Zarządzenie Nr 269/2024 Wojewody Łódzkiego z dnia 9 grudnia 2024 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi

09.12.2024

Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2023 r. poz. 190) w związku z § 1 ust. 3, § 2 ust. 2 oraz § 16 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. W Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi zwanym dalej „Urzędem” czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwanym dalej systemem EZD, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw dla Urzędu.

2. Katalog klas stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Wykaz dokumentów niestanowiących akt sprawy określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Wykaz dokumentów niepodlegających rejestracji w systemie EZD z uwagi na obowiązek rejestracji i prowadzenia w innych systemach teleinformatycznych określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

5. Wykaz dokumentów niepodlegających dekretacji określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

6. W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym system EZD służy
do realizowania czynności kancelaryjnych, w szczególności:

rejestracji przesyłek wpływających oraz wychodzących;
rejestracji pism wewnętrznych i przesyłania korespondencji wewnętrznej;
zakładania spraw, przygotowywania projektów pism, udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Urzędu;
dokonywania dekretacji pism;
prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z EZD będą przechowywane w teczkach aktowych;
prowadzenia metryk w sprawach administracyjnych.

7. W przypadku awarii systemu EZD lub problemów ze składaniem kwalifikowanego podpisu, dokumenty papierowe spraw prowadzonych elektronicznie w systemie EZD podpisane odręcznie po zeskanowaniu i dołączeniu do spraw prowadzonych w systemie EZD przekazywane są do składu chronologicznego wewnętrznego.

§ 2. 1. Funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych powierza się kierownikowi Oddziału Archiwum Zakładowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w Biurze Administracji i Logistyki.

2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy w szczególności:

bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw w Urzędzie;
udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie;
nadzór nad dokumentacją nieelektroniczną zgromadzoną w składzie chronologicznym Urzędu oraz nad jej przekazaniem do Archiwum Zakładowego Urzędu;
nadzór nad zarządzaniem informatycznymi nośnikami danych zawierającymi dokumentację w postaci elektronicznej zgromadzonymi w składzie elektronicznych nośników danych Urzędu;
informowanie kierownika Urzędu o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw w Urzędzie;
podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie.

§ 3. W każdej komórce organizacyjnej Urzędu wyznacza się koordynatorów EZD, do których zadań należy w szczególności:

udział w spotkaniach roboczych inicjowanych przez Zespół do spraw rozwoju elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) i elektronicznej administracji w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi, zwany dalej „Zespołem”;
udzielanie instruktażu pozostałym pracownikom w zakresie obsługi systemu EZD oraz procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją, obowiązujących w Urzędzie;
udział w testowaniu nowych funkcjonalności systemu EZD;
informowanie Zespołu o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych
z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiana
i rozstrzygania spraw w komórce organizacyjnej, w której pełni on funkcję koordynatora EZD;
współpraca z Zespołem w zakresie udzielania niezbędnych informacji i przekazywania danych dotyczących systemu EZD.

§ 4. 1. Określa się listę rodzajów przesyłek wpływających do Urzędu, które
nie są otwierane przez oddział – Kancelarii Głównej Urzędu w Biurze Administracji i Logistyki zwany dalej „Kancelarią Główną Urzędu”:

przesyłki adresowane imiennie zawierające zastrzeżenie „do rąk własnych”;
przesyłki sądowe adresowane imiennie do osób zatrudnionych w Urzędzie, o ile oznaczenie na kopercie nie pozwala na zidentyfikowanie ich zawartości i powiązanie ich ze sprawą prowadzoną w systemie EZD;

3) przesyłki stanowiące oferty składane na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320);

4) przesyłki będące ofertami zatrudnienia w Urzędzie;

5) przesyłki stanowiące dokumenty niejawne oraz adresowane do Zespołu do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych;

6) wnioski kierowane do Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt. 3 - 6 nie są otwierane przez Kancelarię Główną Urzędu, o ile oznaczenie na kopercie pozwala na zidentyfikowanie ich zawartości.

§ 5. 1. Przesyłki adresowane do Urzędu podlegają rejestracji w systemie EZD, polegającej na nadaniu unikatowego identyfikatora z rejestru przesyłek wpływających (RPW) oraz uzupełnieniu podstawowych metadanych opisujących przesyłkę:

1) Kancelaria Główna Urzędu uzupełnia datę nadania, datę wpływu, sposób dostarczenia, nr R, datę widniejącą na piśmie, liczbę załączników;

2) sekretariat wydziału[1]:

a) nadaje krótki i rzeczowy tytuł koszulki ułatwiający dalszą jej dekretację,

b) uzupełnia tytuł przesyłki, opisując krótko treść załączonego do koszulki dokumentu, znak pisma lub jego brak oraz uzupełnia opcjonalne dane nadawcy,

c) rejestruje zwrotne potwierdzenia odbioru w sprawach wskazanych przez Dyrektora Wydziału;

3) pracownik prowadzący sprawę nadaje rzeczowo opis koszulki zgodnie z jej zawartością i podjętymi czynnościami służbowymi oraz uzupełnia brakujące wszystkie metadane, odpowiadając za ich poprawność i kompletność.

2. Przesyłki podlegające obowiązkowi rejestracji i prowadzeniu w innych systemach teleinformatycznych wymienione w załączniku nr 3 zarządzenia, są rejestrowane przez Kancelarię Główną Urzędu w systemie EZD i przekazywane do właściwego wydziału, który dokonuje oznaczenia w systemie EZD sposobu powiązania z innym systemem teleinformatycznym.

3. Przekazywanie pism wewnętrznych w wersji papierowej pomiędzy wydziałami odbywa się bez udziału Kancelarii Głównej Urzędu.

§ 6. 1. Wpływy na nośniku papierowym po zarejestrowaniu w systemie EZD
oraz naniesieniu unikatowego identyfikatora z rejestru przesyłek wpływających (RPW)
są skanowane w całości, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego wpływów ze względu na:

rozmiar strony większy niż A4;
liczbę stron większą niż 50;
nieczytelną treść;
postać inną niż papierowa np.: płyta CD, przedmiot;
postać lub formę niemożliwą do skanowania np.: książka.

3. Wykaz dokumentów niepodlegających odwzorowaniu cyfrowemu ze względu
na treść stanowi załącznik nr 5.

4. W przypadku, gdy przesyłkę stanowią dokumenty niepodlegające odwzorowaniu cyfrowemu, skanowaniu podlega tylko wniosek, pismo przewodnie lub pierwsza strona przesyłki.

§ 7. Ustala się, iż maksymalna wielkość przesyłki przekazywanej do Urzędu
na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD wynosi 100 MB.

