Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku

A. Miejsce załatwienia sprawy

• Wnioski o płatność należy przekazywać za pośrednictwem centralnego systemu teleinformatycznego SL2021 (moduł projekty).

• Komórka organizacyjna: samodzielne wieloosobowe stanowisko pracy do spraw kontroli krajowej

B. Wymagane dokumenty

Krajowy Kontroler przeprowadza weryfikację wydatków w pełnym zakresie w oparciu o dokumenty, na podstawie których może poświadczyć, że wydatki ujęte we wniosku o płatność są prawidłowe oraz z uwzględnieniem postanowień i zasad określonych w szczególności w:

• umowie o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami i wszystkimi aneksami lub zmianami,
• umowie partnerskiej zawartej pomiędzy beneficjentem wiodącym a beneficjentem wraz ze wszystkimi załącznikami i wszystkimi aneksami lub zmianami.

W trakcie weryfikacji,  w zależności od jej zakresu, KK sprawdza:

• wniosek o płatność wraz z załącznikami,
• w przypadku wydatków rozliczanych na podstawie kosztów rzeczywistych – dokumenty potwierdzające prawidłowość i kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku o płatność, w tym:

• dowody księgowe dotyczące poniesionych wydatków (faktury, rachunki itp.) oraz dokumenty potwierdzające zapłatę (np.: wyciągi bankowe),
• umowy z wykonawcami dostaw lub usług,
• protokoły odbioru lub przyjęcia dostarczonych towarów lub usług oraz inne dokumenty potwierdzające odbiór lub wykonanie prac,
• inne dokumenty konieczne do potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności wydatków zgodnie z wymogami programowymi.
• w przypadku wydatków rozliczanych za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków – dokumenty składające się na ścieżkę audytu, określoną w załączniku nr XIII do rozporządzenia ogólnego oraz zgodnie z dokumentami programowymi.

C. Podstawy prawne

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus,  Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz.Urz.UE.L 2021 Nr 231, str. 159),
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1059 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących celu „Europejska współpraca terytorialna”(Interreg) wspieranego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz instrumentów finansowania zewnętrznego,
• ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz.Urz.UE.L 2021 Nr 231, str. 94),
• wytyczne ministra ds. rozwoju regionalnego wydane na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027, które mają zastosowanie do Programu Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027,
• dokumenty programowe zatwierdzone przez Instytucję Zarządzającą lub Komitet Monitorujący, mające zastosowanie do wdrażania Programu Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027,
• porozumienie w sprawie powierzenia Wojewodzie Pomorskiemu zadań kontrolnych w ramach programów Interreg z dnia 21.12.2022 r.

D. Termin załatwienia sprawy

Wnioski o płatność należy przekazywać w ciągu 15 dni kalendarzowych od  zakończenia  

okresu objętego wnioskiem o płatność. Zgodnie z zasadami programowymi KK ma na zakończenie weryfikacji wniosku o płatność 90 dni kalendarzowych od dnia dostarczenia pierwszej wersji wniosku o płatność przez beneficjenta.

Jednakże, aby umożliwić terminowe złożenie sprawozdania z postępu projektu do Wspólnego Sekretariatu, zaleca się, aby Kontroler Krajowy zakończył weryfikację częściowych wniosków o płatność w ciągu 60 dni kalendarzowych (jeśli to możliwe), aby ułatwić sprawny proces zwrotu kosztów.

E. Sposób/forma załatwienia sprawy

Po zakończeniu weryfikacji wydatków Krajowy Kontroler sporządza, podpisuje i przekazuje beneficjentowi Informację o wyniku weryfikacji wniosku o płatność oraz zatwierdza wniosek o płatność w centralnym systemie teleinformatycznym SL2021 (moduł projekty).

F. Tryb odwoławczy

Beneficjent ma prawo do zgłoszenia, w terminie 14 dni od dnia otrzymania Informacji o wyniku weryfikacji wniosku o płatność, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do tej informacji. Termin ten może być przedłużony przez Krajowego Kontrolera na czas oznaczony, na wniosek beneficjenta, złożony przed upływem terminu zgłoszenia zastrzeżeń.

Zastrzeżenia rozpatruje Krajowy Kontroler w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zgłoszenia tych zastrzeżeń. Podjęcie w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń, dodatkowych czynności lub działań, każdorazowo przerywa bieg terminu. W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń Krajowy Kontroler ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień na piśmie.

Zastrzeżenia mogą zostać w każdym czasie wycofane. Zastrzeżenia, które zostały wycofane, pozostawia się bez rozpatrzenia.

Po rozpatrzeniu zastrzeżeń Kontroler Krajowy sporządza pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń albo uzasadnienie odmowy skorygowania ustaleń. W dokumencie Kontroler Krajowy zamieszcza informację: zgodnie z art. 27 ust. 11 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079) do ostatecznej informacji pokontrolnej oraz do pisemnego stanowiska wobec zgłoszonych zastrzeżeń nie przysługuje prawo do złożenia zastrzeżeń, a także, iż wydatki uznane za kwalifikowalne w wyniku pozytywnego rozstrzygnięcia zastrzeżeń zostaną zatwierdzone po ich przedstawieniu przez beneficjenta w kolejnym wniosku o płatność (nie dotyczy wniosku końcowego).

F. Kontakt

Sekretariat Wydziału Kontroli

tel. 58 30 77 368

Wypełniając obowiązek określony w art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych  i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO) informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wojewoda Pomorski z siedzibą w Gdańsku przy ul. Okopowej 21/27, 80-810 Gdańsk, e-mail: zok@gdansk.uw.gov.pl, tel 583077695.
2. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku: e-mail: iod@gdansk.uw.gov.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań kontrolera krajowego obejmujących weryfikację składanego przez beneficjenta wniosku o płatność, kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie podmiotu kontrolowanego, kontroli przestrzegania zasad udzielania pomocy publicznej oraz stosowania właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych, kontroli na zakończenie realizacji projektu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 1 ustawy o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 oraz archiwizowane zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
4. Dostęp do Państwa danych osobowych przysługuje instytucjom określonym w art. 89 ust. 1 ustawy o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.
5. Administrator w ramach realizacji ww. celu nie przekazuje Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego, czyli poza obszar EOG (obejmujący swym zasięgiem: Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
6. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.
7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji niniejszej sprawy/ww. celu oraz przewidziany prawem okres archiwizacji dokumentacji według kategorii A.
8. Może Pani/Pan złożyć do Administratora wniosek dotyczący danych osobowych o:

• sprostowanie / poprawienie danych osobowych (art. 16 RODO);
• ograniczenie przetwarzania danych osobowych, tj. wstrzymanie operacji na danych osobowych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku na zasadach określonych w art. 18 RODO;
• dostęp do danych osobowych (o informację o przetwarzanych przez tut. organ danych oraz o kopię danych – art. 15 RODO);

Aby skorzystać z powyższych praw, może Pani/Pan skontaktować się bezpośrednio z naszym Inspektorem ochrony danych.

9. Ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie  danych osobowych narusza przepisy prawa.
10. Podanie danych jest wymogiem wynikającym z zawartej umowy o dofinansowanie projektu ze środków Programu Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027 i jest jest Pani/Pan zobowiązana/y podać dane osobowe, a konsekwencją ich niepodania będzie brak uznania poniesionych wydatków związanych z realizacją projektu ze środków Programu za kwalifikowalne oraz brak ich refundacji.
11. Dane pozyskiwane są bezpośrednio od osób, których one dotyczą, za pomocą systemów teleinformatycznych albo od instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację Programu, w tym w szczególności od beneficjentów Programu.