Polska w ZEA

Główne obowiązki:

• Obsługa kancelarii jawnej placówki, przyjmowanie/przekazywanie korespondencji (pism, not, listów, zaproszeń), zapewnianie jej właściwego obiegu wewnętrznego i zewnętrznego oraz prowadzenie jej ewidencji w odpowiednich dziennikach - zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA), instrukcją kancelaryjną i archiwalną; archiwizowanie dokumentacji placówki,
• Przedkładanie do dekretacji i/lub podpisu kierownika placówki korespondencji wychodzącej/przychodzącej; prowadzenie terminarza spotkań służbowych kierownika placówki oraz zapewnianie ich właściwej oprawy (tzw. mała recepcja); wykonywanie innych poleceń kierownika placówki w ww. zakresie,
• Utrzymywanie bieżących kontaktów służbowych z urzędami/instytucjami krajowymi i lokalnymi; prowadzenie oraz regularna aktualizacja bazy kontaktów placówki,
• Profesjonalne zarządzanie informacjami napływającymi do placówki: udzielanie kompetentnych odpowiedzi drogą telefoniczną lub elektroniczną rozmówcom oraz interesantom urzędu, bądź dalsze ich przekazywanie wg kompetencji pracowników,
• Prowadzenie dokumentacji dot. spraw personalnych pracowników Ambasady, w tym teczek osobowych, rejestru obecności, urlopów oraz zwolnień lekarskich,
• Nadzór nad magazynkiem Funduszu Dyspozycyjnego oraz zgłaszanie zapotrzebowania na dokonywanie bieżących zakupów; weryfikowanie stanu materiałów promocyjnych i biurowych placówki oraz zgłaszanie zapotrzebowania do odpowiednich komórek organizacyjnych placówki lub MSZ;
• Prowadzenie kasy placówki we współpracy z jej komórką administracyjno-finansową,
• Obsługa poczty kurierskiej (przygotowanie jej do wysyłki oraz odbiór i rejestracja),
• Aktywne włączanie się w organizację wydarzeń inicjowanych przez placówkę.   

Wykształcenie:

• Wyższe; preferowane kierunki studiów: prawo, administracja i zarządzanie, politologia, stosunki międzynarodowe, lingwistyka.

Wymagania konieczne:

• Doświadczenie w zakresie pracy administracyjno-biurowej, w tym profesjonalnego prowadzenia korespondencji, bardzo dobra umiejętność obsługi systemów komputerowych (MS Office, Ms Outlook, Internet),

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego, pożądana znajomość języka arabskiego,

• Wysoka kultura osobista i wysokie kompetencje społeczne,
• Umiejętność pracy pod presją czasu i dyspozycyjność w sytuacjach nadzwyczajnych,
• Uregulowany status pobytu w ZEA.   

Wymagania dodatkowe:

• Zaangażowanie, sumienność oraz rzetelność przy wykonywaniu obowiązków,
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej i zarazem umiejętność pracy zespołowej,  
• Stała dbałość o wizerunek własny, stosowanie się do zasad dress code urzędu.

 

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

Uprzejmie informujemy, że zgłoszenia niekompletne nie będą rozpatrywane.

• Życiorys oraz załączony list motywacyjny,
• Kopia odpisu dyplomu potwierdzającego posiadanie wykształcenia wyższego,
• Kopia dokumentu lub oświadczenie potwierdzające znajomość języka angielskiego w stopniu bardzo dobrym,
• Kopie dokumentów lub oświadczenia potwierdzające spełnienie wymagań koniecznych,

• Kopia paszportu oraz wizyt potwierdzającej uregulowany status pobytu w ZEA,  
• Oświadczenia kandydata o:

a) niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie,

b) korzystaniu z pełni praw publicznych,

c) wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji,

d) wyrażeniu zgody na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r., Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.),

e) oświadczenie kandydata o wyrażeniu gotowości do złożenia oświadczenia lustracyjnego lub informacji o złożeniu oświadczenia lustracyjnego. Wymóg złożenia ww. oświadczeń wynika z art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 września 2007 roku o zmianie ustawy o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. nr 165 poz. 1171); oświadczenie dotyczy ob. polskich, urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.

Kopie innych dokumentów i oświadczenia:

 W przypadku ukończenia studiów za granicą wymagana jest kopia dokumentów potwierdzających posiadanie wykształcenia wyższego.

Dokumenty należy przesłać do dnia 31 maja 2021 roku (poniedziałek) na adres mailowy  abudhabi.amb.sekretariat@msz.gov.pl lub w Ambasadzie RP w Abu Dhabi w godzinach 9.00-12.00 lub przesłać w terminie naboru (decyduje data wpływu) na adres:

Embassy of the Republic of Poland

Corner Delma 13 & Karamah 14 Street

P.O. Box 2334, Abu Dhabi

z dopiskiem: ogłoszenie sekretarz w Ambasadzie RP 2021

Inne informacje: Oferty otrzymane po terminie (decyduje data wpływu) oraz oferty rozpatrzone negatywnie zostaną komisyjnie zniszczone. Kandydaci zakwalifikowani będą informowani telefoniczne lub e-mailem o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego. Zastrzegamy sobie możliwość kontaktowania się z wybranymi kandydatami.