§ 8. 1. W celu przechowywania dokumentacji nieelektronicznej, w układzie wynikającym
z kolejności wprowadzania do systemu EZD, tworzy się w Kancelarii Głównej Urzędu przy
ul. Piotrkowskiej 104, oraz w obiektach Urzędu przy ul. Piotrkowskiej 103 i ul. Żeromskiego 87 składy chronologiczne.

2. W celu przechowywania informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej przy składach chronologicznych tworzy się składy informatycznych nośników danych.

3. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1 oraz informatyczne nośniki danych,
o których mowa w ust. 2, powinny być chronione przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.

4. W celu należytego i prawidłowego postępowania z dokumentacją w każdej z lokalizacji składów chronologicznych, o których mowa w ust. 1, właściwy Dyrektor Wydziału, wyznacza pracownika odpowiedzialnego za jego prawidłowe prowadzenie, w tym terminowe przekazywanie uporządkowanej dokumentacji do Archiwum Zakładowego Urzędu.

§ 9. 1. Po dokonaniu rejestracji w systemie EZD i wykonaniu odwzorowania cyfrowego,
z zastrzeżeniem § 6 ust. 2 i 3, postać nieelektroniczna przesyłek wpływających jest bezpośrednio przyjmowana na stan właściwego składu chronologicznego, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Przesyłki wymienione w załączniku nr 1, stanowiące wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw obowiązującego w Urzędzie, mogą zostać przekazane do właściwego wydziału w uzgodnionym z Biurem Administracji i Logistyki trybie, bez przyjmowania na stan składu chronologicznego.

3. Przesyłki umieszczone w składzie chronologicznym podlegają niezwłocznemu wyrejestrowaniu ze wskazaniem osoby wnoszącej o wyrejestrowanie i podaniem powodu wyrejestrowania w przypadkach gdy:

zachodzi konieczność przekazania oryginału dokumentu do innego organu lub sądu;
przesyłka podlega przekazaniu zgodnie z właściwością;
przesyłka stanowi element akt sprawy prowadzonej w sposób tradycyjny.

4. Wypożyczenie dokumentów ze składu chronologicznego ze wskazaniem osoby wypożyczającej możliwe jest w przypadku, gdy:

1) dokument nie został w pełni odwzorowany cyfrowo;

2) skan dokumentu jest nieczytelny.

5. Informacje o czynnościach wykonanych na dokumentach stanowiących zasób składu chronologicznego są odnotowywane w systemie EZD.

6. Zwrot przesyłek do składów chronologicznych, których zbiory roczników zostały zarchiwizowane, rejestrowany jest przez pracowników obsługujących oraz odpowiedzialnych za składy chronologiczne i odnotowywany w systemie w module kancelaria.

7. Dodanie przesyłek do zbiorów chronologicznych zarchiwizowanych, dokonują pracownicy Archiwum Zakładowego Urzędu odnotowując czynność w systemie EZD w module archiwum.

§ 10. 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, istnieje możliwość wyłączenia z obowiązku przechowywania dokumentacji w składach chronologicznych, o których mowa w § 8 ust. 1.

2. Zgodę na przechowywanie dokumentów poza składem chronologicznym każdorazowo wyraża Koordynator Czynności Kancelaryjnych, który:

1) w celu zapewnienia prawidłowego postępowania z dokumentacją zgromadzoną poza składem chronologicznym wydaje odpowiednie wytyczne;

2) prowadzi wykaz rodzaju dokumentacji przechowywanej poza składem chronologicznym.

3. Do dokumentacji przechowywanej poza składem chronologicznym przepisy § 8 ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

§ 11. 1. Udostępnianie i rozpowszechnianie pism między komórkami organizacyjnymi Urzędu odbywa się wyłącznie w systemie EZD. Wymiana pism wewnętrznych następuje pomiędzy pracownikami realizującymi sprawę lub odbywa się za pośrednictwem sekretariatów.

2. Pracownicy prowadzący sprawy zobowiązani są do rejestracji pism wewnętrznych
w rejestrze pism wewnętrznych.

§ 12. Wszelkie przesyłki wychodzące z Urzędu podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wychodzących i są przygotowywane w systemie EZD, w powiązaniu ze sprawą, której dotyczą.

§ 13. Sprawy niezakończone, które były prowadzone w sposób tradycyjny, a będą prowadzone w postaci elektronicznej, powinny zostać zakończone w sposób przyjęty w dacie ich wszczęcia.

§ 14. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę, Dyrektor Wydziału, któremu podlegała komórka zreorganizowana przekazuje protokolarnie Dyrektorowi Wydziału przejmującemu zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości Archiwum Zakładowe Urzędu.

§ 15. Odpowiedzialność za realizację zarządzenia ponoszą Dyrektorzy Wydziałów.

§ 16. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Dyrektorowi Generalnemu Urzędu.

§ 17. Traci moc zarządzenie Nr 245/2023 Wojewody Łódzkiego z dnia 28 grudnia 2023 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi, zmienione zarządzeniem Nr 8/2024 z dnia 22 stycznia 2024 r.[2]

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z wyjątkiem załącznika nr 1, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2025 r.

WOJEWODA ŁÓDZKI
Dorota Ryl

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 269/2024 Wojewody Łódzkiego z dnia 9 grudnia 2024 r.

KATALOG KLAS STANOWIĄCYCH WYJĄTKI OD PODSTAWOWEGO SPOSOBU DOKUMENTOWANIA PRZEBIEGU ZAŁATWIANIA SPRAW

Lp.	Symbol klasyfikacyjny z JRWA	Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej	Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
	000	Powoływanie i odwoływanie wojewody i wicewojewodów oraz określanie zakresów kompetencji wicewojewodów	A
	0550	Prowadzenie spraw sądowych przed Sądem Najwyższym	A	w tym repertoria
	0551	Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi	BE10	w tym repertoria
	0552	Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi	BE10	w tym repertoria
	1312	Udostępnianie informacji niejawnych	BE10
	1534	Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym	BE5	w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii
	1614	Książka kontroli	BE5
	2110	Obsługa zatrudnienia organów i kierownictw urzędów	BE5	w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
	2111	Obsługa zatrudnienia pracowników urzędów	B5	w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
	2112	Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników urzędów	B5	między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
	2113	Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin	B*)	*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
	2130	Staże zawodowe	BE10
	2150	Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne	BE10	akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
	2152	Karanie	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
	2153	Postępowanie dyscyplinarne	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 101
	216	Sprawy wojskowe osób zatrudnionych	BE10
	217	Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa	BE20	między innymi akta postępowań sprawdzających
	220	Akta osobowe osób zatrudnionych	BE50
	223	Legitymacje służbowe	B5
	2320	Wypadki przy pracy	BE10	przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
	2321	Wypadki w drodze do pracy i z pracy	BE10	przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
	2332	Choroby zawodowe	BE10
	2410	Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych	B5
	2420	Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego	B10
	2431	Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy	B10
	2500	Inwestycje	BE10
	2510	Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń	B5
	2512	Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń	B5	korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.
	255	Ochrona przeciwpożarowa	BE10	instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje straży ppoż. Itp.
	2632	Eksploatacja własnych środków transportowych	B5
	3111	Budżet i jego zmiany	A
	3140	Finansowanie działalności urzędów	B5
	3141	Finansowanie inwestycji	BE5
	3151	Egzekucja administracyjna	B5
	3152	Windykacja należności	B5
	3200	Obrót gotówkowy	B5	plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych)
	3201	Obrót bezgotówkowy	B5	wyciągi bankowe, przelewy
	3210	Dowody księgowe	B5
	3212	Rozliczenia	B5	rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty
	3214	Uzgadnianie sald	B5
	3220	Dokumentacja płac i potrąceń z płac	B5
	3221	Listy płac	B50
	3222	Kartoteki wynagrodzeń	B50
	3223	Deklaracje podatkowe	B5
	3224	Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne	B50
	3225	Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac	B50
	3231	Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne	B5
	4103	Zawieszanie i rozwiązywanie organów gminy oraz ustanawianie komisarza rządowego lub osoby przejmującej zadania i kompetencje wójta (burmistrza, prezydenta)	A
	414	Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia z organów samorządu terytorialnego i ich obsługa	B*)	*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
	5232	Zezwalanie na roboty ziemne, wznoszenie pomników i innych urządzeń na cmentarzach i grobach wojennych	B10*)	*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu lub cmentarza wojennego (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa 5233
	6120	Nadawanie i zmiana obywatelstwa	A
	6123	Zrzeczenie się obywatelstwa polskiego	A
	6150	Obsługa wiz cudzoziemców	B10
	6151	Zezwalanie cudzoziemcom na zamieszkanie na terytorium RP	BE10
	6152	Zezwalanie cudzoziemcom na osiedlanie się na terytorium RP	A
	6153	Zezwalanie na pobyt rezydenta długoterminowego WE	A
	6157	Obsługa dokumentów podróży cudzoziemców	B10
	6158	Ewidencjonowanie zaproszeń	BE10	w tym odmowy
	6160	Rejestracja pobytu obywatela Unii Europejskiej	BE10
	6162	Prawo stałego pobytu obywatela Unii Europejskiej	A
	6164	Prawo pobytu członka rodziny obywatela Unii Europejskiej	BE10
	6250	Obsługa wydawania paszportów	BE10
	626	Zakaz opuszczania kraju	BE10
	6611	Wojewódzka komisja lekarska	A
	7160	Straty w rolnictwie	BE5
	7161	Zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej	B5
	7182	Zwalczanie kłusownictwa i szkodnictwa łowieckiego	A
	742	Studia uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gmin	A
	743	Miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego gmin	A
	746	Decydowanie o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu na terenach zamkniętych	A	w tym rejestry decyzji
	747	Decydowanie o ustaleniu lokalizacji inwestycji wynikające z ustaw o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji oraz uzgodnienia w tym zakresie	A
	7511	Regulowanie stanów prawnych gospodarstw i nieruchomości rolnych	A
	7581	Nadzór instancyjny w zakresie gospodarki nieruchomościami	BE10
	7721	Rozpatrywanie odwołań od decyzji wydawanych przez podległe organy	B10
	7722	Rozpatrywania zażaleń na postanowienia wydawane przez podległe organy	B10
	7820	Zezwalanie na inwestycje na drogach krajowych, wojewódzkich i lotniskach	A
	7821	Rozpatrywanie odwołań od zezwoleń na inwestycje na drogach powiatowych i gminnych	A
	7831	Dotowanie konserwacji urządzeń wodno-melioracyjnych	BE5
	7840	Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części	BE10	przy czym okres przechowywania liczony jest zgodnie z ustawą – Prawo budowlane; w tym zatwierdzanie projektu budowlanego, pozwolenia na budowę przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych, zmianę sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części, remonty obiektów budowlanych, przenoszenie pozwolenia na innego inwestora
	7843	Zgłaszanie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części	B5	przy czym okres przechowywania liczony jest zgodnie z ustawą – Prawo budowlane (dot. zgłoszeń gdzie załącznikiem jest projekt budowlany)
	8160	Organizowanie i przeprowadzanie egzaminów dla osób ubiegających się o uzyskanie kwalifikacji wstępnej	BE10
	8161	Obsługa nadawania uprawnień instruktorom nauki jazdy oraz instruktorom techniki jazdy	B50	w tym ewidencja
	8640	Rozpatrywanie odwołań w sprawach uznania, odmowy uznania oraz utraty statusu osoby bezrobotnej i poszukującej pracy	B5
	8641	Rozpatrywanie odwołań w sprawach przyznania, wstrzymania, wznowienia wypłaty oraz utraty lub pozbawienie prawa do stypendium, zasiłku i innych świadczeń z Funduszu Pracy	B5
	8642	Rozpatrywanie odwołań o odroczenie terminu spłaty, rozłożenie na raty lub umorzenie części albo całości nienależnie pobranego świadczenia przyznanego z funduszu pracy, należności z tytułu zwrotu refundacji lub przyznanych jednorazowo środków na działalność gospodarczą oraz innych świadczeń finansowanych z Funduszu Pracy	B5
	8643	Rozpatrywanie odwołań od decyzji w sprawie przyznania, odmowy przyznania osobie bezrobotnej lub jej współmałżonkowi pomocy w spłacie kredytu mieszkaniowego	B5
	8644	Rozpatrywanie odwołań od decyzji w sprawie zwrotu przyznanej pomocy w spłacie kredytu mieszkaniowego	B5
	8671	Zezwalanie na pracę cudzoziemcom	BE10
	9471	Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego	B10
	9531	Rozpatrywanie odwołań od orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności	BE50	dokumentacja może być w obrębie tej klasy przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej osoby (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej)
	9532	Nadzór nad powiatowymi zespołami orzekania o niepełnosprawności	A
	9534	Ustalanie poziomu potrzeby wsparcia	B10

Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 269/2024 Wojewody Łódzkiego z dnia 9 grudnia 2024 r.

WYKAZ DOKUMENTÓW NIESTANOWIĄCYCH AKT SPRAWY

Lp.	Symbol klasyfikacyjny z JRWA	opis
1.	111 Zbiory aktów normatywnych obcych	publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma, zaproszenia, które nie są elementami sprawy
2.	1233 Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów	dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, wnioski wewnętrzne w systemie EZD dot. zgłoszeń awarii i naprawy sprzętu informatycznego
3.	1234 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów	ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów, wnioski wewnętrzne o założenie i przedłużenie konta w systemie teleinformatycznym EZD
4.	1530 Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym	środki ewidencyjne archiwum zakładowego - ewidencja wypożyczeń i udostępnień prowadzona pomocniczo w systemie EZD
5.	2340 Dowody obecności w pracy	kadrowe listy obecności w pracy oraz inne, które nie są elementami spraw (listy pracowników dyżurujących, korekty czasu pracy, wnioski o pracę zdalną)
6.	2502 Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom	dokumenty/wnioski w systemie EZD związane z udostępnianiem sal Urzędu na potrzeby własne
7.	2511 Dokumentacja techniczna prac remontowych	wnioski wewnętrzne w systemie EZD w zakresie zgłaszania usterek i napraw, drobne prace remontowe wnioskowane zgłoszeniem usterki wewnątrz Urzędu
8.	2610 Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych	dokumentacja magazynowa, kolejne kopie nie będące elementami sprawy w Wydziale merytorycznym – KAT BC
9.	2611 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych	rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczenia sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych)
10.	2631 Ewidencja środków transportu	wewnętrzne wnioski w systemie EZD w zakresie transportu
11.	3210 Dowody księgowe	dowody księgowe (rachunki, faktury)
12.	3211 Dokumentacja księgowa	dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe)
13.	0122 Organizacja innych jednostek administracji rządowej	Korespondencja adresowana z innych podmiotów do wiadomości lub zaopiniowania (zawiadomienia o terminie rozprawy wraz z wnioskami o ukaranie)

Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 269/2024 Wojewody Łódzkiego z dnia 9 grudnia 2024 r.

WYKAZ DOKUMENTÓW NIEPODLEGAJĄCYCH REJESTRACJI W SYSTEMIE EZD Z UWAGI NA OBOWIĄZEK REJESTRACJI I PROWADZENIA W INNYCH SYSTEMACH TELEINFORMATYCZNYCH

Lp.	rodzaj dokumentacji	Symbol klasyfikacyjny z JRWA	nazwa systemu, w którym następuje rejestracja	uwagi/wydział
1.	faktury, duplikaty f-r, rachunki i inne dowody o podobnym charakterze w tym noty księgowe i obciążeniowe	3210 3211	FK dla instytucji budżetowych (rejestr zakupu, rejestr należności)	Biuro Kadr, Płac i Budżetu
2.	delegacje krajowe i zagraniczne	2343	FK dla instytucji budżetowych (rejestr delegacji)	Biuro Kadr, Płac i Budżetu
3.	rozliczenia ZUS – deklaracje, raporty	3224	„Płatnik”	Biuro Kadr, Płac i Budżetu
4.	noty korygujące (kopie)	3211	dokument stanowi integralną część źródłowego dowodu księgowego rejestrowanego w FK	Biuro Kadr, Płac i Budżetu
5.	zapotrzebowanie na środki budżetowe, harmonogram wydatków	3122	System Obsługi budżetu Państwa TREZOR	Biuro Kadr, Płac i Budżetu
6.	nieobecności w pracy z wyłączeniem zwolnień lekarskich	2341	System Elektronicznej Rejestracji Czasu Pracy (RCP)	Biuro Kadr, Płac i Budżetu
7.	akty prawne i wyroki w formie dokumentów elektronicznych, przekazywane do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego	4132 (częściowo)	Elektroniczny Wojewódzki Dziennik Urzędowy firmy Administration And Business Consulting (A&BC)	Wydział Prawny, Nadzoru i Kontroli
8.	zapotrzebowanie na środki budżetowe, harmonogram wydatków, prognozy wydatków, sprawozdania budżetowe oraz sprawozdanie finansowe		System Obsługi Budżetu Państwa TREZOR	Wydział Finansów i Budżetu
9.	wyciągi bankowe generowane z systemów bankowości elektronicznej		Systemy Finansowo – Księgowe	Wydział Finansów i Budżetu
10.	Decyzje budżetowe Ministra Finansów, Prezesa Rady Ministrów i Rady Ministrów	3111	System Obsługi Budżetu Państwa TREZOR	Wydział Finansów i Budżetu
11.	Dyspozycje przelewów dotacji celowych z budżetu dysponenta części 85/10- województwo łódzkie		Elektroniczny Centralny Rejestr Umów (ECRU)	Wydział Finansów i Budżetu/wydziały merytoryczne
12.	Dyspozycje przelewów środków finansowych państwowych funduszy celowych oraz pozostałych funduszy		Elektroniczny Centralny Rejestr Umów (ECRU)	Wydział Finansów i Budżetu/wydziały merytoryczne
13.	zakaz opuszczenia kraju		Paszportowy System Obsługi Obywateli (PS2O)	Wydział Spraw Obywatelskich
14.	obsługa dokumentów paszportowych		Paszportowy System Obsługi Obywateli (PS2O)	Wydział Spraw Obywatelskich
15.	wnioski w sprawie zatrudnienia cudzoziemców		SI Syriusz – Zatrudnienie Cudzoziemców	Wydział Spraw Obywatelskich
16.	wnioski cudzoziemców dotyczące legalizacji pobytu		SI Pobyt	Wydział Spraw Cudzoziemców
17.	wnioski o wpisanie zaproszenia do ewidencji zaproszeń		SI Pobyt	Wydział Spraw Cudzoziemców
18.	Sprawozdania z realizacji Rządowego Programu Przeciwdziałania Przemocy Domowej		Centralna Aplikacja Statystyczna CAS	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
19.	Sprawozdania jednorazowe z zakresu przeciwdziałania przemocy domowej (z wyłączenie sprawozdań z realizacji programów korekcyjno-edukacyjnych i psychologiczno-terapeutycznych dla osób stosujących przemoc domową		Centralna Aplikacja Statystyczna CAS	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
20.	sprawozdania rzeczowo-finansowe dotyczące realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej		Centralna Aplikacja Statystyczna CAS	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
21.	sprawozdania dotyczące realizacji zadań z zakresu świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, świadczenia wychowawczego		Centralna Aplikacja Statystyczna CAS	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
22.	Rejestr wolnych miejsc w placówkach opiekuńczo-wychowawczych i interwencyjnym ośrodku preadopcyjnym i regionalnej placówce opiekuńczo-terapeutycznej		Centralna Aplikacja Statystyczna CAS	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
23.	Sprawozdania – pobyt dzieci z placówek POW w placówkach psychiatrycznych		Centralna Aplikacja Statystyczna CAS	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
24.	Sprawozdanie dotyczące okresowych informacji składanych wojewodzie przez prowadzących zakład pracy chronionej lub zakład aktywności zawodowej		Aplikacja Biura Pełnomocnika Rządu do spraw Osób Niepełnosprawnych	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
25.	Sprawozdanie roczne zbiorcze dotyczące zakładów pracy chronionej lub zakładów aktywności zawodowej		Aplikacja Biura Pełnomocnika Rządu do spraw Osób Niepełnosprawnych	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
26.	.Sprawozdanie dotyczące informacji od organizatorów o turnusach rehabilitacyjnych z udziałem osób niepełnosprawnych dofinansowanych z PFRON		Aplikacja Biura Pełnomocnika Rządu do spraw Osób Niepełnosprawnych	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
27.	Sprawozdanie roczne dotyczące informacji o organizatorach i turnusach rehabilitacyjnych z udziałem osób niepełnosprawnych dofinansowanych z PFRON		Aplikacja Biura Pełnomocnika Rządu do spraw Osób Niepełnosprawnych	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
28.	Sprawozdania roczne dotyczące działalności Centrów i Klubów Integracji Społecznej		Centralna Aplikacja Statystyczna CAS)	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
29.	Sprawozdanie z realizacji programu „Posiłek w szkole i w domu”		Centralna Aplikacja Statystyczna (CAS)	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
30.	sprawozdanie jednorazowe sw liczba niezałatwionych i wpływających wniosków/spraw z zakresu świadczenia wychowawczego i świadczeń rodzinnych w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego		Centralna Aplikacja Statystyczna (CAS)	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
31.	sprawozdanie miesięczne ms-w Monitoring spraw z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego		Centralna Aplikacja Statystyczna (CAS)	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
32.	sprawozdanie resortowe wykonywane kwartalnie sr-w kwartalne sprawozdanie rzeczowo-finansowe z wykonywania zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych		Centralna Aplikacja Statystyczna (CAS)	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
33.	sprawozdanie resortowe wykonywane miesięcznie sw-w miesięczne sprawozdanie rzeczowo-finansowe z wykonywania zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczenia wychowawczego		Centralna Aplikacja Statystyczna (CAS)	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
34.	sprawozdanie resortowe wykonywane kwartalnie zdo-w kwartalne sprawozdanie rzeczowo-finansowe z wykonywania zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących zasiłku dla opiekuna		Centralna Aplikacja Statystyczna (CAS)	Wydział Rodziny i Polityki Społecznej
35.	Rozpatrywanie odwołań od orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności wydawanych przez wojewódzki/powiatowe/miejskie zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności	9531	EKSMOoN	Wojewódzki Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności
36.	informacja kwartalna, półroczna i roczna o realizacji zadań powiatowych zespołów i wojewódzkiego zespołu		EKSMOoN	Wojewódzki Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności
37.	Prowadzenie szkoleń członków PZON/MZON/WZON	9530 9532	EKSMOoN	Wojewódzki Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności
38.	Przeprowadzanie badań specjalistycznych dla potrzeb orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności	9531	EKSMOoN	Wojewódzki Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności
39.	Wnioski o wydanie decyzji w sprawie ustalania poziomu potrzeby wsparcia osobom niepełnosprawnym	9534	EKSMOoN	Wojewódzki Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności
40.	Przebieg specjalizacji lekarzy, lekarzy dentystów, diagnostów laboratoryjnych, farmaceutów oraz w dziedzinach mających zastosowanie w ochronie zdrowia	9710-9713 (częściowo)	System Monitorowania Kształcenia (SMK)	Wydział Zdrowia
41.	przechowywanie danych o pacjentach otrzymywane ze szpitali		Analiza Kart Statystycznych (AKS)	Wydział Zdrowia
42.	rejestracja użytkowników oraz wpis i analiza sprawozdań	0442 (częściowo)	System Statystyki w Ochronie Zdrowia (SSOZ)	Wydział Zdrowia
43.	rejestracja podmiotów leczniczych	9610-9612 (częściowo)	Rejestr Podmiotów Wykonujących działalność leczniczą (RPWDL)	Wydział Zdrowia
44.	opiniowanie wniosków inwestycyjnych w ochronie zdrowia	960	Instrument Oceny Wniosków Inwestycyjnych w Ochronie Zdrowia (IOWISZ)	Wydział Zdrowia
45.	Wpis do Centralnego Rejestru Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego	975	Centralny Rejestr Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego (Rejestry e-Zdrowia)	Wydział Zdrowia (dotyczy tylko wniosku o wpis i wpisu – pozostała dokumentacja w sprawach związanych z rejestrem podlega rejestracji w EZD)

