o SAN

Opracuj projekt uchwały o utworzeniu SAN. Dokument ten powinien precyzyjnie określać:

kryteria uprawniające osobę fizyczną do zawarcia z SAN umowy najmu lokalu mieszkalnego lub budynku mieszkalnego jednorodzinnego, zwanej dalej "umową najmu";

zasady ubiegania się osób fizycznych o zawarcie umowy najmu;

kryteria, których spełnienie uprawnia dotychczasowego najemcę do zawarcia nowej umowy najmu;

sposób weryfikacji spełnienia kryteriów, o których mowa w pkt 1 i 3.

Przykładowe uchwały SAN znajdziesz tutaj

Określając kryteria uprawniające do zawarcia umowy najmu, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3, należy dokonać wyboru spośród kryteriów, o których mowa w art. 8 ust. 2 pkt 1-4 i 6-13 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o pomocy państwa w ponoszeniu wydatków mieszkaniowych w pierwszych latach najmu mieszkania (Dz. U. z 2024 r. poz. 506), lub wskazuje własne kryteria

Uchwała stanowi podstawę prawną dalszych działań i musi być spójna z wybranym modelem SAN.

Konsultacje społeczne projektu uchwały o SAN

Zorganizuj konsultacje społeczne projektu uchwały, skierowane co najmniej do organizacji pozarządowych oraz innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego. Proces ten należy przeprowadzić zgodnie z lokalnymi regulacjami dotyczącymi konsultacji społecznych.

Choć nie jest to obligatoryjne, warto włączyć w konsultacje także pozostałych mieszkańców. Partycypacja społeczna może znacząco zwiększyć poparcie dla inicjatywy. Na potrzeby konsultacji przygotuj materiały informacyjne dotyczące SAN i skieruj je do szerokiego grona odbiorców, w tym m.in. radnych, sołtysów, osób zaangażowanych w kwestie mieszkaniowe i społeczne, podmiotów rynku najmu, właścicieli nieruchomości, osób będących w trudnej sytuacji mieszkaniowej.

Uchwała o SAN

Po zakończeniu konsultacji społecznych wprowadź projekt uchwały pod obrady rady gminy. Zadbaj o wcześniejsze zapoznanie radnych z ideą SAN oraz o budowanie poparcia dla inicjatywy, w szczególności wśród radnych, co zwiększy szanse na przyjęcie uchwały.

Konkurs dla NGO na prowadzenie SAN

Jeżeli wybrano model realizacji SAN przez organizację pozarządową, przeprowadź konkurs na 5-letnie prowadzenie Społecznej Agencji Najmu. Szczególną uwagę zwróć na rzetelne oszacowanie kosztów prowadzenia SAN oraz precyzyjne określenie zakresu powierzanych zadań, tak aby ograniczyć ryzyka po stronie gminy i operatora.

Przed ogłoszeniem konkursu poinformuj organizacje pozarządowe o planach jego przeprowadzenia. W wielu gminach barierą nie jest brak woli uruchomienia SAN, lecz brak podmiotów gotowych do jego prowadzenia – wczesna komunikacja może zwiększyć zainteresowanie konkursem.

Umowa o współpracy między gminą a SAN na 5 lat

Zawrzyj na okres 5 lat umowę o współpracy między gminą a SAN, określającą co najmniej:

liczbę lokali mieszkalnych lub budynków mieszkalnych jednorodzinnych przeznaczonych do wynajęcia przez SAN osobom fizycznym wskazanym przez gminę, w tym liczbę tych lokali lub tych budynków przeznaczonych do wynajęcia osobom o specjalnych potrzebach mieszkaniowych, w szczególności osobom niepełnosprawnym lub osobom wychowującym co najmniej troje dzieci;

zasady współfinansowania przez gminę działalności, o której mowa w art. 22a ust. 1 i 1a;

zasady sprawozdawczości, z uwzględnieniem obowiązków gminy, o których mowa w art. 22h;

zasady podziału odpowiedzialności za nieuregulowane należności czynszowe najemcy względem SAN w przypadku zakończenia stosunku najmu;

zasady kwalifikowania przez SAN osób fizycznych ubiegających się o zawarcie umowy najmu z SAN, o ile rada gminy dopuszcza taką możliwość.

W przypadku realizacji SAN przez NGO umowa ta może jednocześnie stanowić umowę o wsparcie lub powierzenie realizacji zadania publicznego - nie ma potrzeby zawierania dwóch odrębnych umów.

