Centrum Projektów Polska Cyfrowa

Grantobiorco, pamiętaj o dokładnym przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do prawidłowego rozliczenia projektu grantowego. Staranna weryfikacja dokumentów przed ich złożeniem pozwoli Ci uniknąć konieczności składania wyjaśnień i przyspieszy proces weryfikacji rozliczenia.

Uwzględnij te kroki w rozliczeniu projektu

Przygotowaliśmy listę 8 najważniejszych kroków, które mogą być dla Ciebie pomocne przy kompletowaniu dokumentów:

1. sprawdź zgodność wydatków z wnioskiem o powierzenie grantu;  

2. prawidłowo opisz dokumenty księgowe; 

3. opisz wskaźniki, efekty zgodnie z rzeczywistym stanem realizacji projektu; 

4. opisz działania informacyjno-promocyjne zrealizowane zgodnie zasadami określonymi w dokumentacji konkursowej. 

5. załącz wszystkie wymagane załączniki; 

6. załącz kompletną dokumentację finansową; 

7. załącz potwierdzenia dokonania płatności; 

8. załącz dokumentację potwierdzającą odbiór dostaw, usług lub wykonanie robót (jeśli dotyczy); 

Co należy sprawdzić przed wysłaniem rozliczenia w systemie SORG

Zobacz, czy na pewno masz wszystkie załączniki oraz czy są czytelne i poprawnie zeskanowane. Nazwy plików powinny pozwolić na łatwą identyfikację dokumentów, a formularz rozliczeniowy powinien być wypełniony we wszystkich wymaganych polach.

Sprawdź, czy:

1. wszystkie wydatki były poniesione w okresie kwalifikowalności,
2. dokumenty księgowe, umowy i inne dokumenty rozliczeniowe są wystawione na właściwy podmiot; dokumenty księgowe dotyczą zakresu rzeczowego projektu,
3. każdy dokument jest poprawnie opisany zgodnie z wymaganiami projektu,
4. kwoty wykazane w zestawieniu wydatków są zgodne z dokumentami księgowymi,
5. dane na potwierdzeniach płatności odpowiadają dokumentom księgowym,
6. zastosowałeś wymagane oznaczenia i logotypy.

Niezbędne załączniki do rozliczenia znajdziesz w materiałach na dole.  

Załączniki do rozliczenia:

1. Załącznik nr 1 Oświadczenie o zgodności ze stanem faktycznym.
2. Załącznik nr 2 Oświadczenie o przechowywaniu dokumentacji.
3. Załącznik nr 3 Oświadczenie dotyczące kosztów pośrednich – dotyczy wyłącznie Grantobiorcy, który poniósł koszty pośrednie w Projekcie grantowym. Oświadczenie należy dołączyć do rozliczenia zadania „Koszty pośrednie” w końcowym wniosku rozliczająco-sprawozdawczym składanym w SORG. 
4. Załącznik nr 4 Formularz potwierdzający realną propozycję zwiększenia odporności w wyniku realizacji Projektu grantowego (należy dołączyć 2 pliki: pierwszy Excel w formacie .xlsx oraz drugi z podpisem kwalifikowanym w formacie .xades).
5. Załącznik nr 5 Oświadczenie dotyczące wydatków i braku podwójnego dofinansowania.
6. Załącznik nr 9 Sprawozdanie z postępu rzeczowego realizacji Projektu grantowego. (należy dołączyć 2 pliki: pierwszy Excel w formacie .xlsx oraz drugi z podpisem kwalifikowanym w formacie .xades).

Dołącz skany lub wersje elektroniczne tych dokumentów do wniosku w systemie SORG:

1. Faktury lub równoważne dowody księgowe wraz z wymaganym opisem dokumentu księgowego
2. Historia rachunku bankowego wyodrębnionego na potrzeby realizacji Projektu grantowego za okres od otrzymania grantu do dnia poniesienia ostatniego wydatku.
3. Protokoły odbioru sprzętu/usług/oprogramowania z wyszczególnionymi ilościami oraz specyfikacją.
4. Polisy, jeśli był na nie poniesione wydatki na potwierdzenie ubezpieczenia sprzętu lub urządzenia bezpieczeństwa.
5. Umowy, porozumienia, protokoły przekazania sprzętu, inne.

Ważne: Dokumenty z wyboru dostawców i wykonawców - na żądanie CPPC lub Partnera, w ciągu 14 dni kalendarzowych Grantobiorca przedkłada dokumentację z postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z Zasadami kwalifikowania wydatków w Przedsięwzięciach realizowanych w ramach Inwestycji C 3.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności lub ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320) oraz innymi powszechnie obowiązującymi przepisami);