Załącznik nr 4 do Zarządzenia Nr 269/2024 Wojewody Łódzkiego z dnia 9 gudnia 2024 r.

WYKAZ DOKUMENTÓW NIEPODLEGAJĄCYCH DEKRETACJI

Rodzaj dokumentacji

Symbol z wykazu akt

Uwagi

Biuro Wojewody

sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

2410

wnioski o nadanie Medali za Długoletnie Pożycie Małżeńskie

0320

Wnioski o nadanie odznaczeń państwowych

0320

faktury

II	Biuro Kadr, Płac i Budżetu

zbiór aktów prawa miejscowego wojewody (w tym rejestry)

0510

zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów

110

sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

3124

sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

3125

inne sprawy nadzoru finansowego

3241

tytuły wykonawcze, ewidencja tytułów wykonawczych, potwierdzenia zapłaty

3151

faktury, duplikaty f-r, rachunki i inne dowody o podobnym charakterze w tym noty księgowe i obciążeniowe oraz delegacje

3211

podpisywane przez Dyrektora w ramach zatwierdzenia do wypłaty po przeprowadzeniu kontroli formalno-rachunkowej

zwrotne potwierdzenia odbioru

korespondencja nieskutecznie doręczona

10.

korespondencja przesłana przez organy egzekucyjne

11.

przygotowanie projektu budżetu

3110

12.

budżet i jego zmiany

3111

13.

budżet komórek organizacyjnych i ich zmiany

3113

14.

obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej

3144

15.

korekty RCP

16.

umowy dot. staży zawodowych

17.

