Polska w Turcji

Główne obowiązki:

 

• Prowadzenie kancelarii tj.:

- przyjmowanie, prowadzenie rejestrów ewidencyjnych, przechowywanie archiwizowanie, wysyłanie i przekazywanie wg. właściwości korespondencji;

- prowadzenie rejestru Decyzji i Zarządzeń, rejestru umów zawieranych przez placówkę oraz innych rejestrów określonych w instrukcji kancelaryjnej;

- pełnienie roli administratora w systemie ePUAP i portalu e-Doręczenia;

- koordynowanie i udział w archiwizacji i brakowaniu dokumentów jawnych;

- obsługa instytucjonalnej, elektronicznej skrzynki pocztowej;

- prowadzenie składnicy paszportowej;

- stałe zastępstwo pracownika ds. obsługi sekretariatu w czasie nieobecności, pozwalające na płynne przekazywanie zadań.

 

•   Prowadzenie spraw kadrowych w zakresie opracowywania planów urlopowych pracowników placówki, na podstawie deklaracji złożonych przez pracowników, prowadzenie kartotek urlopowych i ewidencji czasu pracy;

•   Udział w komisjach przetargowych;

•   Nadzór nad firmami cateringowymi;

•   Zastępstwo kasjera w trakcie nieobecności;

•   Wykonywanie innych czynności wynikających z przepisów prawa i poleceń przełożonego.

 

Wykształcenie:

minimum średnie wykształcenie;

mile widziane wykształcenie w dziedzinie administracji lub archiwizacji;

 

Wymagania konieczne:

• Polskie obywatelstwo i rezydencja podatkowa;
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego (ojczysty);
• Dobra znajomość języka angielskiego,
• Mile widziana znajomość języka tureckiego
• Doświadczenie w zakresie pracy administracyjno-biurowej, w tym bardzo dobra umiejętność obsługi systemów komputerowych (MS Office, Ms Outlook, Internet);
• Wysoka kultura osobista
• Umiejętność pracy pod presją czasu, terminowość i rzetelność
• Dobra organizacja pracy własnej i umiejętność nadawania priorytetów zadaniom do wykonania;
• Gotowość do wykonania badań medycznych w Polsce (Warszawa – dojazd na koszt własny).

 

Wymagania dodatkowe: 

• Sumienność i rzetelność przy wykonywaniu powierzonych obowiązków;
• Umiejętność pracy zespołowej; wysokie kompetencje społeczne
• Odpowiedzialność, zdolności organizacyjne. 

 

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

• Życiorys (CV);
• List motywacyjny;
• Kopia odpisu dyplomu potwierdzającego posiadane wykształcenie;
• Kopia dokumentu lub oświadczenie potwierdzające znajomość języka angielskiego
• Kopia paszportu;
• Oświadczenia kandydata o:

a) niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie,

b) korzystaniu z pełni praw publicznych,

c) wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji o następującej treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)”.

d) wyrażeniu zgody na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r., Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.),

e) oświadczenie kandydata o wyrażeniu gotowości do złożenia oświadczenia lustracyjnego lub informacji o złożeniu oświadczenia lustracyjnego. Wymóg złożenia ww. oświadczeń wynika z art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 września 2007 roku o zmianie ustawy o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. nr 165 poz. 1171); oświadczenie dotyczy ob. polskich, urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.

 

Inne informacje:

• Dokumenty należy złożyć do dnia 3 czerwca 2026 roku w Ambasadzie RP w Ankarze w godzinach 9.00-16.00 lub przesłać w terminie naboru (decyduje data wpływu) na adres:

              06-650 Ankara - Kavaklidere PK-20, Ataturk Bulvari 241

lub elektronicznie:

ankara.waf@msz.gov.pl  z dopiskiem: Rekrutacja 1/2026

• Oferty otrzymane po terminie (decyduje data wpływu) oraz oferty rozpatrzone negatywnie zostaną zniszczone. Kandydaci zakwalifikowani będą informowani telefoniczne lub e-mailem o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego. Zastrzegamy sobie możliwość kontaktowania się z wybranymi kandydatami.

 

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Ambasadę RP w Ankarze

 

Niniejsza informacja stanowi wykonanie obowiązku określonego w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”. Każdy kandydat przystępujący do konkursu podaje swoje dane dobrowolnie. Bez podania wymaganych danych osobowych nie będzie możliwy udział w naborze.

 

1.         Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pani/ Pana danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23, natomiast wykonującym obowiązki administratora jest Ambasador RP w Ankarze.

2.         W MSZ i placówkach zagranicznych powołano Inspektora Ochrony Danych (IOD).

Dane kontaktowe IOD:

adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa

      adres  e-mail: iod@msz.gov.pl

3.         Dane są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) w celu naboru zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4.         Dane osobowe będą przetwarzane do zakończenia procesu rekrutacji, a następnie niezwłocznie zniszczone.

5.         Dostęp do danych posiadają wyłącznie uprawnieni pracownicy Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Ambasady RP w Ankarze.

6.         Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, nieuprawnionym do dostępu do tych danych.

7.         Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani do organizacji międzynarodowej.

8.         Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15 - 19 RODO, w  szczególności prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usuwania oraz prawo do bycia zapomnianym.

9.         Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą poddawane profilowaniu.

10.       Osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa