Prokuratura Okręgowa
w Łodzi

Prokuratura Okręgowa w Łodzi, zaprasza do złożenia oferty na prowadzenie bufetu pracowniczego znajdującego się w kompleksie budynków siedziby Prokuratury, przy ul. Kilińskiego 152 w Łodzi.

Ofertę należy złożyć do dnia 04 lipca 2025 roku do godziny 9:00 w siedzibie Prokuratury Okręgowej w Łodzi, przy ul. Kilińskiego 152. Warunki złożenia ofert i przeprowadzenie procesu wyboru oferty określa Regulamin załączony do niniejszego zaproszenia.

Regulamin na prowadzenie bufetu pracowniczego znajdującego się w kompleksie budynków Prokuratury Okręgowej w Łodzi, przy ul. Kilińskiego 152 w Łodzi - zwany dalej Regulaminem
 

1. Postanowienia ogólne

1. Organizatorem procesu wyboru oferty jest Prokuratura Okręgowa w Łodzi, ul. Kilińskiego 152, 90 - 322 Łódź, zwana dalej Prokuraturą.
2. Przedmiotem zapytania ofertowego jest wybór najemcy, zapewniającego najlepsze z punktu widzenia potrzeb i interesów socjalnych pracowników Prokuratury Okręgowej w Łodzi, warunki prowadzenia bufetu pracowniczego znajdującego się w kompleksie budynków Prokuratury Okręgowej w Łodzi, przy ul. Kilińskiego 152.
3. Klientami bufetu są głównie pracownicy Prokuratury oraz interesanci zwani dalej konsumentami. W budynku pracuje około 200 osób.
4. Umowa najmu zawarta zostanie na okres 2 lat.
5. Do postępowania mogą przystąpić Oferenci, którzy posiadają doświadczenie w prowadzeniu zakładów gastronomicznych tj. w okresie ostatnich trzech lat przed dniem ogłoszenia niniejszego zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności przez Oferenta jest krótszy – to w tym okresie, prowadzili co najmniej jeden bufet/stołówkę pracowniczą lub inny zakład gastronomiczny (bar, restauracja, itp.), przy czym okres działalności Oferenta nie może być krótszy niż 6 miesięcy.
6. Oferent biorący udział w postępowaniu zobowiązuje się do zawarcia umowy najmu oraz świadczenia usług gastronomicznych na warunkach zawartych w Regulaminie wraz z załącznikami.
7. Szczegółowe warunki najmu zawarte są w załączniku Nr 1 do Regulaminu.
8. Istotne postanowienia umowy zawarte są w załączniku Nr 3 do Regulaminu.

 

II. Opis przedmiotu umowy:

1. Oferent zobowiązuje się do prowadzenia w oddanym w najem lokalu bufetu pracowniczego w czasie pracy Prokuratury w godz. 8.00 – 16.00 od poniedziałku do piątku.
2. W ramach zamówienia Oferent zobowiązany jest do:

2.1. przygotowania, dowozu, podgrzania i podania posiłków,

2.2. świadczenia usług cateringowych na zastawie ceramicznej lub porcelanowej,
 z użyciem sztućców platerowanych, serwetek papierowych i materiałowych,     obrusów lub innych nakryć stosowanych obecnie w gastronomii,

2.3. zapewnienia obsługi kelnerskiej,

2.4. zapewnienia szerokiego asortymentu dań zimnych, gorących, obiadowych, śniadaniowych, przystawek, i deserów oraz napojów gorących (w szczególności kawy sypanej, kawy z ekspresu, herbaty) i zimnych,

2.5. przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych - m.in. ustawy z 25 sierpnia 2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz.U.2023.1448),

2.6. wszystkie podawane przez Oferenta posiłki muszą odpowiadać standardom obowiązującym przy prowadzeniu działalności gastronomicznej tego rodzaju oraz muszą być przygotowywane na bazie produktów o odpowiedniej jakości, w tym w zakresie ich właściwości smakowych, zapachowych, estetycznych itd.,

3. Oferent będzie prowadził bufet pracowniczy, który w szczególności zapewni sprzedaż:

• gotowych kanapek świeżych zestawów śniadaniowych, przystawek ciepłych i zimnych oraz wyrobów garmażeryjnych,
• świeżego pieczywa,
• wyrobów piekarniczych o przedłużonej trwałości,
• wyrobów cukierniczych,
• słodyczy, napojów zimnych i gorących
• produktów mlecznych tj. jogurty, desery mleczne, serki, napoje itp.