Z-15A, Z-15B wnioski o zasiłki opiekuńcze

III

Biuro Administracji i Logistyki

magazynowanie środków trwałych i nietrwałych

2610

ewidencja środków trwałych i nietrwałych

2611

ewidencja osobistego wyposażenia pracowników

2612

eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

2613

Faktury

zwrotne potwierdzenie odbioru

oferty, reklamy

korespondencja nieskutecznie doręczona

zgłaszanie awarii sprzętu komputerowego

10.

zgłoszenie usterki

11.

oferty zamówień publicznych

Wydział Prawny, Nadzoru i Kontroli

zbiory aktów normatywnych obcych

111

zwrotne potwierdzenia odbioru

faktury

Wydział Finansów i Budżetu

przygotowanie projektu budżetu

3110

pisma informacyjne z Ministerstwa Finansów oraz ministerstw resortowych,
informacje z gmin o wysokości środków przypadających na dane sołectwo na rok następny oraz o wysokości kwoty bazowej (Kb)

budżet i jego zmiany

3111

decyzje Ministra Finansów w sprawie zmian w budżecie w części 85/10–województwo łódzkie,
pisma z Ministerstwa Finansów i ministerstw resortowych stanowiące odpowiedź na wnioski WŁ o przyznanie dodatkowych środków z rezerw celowych lub rezerwy ogólnej budżetu państwa,
pisma z Ministerstwa Finansów i ministerstw resortowych dotyczące budżetu w części 85/10 – województwo łódzkie: odpowiedzi na wnioski, prośby o udzielenie informacji itp.
pisma z Ministerstwa Finansów w sprawie wyrażenia zgody na zmniejszenie lub zwiększenie wydatków majątkowych – w odpowiedzi na wnioski WŁ
adresowane na WŁ wnioski Kierowników państwowych jednostek budżetowych realizujących i nadzorujących merytorycznie realizację zadań, o dokonanie zmian w ich budżetach oraz w ramach dotacji celowych przez nich nadzorowanych,
adresowane na WŁ wnioski Kierowników państwowych jednostek budżetowych o wyrażenie zgody na zmianę zakresu rzeczowego inwestycji i zakupów inwestycyjnych oraz środków przyznanych dodatkowo na dany rok.

rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji

3122

wnioski gmin o zwrot z budżetu państwa części wydatków gmin wykonanych w ramach funduszu sołeckiego

sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

3124

sprawozdania: Rb-70, Rb-N, Rb-Z, Rb-ZN, Rb-27 ZZ wraz z wyjaśnieniami,
wyjaśnienia do sprawozdań: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28Programy, Rb-28Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-28 NW, Rb-50,
rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa,
sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej,
informacja o nieudzielaniu pomocy publicznej,
informacja o rachunkach pomocniczych,
informacja na temat wydatkowania i zaangażowania środków pozyskanych z rezerwy celowej.
informacje o składkach ZUS przedkładane przez jednostki budżetowe,
informacje opisowe z wykonania dochodów i wykorzystania środków i dotacji przedkładane przez jednostki budżetowe, Wydziały ŁUW oraz jednostki samorządu terytorialnego,
rozliczenie środków i dotacji przyznanych z rezerw MF (np. część 83 i 81) oraz rezerwy Wojewody.

sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

3125

sprawozdania: Rb-70, Rb-N, Rb-Z, Rb-ZN, Rb-BZ1, Rb-27ZZ wraz z wyjaśnieniami,
wyjaśnienia do sprawozdań: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28Programy, Rb-28Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-28 NW, Rb-50,
rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa,
sprawozdania o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych,
wyjaśnienie do bilansu, Rachunku zysków i strat, Zestawienia zmian w funduszu oraz informacji dodatkowej,
informacje opisowe z wykonania dochodów i wykorzystania środków i dotacji przedkładane przez jednostki budżetowe, Wydziały ŁUW oraz jednostki samorządu terytorialnego,
informacje dotyczące danych adresowych jednostek budżetowych.

obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej

3144

decyzje Ministra Finansów o zapewnieniu finansowania lub dofinansowania projektów z budżetu państwa

przekazywanie dotacji

3146

wnioski od jednostek samorządu terytorialnego o zwiększenie lub przyznanie dotacji z budżetu państwa

tytuły wykonawcze, ewidencja tytułów wykonawczych, potwierdzenia zapłaty

3151

zwrotne potwierdzenia odbioru

10.

korespondencja nieskutecznie doręczona

11.

materiały reklamowe, zaproszenia, oferty szkoleń/konferencji itp.

Wydział Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa

Oddział planowania i zagospodarowania przestrzennego

informacje wójtów, burmistrzów, prezydentów o wydanych decyzjach o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego

Decyzje zatwierdzające dokumentacje geologiczne, hydrogeologiczne, geologiczno-inżynierskie, a także dodatki do dokumentacji

710

wystąpienia organów samorządu gminnego w sprawie przedstawienia wniosków lub uzgodnienia/zaopiniowania projektów studiów

742

wystąpienia organów samorządu gminnego w sprawie przedstawienia wniosków lub uzgodnienia/zaopiniowania projektów planów miejscowych.

743

wnioski oraz uzgodnienia/opinie do studiów i planów miejscowych przesyłane przez inne organy do wiadomości wojewody oraz inne pisma wpływające od osób fizycznych i prawnych w sprawie ww. dokumentów planistycznych

wystąpienia organów samorządu gminnego o uzgodnienie projektów decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu w zakresie zadań rządowych

745

uzgodnienia projektów decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu na terenach zamkniętych przez właściwe organy

746

dokonane obwieszczenia o wszczęciu postępowania i wydaniu decyzji

746

Oddział administracji architektoniczno-budowlanej

wnioski o wydanie duplikatów i kopii uprawnień budowlanych

5642

10.

skargi do WSA

11.

wyroki, wezwania oraz zawiadomienia WSA i NSA, odpisy skarg kasacyjnych

12.

odwołania i zażalenia na orzeczenia wojewody

13.

wnioski o pozwolenie na budowę

7840

14.

wnioski o wznowienie, uchylenie, zmianę lub stwierdzenie nieważności decyzji (postępowania nadzwyczajne)

7840

15.

wnioski o wydanie postanowienia o odstępstwie od przepisów ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym oraz rozporządzenia Ministra Transportu Gospodarki Morskiej w sprawie warunków jakim powinny odpowiadać drogi ich usytuowanie z dnia 2 marca 1999 r.

7840

16.

wnioski o pozwolenie na rozbiórkę obiektów budowlanych

7841

17.

zgłoszenia zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części

7843

18.

wnioski o wydanie dzienników budowy

19.

wnioski o przeniesienie decyzji na inny podmiot

7840

20.

orzeczenia i pisma innych organów wydawanych w związku z postępowaniami prowadzonymi przez wojewodę

21.

wnioski w sprawie zawieszenia postępowania

22.

wnioski o zmianę decyzji

7840

23.

sprawozdania z ruchu budowlanego GUNB-3

24.

pisma wpływające od osób fizycznych i prawnych w sprawach prowadzonych merytorycznie oraz korespondencja z innych urzędów

25.

wnioski o wydanie zaświadczenia

26.

wnioski o wydanie kserokopii orzeczeń wojewody

27.

Wnioski o wydanie decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej, zezwoleniu na realizację inwestycji w zakresie lotniska użytku publicznego, w zakresie budowli przeciwpowodziowych oraz inwestycji w zakresie sieci przesyłowych

7820

Oddział orzecznictwa

28.

Skargi do WSA na rozstrzygnięcia wojewody

7840, 7721, 7722

29.

