W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie stosujemy pliki cookies. Korzystanie z naszej witryny oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu. W każdym momencie można dokonać zmiany ustawień Państwa przeglądarki. Zobacz politykę cookies.
Powrót

Nabór na stanowisko sekretarza w Ambasadzie RP w Abu Dhabi

17.05.2021

Ambasada RP w Państwie Zjednoczonych Emiratów Arabskich z siedzibą w Abu Dhabi ogłasza nabór na stanowisko sekretarza placówki. Miejsce wykonywania pracy: Ambasada RP w Abu Dhabi (brak możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym) data rozpoczęcia pracy: 1 sierpnia 2021 r. Osoby zainteresowane zachęcamy do zapoznania się z załączonym poniżej ogłoszeniem. Termin zgłoszeń upływa 31 maja 2021 r.

logo PL

Główne obowiązki:

  • Obsługa kancelarii jawnej placówki, przyjmowanie/przekazywanie korespondencji (pism, not, listów, zaproszeń), zapewnianie jej właściwego obiegu wewnętrznego i zewnętrznego oraz prowadzenie jej ewidencji w odpowiednich dziennikach - zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA), instrukcją kancelaryjną i archiwalną; archiwizowanie dokumentacji placówki,
  • Przedkładanie do dekretacji i/lub podpisu kierownika placówki korespondencji wychodzącej/przychodzącej; prowadzenie terminarza spotkań służbowych kierownika placówki oraz zapewnianie ich właściwej oprawy (tzw. mała recepcja); wykonywanie innych poleceń kierownika placówki w ww. zakresie,
  • Utrzymywanie bieżących kontaktów służbowych z urzędami/instytucjami krajowymi i lokalnymi; prowadzenie oraz regularna aktualizacja bazy kontaktów placówki,
  • Profesjonalne zarządzanie informacjami napływającymi do placówki: udzielanie kompetentnych odpowiedzi drogą telefoniczną lub elektroniczną rozmówcom oraz interesantom urzędu, bądź dalsze ich przekazywanie wg kompetencji pracowników,
  • Prowadzenie dokumentacji dot. spraw personalnych pracowników Ambasady, w tym teczek osobowych, rejestru obecności, urlopów oraz zwolnień lekarskich,
  • Nadzór nad magazynkiem Funduszu Dyspozycyjnego oraz zgłaszanie zapotrzebowania na dokonywanie bieżących zakupów; weryfikowanie stanu materiałów promocyjnych i biurowych placówki oraz zgłaszanie zapotrzebowania do odpowiednich komórek organizacyjnych placówki lub MSZ;
  • Prowadzenie kasy placówki we współpracy z jej komórką administracyjno-finansową,
  • Obsługa poczty kurierskiej (przygotowanie jej do wysyłki oraz odbiór i rejestracja),
  • Aktywne włączanie się w organizację wydarzeń inicjowanych przez placówkę.   

Wykształcenie:

  • Wyższe; preferowane kierunki studiów: prawo, administracja i zarządzanie, politologia, stosunki międzynarodowe, lingwistyka.

Wymagania konieczne:

  • Doświadczenie w zakresie pracy administracyjno-biurowej, w tym profesjonalnego prowadzenia korespondencji, bardzo dobra umiejętność obsługi systemów komputerowych (MS Office, Ms Outlook, Internet),
  • Bardzo dobra znajomość języka angielskiego, pożądana znajomość języka arabskiego,
  • Wysoka kultura osobista i wysokie kompetencje społeczne,
  • Umiejętność pracy pod presją czasu i dyspozycyjność w sytuacjach nadzwyczajnych,
  • Uregulowany status pobytu w ZEA.   

Wymagania dodatkowe:

  • Zaangażowanie, sumienność oraz rzetelność przy wykonywaniu obowiązków,
  • Bardzo dobra organizacja pracy własnej i zarazem umiejętność pracy zespołowej,  
  • Stała dbałość o wizerunek własny, stosowanie się do zasad dress code urzędu.

 

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

Uprzejmie informujemy, że zgłoszenia niekompletne nie będą rozpatrywane.

  • Życiorys oraz załączony list motywacyjny,
  • Kopia odpisu dyplomu potwierdzającego posiadanie wykształcenia wyższego,
  • Kopia dokumentu lub oświadczenie potwierdzające znajomość języka angielskiego w stopniu bardzo dobrym,
  • Kopie dokumentów lub oświadczenia potwierdzające spełnienie wymagań koniecznych,
  • Kopia paszportu oraz wizyt potwierdzającej uregulowany status pobytu w ZEA,  
  • Oświadczenia kandydata o:

a) niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie,

b) korzystaniu z pełni praw publicznych,

c) wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji,

d) wyrażeniu zgody na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r., Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.),

e) oświadczenie kandydata o wyrażeniu gotowości do złożenia oświadczenia lustracyjnego lub informacji o złożeniu oświadczenia lustracyjnego. Wymóg złożenia ww. oświadczeń wynika z art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 września 2007 roku o zmianie ustawy o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. nr 165 poz. 1171); oświadczenie dotyczy ob. polskich, urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.

Kopie innych dokumentów i oświadczenia:

 W przypadku ukończenia studiów za granicą wymagana jest kopia dokumentów potwierdzających posiadanie wykształcenia wyższego.

Dokumenty należy przesłać do dnia 31 maja 2021 roku (poniedziałek) na adres mailowy  abudhabi.amb.sekretariat@msz.gov.pl lub w Ambasadzie RP w Abu Dhabi w godzinach 9.00-12.00 lub przesłać w terminie naboru (decyduje data wpływu) na adres:

Embassy of the Republic of Poland

Corner Delma 13 & Karamah 14 Street

P.O. Box 2334, Abu Dhabi

z dopiskiem: ogłoszenie sekretarz w Ambasadzie RP 2021

Inne informacje: Oferty otrzymane po terminie (decyduje data wpływu) oraz oferty rozpatrzone negatywnie zostaną komisyjnie zniszczone. Kandydaci zakwalifikowani będą informowani telefoniczne lub e-mailem o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego. Zastrzegamy sobie możliwość kontaktowania się z wybranymi kandydatami.