4. Oferent zapewni w godzinach 12.00 – 15.30 sprzedaż w bufecie nie mniej niż dwóch rodzajów zestawów obiadowych, w tym jeden zestaw obiadowy mięsny, drugi zestaw obiadowy bezmięsny.
5. Cena zestawu obiadowego będzie ustalona w wysokości nie wyższej niż podana przez Oferenta w Formularzu ofertowym.
6. Zaoferowana cena zestawu obiadowego będzie obowiązywała przez cały czas trwania umowy.
7. Na zestaw obiadowy składać się będzie: zupa oraz drugie danie (mięsne/rybne lub bezmięsne) z dodatkiem (dla dań mięsnych/rybnych ): ziemniaki/kasza/makaron/ryż z surówką lub gotowanym daniem warzywnym, kompot, sok, ewentualnie kefir – zwany dalej napojem.
8. Na życzenie konsumenta Oferent zobowiązany jest do sprzedaży poszczególnych elementów zestawu obiadowego przy odpowiednim obniżeniu ceny.
9. W miejscu sprzedaży posiłków wywieszony będzie cennik informujący o cenach poszczególnych potraw lub zestawu.

 

NAJEM LOKALU

1. Prokuratura przekaże Oferentowi w najem w terminie wskazanym w umowie, lokal o łącznej powierzchni 97,70 m² z wyposażeniem zgodnie
   z Załącznikiem nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2. Oferent zobowiązany jest do używania i utrzymania  pomieszczeń w sposób  zgodny z ich przeznaczeniem oraz umową.
3. Oferent zobowiązany jest do codziennego sprzątania udostępnionych pomieszczeń  i utrzymania w nich należytej czystości.
4. Czynsz w okresie w okresie obowiązywania umowy wynosi: ..................... brutto miesięcznie.

 

III. Opis sposobu przygotowania ofert:

1. Przed przystąpieniem do sporządzania oferty Oferent powinien skontaktować się z Prokuraturą w celu dokonanie wizji lokalnej lokalu. Zasady kontaktowania się
   z Prokuraturą zawarte są w rozdziale X Regulaminu.
2. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, dotyczącą przedmiotu zamówienia. Złożenie przez Oferenta więcej niż jednej oferty skutkować będzie odrzuceniem wszystkich złożonych przez niego ofert.
3. Ofertę sporządza się w języku polskim.
4. Oferta powinna być napisana czytelnie, zaleca się aby wszystkie zapisane strony oferty były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane oraz parafowane przez Oferenta. W treści oferty powinna być umieszczona informacja o ilości stron. Każda poprawka w treści oferty winna być sygnowana podpisem Oferenta.
5. Prokuratura nie dopuszcza składania oferty drogą elektroniczną albo faksem.
6. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty wraz z wymaganymi dokumentami.
7. Prokuratura nie zwraca Oferentom kosztów udziału w postępowaniu.
8. Ofertę należy złożyć na „Formularzu ofertowym” stanowiącym Załącznik nr 2 do Regulaminu wraz z dokumentami wymienionymi w rozdziale IV Regulaminu.
9. Dokumenty wymienione w rozdziale IV Regulaminu, w tym referencje mogą być złożone w oryginale lub kopii, potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta.
10. Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta. W przypadku podpisania oferty przez osobę niewykazaną w Krajowym Rejestrze Sądowym – rejestrze przedsiębiorców lub niewykazaną w centralnej ewidencji o działalności gospodarczej, do oferty winno być dołączone pełnomocnictwo (oryginał) dla osoby/osób podpisujących ofertę.
11. Oferent na żądanie Prokuratury ma obowiązek przedstawić oryginały złożonych przez siebie dokumentów, o których mowa w pkt.10.
12. Ofertę umieszcza się w zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym odczytanie zawartości bez jego uszkodzenia. Opakowanie powinno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Oferenta, zaadresowane do Prokuratury z zaznaczeniem na kopercie nazwy postępowania;

przykładowy sposób zaadresowania koperty

 

13. W przypadku nieprawidłowego zaadresowania lub zamknięcia koperty Prokuratura nie ponosi odpowiedzialności za złe skierowanie przesyłki i jej przedterminowe otwarcie.
14. Ofertę należy złożyć w Kancelarii obsługi interesantów Prokuratury Okręgowej w Łodzi, adres jak wyżej.
15.  Termin składania ofert upływa 04 lipca 2025 o godz. 9:00.
16. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert.
17. Prokuratura zaleca, aby w celu dokonania zmiany lub wycofania oferty, Oferent złożył kolejną zamkniętą kopertę, oznaczoną jak w punkcie 13, z dopiskiem „Zmiana” lub „Wycofanie”.
18. Oferty złożone po terminie składania ofert zostaną zwrócone bez otwierania.
19. Otwarcie ofert nastąpi: w dniu 04 lipca 2025 o godz. 9:30 w siedzibie Prokuratury Okręgowej w Łodzi w pokoju B.1.02.

