Polska w Niemczech

Konsulat Generalny RP w Hamburgu realizuje we współpracy z środowiskami polskimi i polonijnymi w hamburskim okręgu konsularnym przedsięwzięcia w obszarze promocji kultury oraz edukacji. Współpraca odbywa się w ramach „Planu współpracy z Polonią i Polakami Za Granicą” przyjętego przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w danym roku budżetowym. Istotnym dokumentem programowym w obszarze współpracy polonijnej jest także "Rządowy program współpracy z Polonią i Polakami za granicą w latach 2015-2020". Obowiązuje on do czasu przyjęcia nowego Programu Rządowego.

Przed wystąpieniem do placówki z ofertą współpracy w zakresie przedsięwzięć polonijnych, uprzejmie prosimy o uważne zapoznanie się z zamieszczonym poniżej materiałem. Pomoże to Państwu w przygotowaniu propozycji działań, a nam w ich odpowiednim opracowaniu. Zachęcamy również do bezpośredniego kontaktu z placówką. Istnieje możliwość uzyskania konsultacji planowanych przedsięwzięć. W celu umówienia terminu rozmowy prosimy o kontakt mailowy: hamburg.kg.sekretariat@msz.gov.pl

 

Realizowane są dwa rodzaje przedsięwzięć:

1. tzw. "małe przedsięwzięcia" - do 1 000 euro (decyzję o realizacji przedsięwzięcia podejmuje kierownik placówki zagranicznej Konsul Generalny RP w Hamburgu w zależności od aktualnego stanu budżetu przyznanego przez MSZ na tę formę współpracy);
2. tzw. "duże przedsięwzięcia" - powyżej 1 000 euro (decyzja o realizacji przedsięwzięcia podejmowana jest przez Departament Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą MSZ (dalej: DWPPG MSZ); decyzje podejmowane są na I i II półrocze danego roku).

Tzw. "małe przedsięwzięcia" realizowane są w ramach funduszu Szkolnictwo Polskie za granicą oraz funduszu Pozostała działalność.

 

Poniżej zamieszczamy schemat wnioskowania o tzw. „duże przedsięwzięcia”:

 

1.  Terminy nadsyłania wniosków:

• do 31 października - w przypadku przedsięwzięć całorocznych lub planowanych na pierwsze półrocze następnego roku;
• do 30 kwietnia - w przypadku przedsięwzięć planowanych na drugie półrocze roku bieżącego.

 

Przedsięwzięcia należy zaplanować w sposób umożliwiający ich pełną realizację oraz rozliczenie finansowe w przeciągu danego roku kalendarzowego, najpóźniej do 30 listopada roku budżetowego.

 

Wnioski nadesłane po terminie nie będą rozpatrywane.

Podpisane wnioski wraz z podpisanymi oświadczeniami w sprawie unikania podwójnego finansowania przedsięwzięć należy przesyłać:

• na adres Konsulatu Generalnego RP w Hamburgu: Gründgensstr. 20, 22309 Hamburg, z dopiskiem „Przedsięwzięcia polonijne” oraz
• w wersji elektronicznej na adres mailowy: hamburg.kg.sekretariat@msz.gov.pl

 

2. Weryfikacja i akceptacja wniosków

Placówka dokonuje wstępnej oceny nadesłanych ofert pod kątem spełniania wymogów formalnych oraz ich zgodności z celami polskiej polityki wobec Polonii, zapisanymi w "Rządowym Programie współpracy z Polonią i Polakami Za Granicą w latach 2015-2020”.

Następnie propozycje przedsięwzięć przekazywane są do DWPPG MSZ do analizy i ostatecznego zatwierdzenia ich realizacji.

Informację o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku o dofinansowanie danego przedsięwzięcia przekażemy Państwu drogą mailową. Placówka nie informuje o powodach odrzucenia wniosków przez DWPPG MSZ.

W wypadku przyznania dofinansowania zawierana jest Umowa na realizację przedsięwzięcia.

 

3. Wydatkowanie i rozliczenie przedsięwzięcia

Zapłata Wykonawcy następuje po protokolarnym odbiorze przedmiotu umowy, na podstawie faktury, rachunku lub noty księgowej wystawionej przez Wykonawcę (tj. partnera Polonijnego) na Konsulat Generalny RP w Hamburgu.

Rozliczenie przedsięwzięcia następuje na podstawie Raportu z realizacji przedsięwzięcia.

Przedsięwzięcie należy zaplanować w sposób umożliwiający jego pełną realizację oraz rozliczenie finansowe w przeciągu danego roku kalendarzowego.

Przypominamy również, że zgodnie z ustawą o finansach publicznych nie ma możliwości przekazywania środków na realizację przedsięwzięć w formie zaliczki. Możliwa jest realizacja przedsięwzięcia w etapach – płatność następuje po każdym zakończonym etapie wykonania umowy.

 

Ważne

Zwracamy uwagę na konieczność skrupulatnego zaplanowania przedsięwzięcia przed przesłaniem oferty do placówki oraz starannego opracowania kosztorysu.

Wszelkie zmiany w pozycjach kosztorysu, harmonogramie czy sposobie realizacji zaakceptowanego przedsięwzięcia powinny zostać zgłoszone do placówki jeszcze przed jego rozpoczęciem. Łączy się to bowiem z koniecznością uzyskania przez placówkę zgody MSZ na wprowadzenie zmian w już zatwierdzonych przedsięwzięciach (nie jest to możliwe decyzją własną placówki).

 

Przypominamy, że to na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek skrupulatnego zaplanowania przedsięwzięcia, przedstawienia w zgłoszeniu realnych, racjonalnych kosztów, a następnie prawidłowego ich rozliczenia.