Odpisy skarg kasacyjnych

7840, 7721, 7722

30.

Odwołania i zażalenia przekazywane na podstawie art. 133 Kpa do rozpatrzenia przez wojewodę

7721, 7722

31.

Odwołania i zażalenia na orzeczenia wojewody

7840

32.

Wnioski o wznowienie, uchylenie, zmianę lub stwierdzenie nieważności decyzji (postępowania nadzwyczajne)

7840

33.

Orzeczenia i pisma innych organów wydawanych w związku z postępowaniami prowadzonymi przez wojewodę

34.

Pisma i wnioski wpływające od osób fizycznych i prawnych w sprawach prowadzonych merytorycznie oraz korespondencja z innych urzędów

VII

Wydział Rolnictwa i Transportu

informacje o zmianie danych dotyczących wpisu ośrodka szkolenia do rejestru wojewody

8162

informacje nadsyłane przez jednostki samorządu terytorialnego z terenu całego kraju w zakresie nadzoru nad stacjami kontroli pojazdów oraz informacje o zakazie wykonywania przez diagnostów badań technicznych pojazdów, które związane są ze sprawami rozpatrywanymi w klasie „Nadzór nad wydawaniem licencji i zezwoleń w krajowym transporcie drogowym oraz przy przewozach na potrzeby własne”

8164

wnioski organizatorów pielgrzymek o uzgodnienie trasy z organami zarządzającymi na drogach, uzgodnienia od zarządców dróg, po których przebiegają trasy pielgrzymek, które związane są ze sprawami rozpatrywanymi w klasie „Uzgadnianie tras pielgrzymek”

6111

planowanie na poziomie organów rządowej administracji rządowej

0430

planowanie na poziomie każdego urzędu rządowej administracji zespolonej

0431

planowanie w komórkach organizacyjnych urzędu

0432

sprawozdawczość na poziomie organów rządowej administracji zespolonej

0440

sprawozdawczość na poziomie każdego urzędu rządowej administracji zespolonej

0441

sprawozdawczość statystyczna

0442

10.

sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych urzędów

0443

11.

opiniowanie przez organy rządowej administracji zespolonej i ich urzędy projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego

0521

12.

kontrole zewnętrzne w Urzędach

1610

13.

przygotowanie projektu budżetu

3110

14.

budżet zadaniowy (ŁODR)

3111

15.

analizowanie i weryfikacja planów finansowych dysponentów budżetu (WIW, WIORiN)

3112

16.

budżet komórek organizacyjnych i ich zmiany

3113

17.

rozliczenie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji (szkody łowieckie)

3122

18.

sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

3124

19.

sprawozdania roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

3125

20.

dokumentacja płac (WIOŚ)

3221

21.

dokumentacja księgowa (parki krajobrazowe, sprawy różne, NIK, ERATECH)

3211

22.

opiniowanie udzielania pomocy finansowej z tytułu szkód w rolnictwie, w wyniku klęski żywiołowej

7154

23.

straty w rolnictwie

7160

24.

zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej

7161

25.

nadzór na działalnością PSR

7171

26.

nadzór nad administrowaniem łowieckim

7180

27.

zwalczanie kłusownictwa i szkodnictwa łowieckiego

7182

28.

kontrola legalności skupu i obrotu zwierzyną łowną

7183

29.

gospodarowanie zasobami paliw

731

30.

ustalanie wskaźnika przeliczeniowego 1 m² powierzchni użytkowej

7812

31.

kierunki rozwoju inwestycji wodno- melioracyjnych

7830

32.

dotowanie konserwacji urządzeń wodno- melioracyjnych

7831

VIII

Wydział Inwestycji i Rozwoju

Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach

2402

oferty szkoleń

Postępowanie kontrolne

431

wyjaśnienia i zdjęcia informujące o realizacji zaleceń pokontrolnych

Finansowanie inwestycji

3141

pisma od JST oraz mieszkańców, dotyczące prawidłowości realizacji inwestycji
wnioski z prośbą o wsparcie przy realizacji inwestycji

Przekazywanie dotacji

3146

wnioski o wypłatę dotacji
dokumenty związane z realizacją zapotrzebowania na bon energetyczny

Przekazywanie subwencji

3147

wnioski na dofinansowanie zadań w ramach Rządowego Funduszu Rozwoju Dróg i ich uzupełnienia
załączniki do umowy
pisma w sprawie realizacji zadań oraz zaktualizowane harmonogramy
wnioski o płatność
rozliczenia częściowe i końcowe

Wydział Gospodarki Nieruchomościami

zwroty akt spraw od organów i sądów

odpisy ksiąg wieczystych

operaty szacunkowe oraz poprawki do operatów szacunkowych

akty notarialne przesyłane przez osoby fizyczne, organy i sądy oraz pozostałe dokumenty potwierdzające własność uzyskiwane z sądów

opracowania geodezyjne

odpisy postanowień spadkowych przesyłane przez osoby fizyczne i sądy

wypisy z ewidencji gruntów

wyrysy z map ewidencyjnych i materiały kartograficzne

zwrotne potwierdzenia odbioru korespondencji

10.

korespondencja z archiwów państwowych

11.

odpisy aktów stanu cywilnego

Wydział Spraw Obywatelskich

statystyki przesyłane z gmin

3146

oświadczenia, wyjaśnienia, pisma w toku postępowania kontrolnego

431

korespondencja z MSWiA i UDSC dotycząca repatriacji

6112

wszystkie sprawy dotyczące nadawania obywatelstwa polskiego

6120

sprawy dotyczące obywatelstwa polskiego, z wyjątkiem odwołań i skarg

6121

sprawy dotyczące obywatelstwa polskiego, z wyjątkiem odwołań i skarg

6122

wszystkie sprawy dotyczące zrzeczenia się obywatelstwa polskiego

6123

wszystkie sprawy dotyczące związków wyznaniowych i kościołów

6140

wszystkie sprawy dotyczące świadczenia pieniężnego dla posiadaczy Kart Polaka

6159

10.

pisma w toku postępowań odwoławczych

621

11.

pisma w toku postępowań odwoławczych

622

12.

pisma w toku postępowań odwoławczych

6231

13.

sprawy dotyczące unieważnienia aktów stanu cywilnego, z wyjątkiem odwołań i skarg

6232

14.

pisma w toku postępowań odwoławczych

6233

15.

wszystkie sprawy dotyczące zezwolenia na wynoszenie akt stanu cywilnego poza urząd stanu cywilnego

6235

16.

wszystkie sprawy dotyczące zezwoleń na pracę dla cudzoziemców oraz oświadczenia, wnioski, pisma w toku postępowania

8671

XI	Wydział Spraw Cudzoziemców

wniosek o przedłużenie wizy oraz oświadczenia, wnioski, pisma w toku postępowania