Pamiętaj, żeby w ciągu 30 dni od zawarcia umowy o współpracy zgłosić jako gmina tę informację do ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa o zawarciu tej umowy, ze wskazaniem danych identyfikujących SAN, w tym jej formy organizacyjnej.

Pozyskiwanie lokali

Lokale do SAN mogą pochodzić zarówno z rynku prywatnego, jak i z zasobu gminnego. Mogą to być zarówno:

lokale mieszkalne,

budynki mieszkalne jednorodzinne,

budynki inne niż mieszkalne albo części takich budynków, w wyniku których remontu lub przebudowy utworzone zostaną lokale mieszkalne lub budynki mieszkalne jednorodzinne.

W praktyce gminy najczęściej przekazują do SAN pustostany lub lokale w złym stanie technicznym, wymagające remontu, które nie mogą być obecnie wykorzystane w ramach zasobu komunalnego.

Lokale z rynku prywatnego pozyskuje się poprzez aktywne promowanie SAN i prezentowanie korzyści dla właścicieli nieruchomości. Skutecznym narzędziem bywa również tzw. „poczta pantoflowa”.

Podpisywanie umów dzierżawy

Pomiędzy właścicielem lokalu a SAN zawierana jest umowa dzierżawy, której okres nie może wykraczać poza czas funkcjonowania SAN.

Remont/doposażenie lokali

Jeżeli jest to konieczne, możliwe jest przeprowadzenie remontu lub doposażenia lokali przed ich przekazaniem najemcom. Zakres prac oraz sposób rozliczenia poniesionych nakładów powinny zostać uregulowane pisemnie z właścicielem lokalu. W umowie dzierżawy SAN może zobowiązać się do przeprowadzania remontów lub przebudowy dzierżawionego lokalu i może być przeprowadzony przez SAN w zamian za obniżenie albo czasowe zaniechanie poboru czynszu dzierżawy.

Nabór najemców

Na podstawie zasad określonych w uchwale o SAN przeprowadź nabór najemców. W zależności od przyjętego modelu, za ten proces może odpowiadać gmina lub Społeczna Agencja Najmu.

Podpisywanie umów najmu

Z wyłonionymi w procesie naboru najemcami zawierane są umowy najmu lokali na czas oznaczony nie wykraczający poza czas funkcjonowania SAN. Umowa najmu ulega rozwiązaniu najpóźniej z dniem zakończenia umowy dzierżawy.

SAN może ustalić czynsz najmu dzierżawionego lokalu mieszkalnego lub budynku mieszkalnego jednorodzinnego na poziomie wyższym niż czynsz dzierżawy.

Z tytułu umowy najmu SAN, oprócz czynszu najmu, może pobierać jedynie opłaty niezależne od właściciela w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 725).

Bieżąca działalność SAN

SAN prowadzi bieżącą obsługę najmu, w tym rozliczenia z najemcami i właścicielami lokali. Dochody z działalności SAN przeznacza na swoją działalność.

Wypowiedzenie umowy o współpracy jest możliwe i następuje z zachowaniem co najmniej rocznego okresu wypowiedzenia.

Każdego roku do 31 stycznia należy sporządzić i złożyć do ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa informacje o:

liczbie i łącznej powierzchni użytkowej lokali mieszkalnych lub budynków mieszkalnych jednorodzinnych wynajmowanych przez SAN na terenie tej gminy,

liczbie osób używających lokali mieszkalnych lub budynków mieszkalnych jednorodzinnych wynajmowanych przez SAN.

Przedłużenie umowy o współpracy po min. 4 latach

W przypadku prowadzenia SAN przez spółkę, po upływie co najmniej 4 lat możliwe jest przedłużenie umowy o współpracy na kolejny 5-letni okres, co pozwala zachować ciągłość działania agencji.

Koniec prowadzenia SAN

Po 5 latach wygasa umowa o współpracy między gminą a SAN. Gmina nie ma obowiązku dalszego prowadzenia Społecznej Agencji Najmu, o ile nie wynika to z innych zawartych umów (np. o dofinansowanie). Z końcem funkcjonowania SAN wygasają również umowy najmu i dzierżawy, które powinny być zawarte nie dłużej niż do tej daty.

Ponowienie konkursu dla NGO

Jeżeli SAN prowadzony jest przez organizację pozarządową i gmina chce zachować ciągłość jego funkcjonowania, należy z odpowiednim wyprzedzeniem ogłosić kolejny konkurs i wyłonić operatora, z którym zostanie zawarta nowa umowa o współpracy.