6150

wniosek o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy oraz oświadczenia, wnioski, pisma w toku postępowania

6151

wniosek o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt stały oraz oświadczenia, wnioski, pisma w toku postępowania

6152

wniosek o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej oraz oświadczenia, wnioski, pisma w toku postępowania

6153

wnioski o wydanie dokumentów podróży dla cudzoziemca oraz oświadczenia, wnioski, pisma w toku postępowania

6157

wszystkie sprawy dotyczące ewidencjonowania zaproszeń oraz oświadczenia, wnioski, pisma w toku postępowania

6158

wszystkie sprawy dotyczące rejestracji pobytu obywateli Unii Europejskiej oraz oświadczenia, wnioski, pisma w toku postępowania

6160

XII

Wydział Rodziny i Polityki Społecznej

Udzielanie ministrom lub organom centralnej administracji rządowej przez wojewodę informacji i wyjaśnień

002

- Informacje wpływające z jst i podmiotów prywatnych,

- Odpowiedzi jst lub dyrektorów jednostek organizacyjnych pomocy społecznej i podmiotów prywatnych

Programy

042

- Oferty konkursowe składane przez jst w ramach programów osłonowych z zakresu przeciwdziałania przemocy domowej

- Zapotrzebowania jst na realizację

programów dla osób stosujących przemoc domową (programy korekcyjno-edukacyjne i psychologiczno-terapeutyczne, monitoring stopnia wykorzystania środków na ww. Programy

- oferty konkursowe/wnioski składane w ramach programów rządowych i resortowych, w szczególności w ramach programu „Opieka 75+”, Opieka wytchnieniowa, Asystent Osobisty Osoby Niepełnosprawnej

- inne dokumenty składane przez beneficjentów programów rządowych i resortowych,

- oświadczenia o przyjęciu/odrzuceniu dotacji

Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja

045

Ankiety wpływające od zobowiązanych podmiotów

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych

046

Dokumentacja zgromadzona w związku przygotowaniem raportu kwartalnego dla COPE MSWIA z uwagi na realizację projektu FAMI

Sprawozdawczość statystyczna

0442

Informacje zawierające dane statystyczne;

- sprawozdania ze składek na ubezpieczenie emerytalno- rentowe

Meldunki i raporty sytuacyjne

0444

Raporty i wyjaśnienia przesyłane przez jst.

Udział w obcych komisjach, zespołach i grupach roboczych

102

Dokumentowanie działań podejmowanych przez przedstawiciela Wojewody i dyrektora WRiPS w związku z zasiadaniem w Radzie Terenowej ds. Społecznej Readaptacji Osób Skazanych w województwie łódzkim.

Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych

124

Strona internetowa Urzędu, Bieżąca obsługa strony projektu FAMI.

Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania

1230

Pisma z MRiPS dotyczące systemów

10.

Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów

1234

Wnioski rejestracyjne CAS, RZ, CSIZS

11.

Udostępnianie informacji publicznej

1331

Dokumenty zgromadzone w postępowaniu związanym z rozpatrzeniem wniosku o udzielenie informacji publicznej

12.

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)

1410

Odpowiedzi podmiotów zobowiązanych do udzielania wyjaśnień

13.

Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości

1411

Odpowiedzi podmiotów zobowiązanych do udzielenia wyjaśnień, protokoły pokontrolne, odpowiedzi podmiotów składających skargę

14.

Dokumentacja zamówień publicznych

272

Dokumenty gromadzone w postępowaniu prowadzonym w celu przygotowania wniosku B oraz wniosek B

15.

Umowy zawarte w trybie postępowania w trybie zamówień publicznych

273

Umowy zawarte w celu realizacji wniosku B

16.

Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach

2402

Dokumenty zgromadzone w związku z rekrutacją uczestników, organizacją i przeprowadzeniem szkoleń dla pracowników innych jednostek takie jak: zgłoszenia, ankiety AIOS, zaświadczenia, materiały szkoleniowe, pisma do wykonawcy szkolenia, wyjaśnienia wykonawcy i uczestników

17.

Nadzorowanie prawidłowości wykorzystania finansów sektora publicznego

313

Dokumenty składane przez jst i podmioty prywatne w ramach programów rządowych:

- oferty konkursowe

- oświadczenia o przyjęciu/odrzuceniu dotacji

- sprawozdania z realizacji zadań

- informacje dotyczące realizacji zadania,

- Sprawozdania przekazywane przez jst dotyczące wydatkowania dotacji na bieżące funkcjonowanie środowiskowych domów samopomocy,

- zapotrzebowania na dodatkowe środki,

18.

Przekazywanie środków finansowych dla urzędów i ich komórek

3121

Informacje miesięczne, kwartalne o wykorzystaniu dotacji i zapotrzebowania na środki

19.

Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

3124

Informacje o wykorzystaniu dotacji

20.

Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej

3144

Pisma, wnioski, wyjaśnienia dotyczące finansowego aspektu realizacji projektu współfinansowanego ze środków FAMI.

21.

Przekazywanie dotacji

3146

- umowy podpisane przez beneficjentów programów rządowych i resortowych

- wnioski jst o zwiększenie dotacji z budżetu Wojewody Łódzkiego na bieżące funkcjonowanie środowiskowych domów samopomocy / klubów samopomocy

- wnioski jst dotyczące zapotrzebowania na środki z rezerwy celowej budżetu państwa na rozwój sieci ośrodków wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi. - sprawozdania z wykorzystania dotacji,

22.

Postępowanie kontrolne

431

- wyjaśnia/dokumenty składane przez jednostki kontrolowane,

- informacja o zastrzeżeniach lub ich braku do projektu wystąpienia pokontrolnego/wystąpienia pokontrolnego,

- informacja o realizacji zaleceń pokontrolnych

23.

Wzywanie organów gminy do działań zgodnych z prawem

4102

Odpowiedzi podmiotów zobowiązanych do udzielania wyjaśnień

24.

Wzywanie organów powiatu do działań zgodnych z prawem

4112

Odpowiedzi podmiotów zobowiązanych do udzielania wyjaśnień

25.

Sprawozdania i raporty o stanie oświaty w województwie

533

Raporty w zakresie funkcjonowania szkół i przedszkoli

26.

Tłumacze języka migowego

6116

Wniosek o wpis do rejestru tłumaczy języka migowego, dokumenty dotyczące kwalifikacji

27.

Wyjaśnienia, interpretacje, opnie, akty prawne dotyczące promocji zatrudnienia i polityki rynku pracy

860

28.

Nadzór i kontrola realizacji zadań w zakresie polityki rynku pracy

862

29.

Rozpatrywanie odwołań w sprawach uznania, odmowy uznania oraz utraty statusu osoby bezrobotnej i poszukującej pracy

8640