 

IV. Wymagane dokumenty:

Do oferty (wypełnionego formularza ofertowego) należy załączyć obowiązkowo niżej wymienione dokumenty:

1) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji -wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

2) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

3) pełnomocnictwo (oryginał) dla osoby/osób podpisujących ofertę, jeżeli nie są to osoby wykazane w Krajowym Rejestrze Sądowym – rejestrze przedsiębiorców lub nie wykazane w zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej;

4) referencje – przynajmniej od jednego z podmiotów, korzystających niejednokrotnie z usług gastronomicznych Oferenta dla grupy ponad 10 konsumentów.

 

V. Opis sposobu wypełnienia Formularza ofertowego:

W Formularzu ofertowym (stanowiącym załącznik nr 2 do Regulaminu) Oferent przedstawi:

1. Oferowaną cenę zestawów obiadowych (zupa, drugie danie z napojem) wraz z podaniem ceny zupy i drugiego dania z napojem, wchodzących w skład zestawu.
2. Wykaz prowadzonych przez Oferenta zakładów gastronomicznych, w okresie ostatnich trzech lat przed dniem ogłoszenia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności przez Oferenta jest krótszy – to w tym okresie. Oferent powinien wykazać co najmniej jeden podmiot dla którego była prowadzona usługa gastronomiczna niejednokrotna, a grupa obsługiwanych konsumentów liczyła ponad 10 osób.

3. Przykładowe zestawy obiadowe na 5 kolejnych dni (dwa zestawy na każdy dzień):

- zestaw 1 - danie mięsne

- zestaw 2 - danie bezmięsne

 

VI. Ocena ofert:

1. Zastosowane zostaną następujące kryteria oceny ofert:

1) Cena oferty składa się z sumy cen dwóch zestawów obiadowych.

Najtańsza oferta uzyska maksymalnie 100 punktów. Oceniane oferty otrzymają punkty, liczone wg wzoru:

 

     suma cen zestawów obiadowych najniższej oferty

___________________________________________________ x 100

 

       suma cen zestawów obiadowych ocenianej oferty

 

2) W przypadku otrzymania przez kilku Oferentów równej liczby punktów,
o kolejności ich ofert decydować będzie najwyższa liczba należycie wykonanych usług wykazanych w Wykazie, o którym mowa w Rozdziale V
pkt 2 Regulaminu wraz z referencjami.

2. W toku badania i oceny Prokuratura może prosić Oferentów o wyjaśnienia dotyczące treści złożonych ofert, a w szczególności przedstawienia kalkulacji zaoferowanych cen zestawów obiadowych w celu ustalenia, czy oferta nie zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
3. Prokuratura za najkorzystniejszą uzna ofertę, która spełnia wszystkie wymogi określone w Regulaminie i zdobędzie najwyższą ilość punktów.
4. Postępowanie może zostać rozstrzygnięte, jeśli wpłynie co najmniej jedna oferta spełniająca warunki określone w Regulaminie.
5. Prokuratura niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert powiadomi na piśmie Oferentów o jego wyniku albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru.
6. Z zastrzeżeniem rozdziału XI Regulaminu, z Oferentem, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa w terminie związania ofertą.

 

VII. Odrzucenie oferty:

1. Prokuratura odrzuci ofertę, jeżeli:

• została złożona po wyznaczonym terminie, w niewłaściwym miejscu lub została podpisana przez osobę nie upoważnioną do reprezentowania Oferenta;
• do oferty nie zostały dołączone dokumenty wymienione w rozdziale IV Regulaminu, a Oferent mimo wezwania Prokuratury ich nie uzupełnił;
• oferta lub załączone do oferty dokumenty nie potwierdzają spełniania przez Oferenta warunków określonych w Regulaminie;
• oferta zawiera rażąco niską cenę zestawów obiadowych w stosunku do warunków rynkowych;
• Oferent zalega z płatnościami w podatkach i składkach ubezpieczeniowych.

2. Oferent zostanie niezwłocznie poinformowany o odrzuceniu oferty.

 

VIII. Termin związania ofertą:

Okres związania Oferentów złożoną ofertą wynosi 30 dni i rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

 

IX. Opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących Regulaminu:

1. Oferent może zwrócić się pisemnie do Prokuratury o wyjaśnienie treści Regulaminu.
2. Prokuratura udzieli niezwłocznie wyjaśnień, chyba że prośba o wyjaśnienie wpłynęła do Prokuratury na mniej niż 3 dni przed terminem otwarcia ofert.
3. W uzasadnionych przypadkach Prokuratura może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Regulaminu. O dokonanej zmianie Prokuratura poinformuje Oferentów.
4. Jeżeli w wyniku zmiany treści Regulaminu niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Prokuratura przedłuża termin składania ofert
   i informuje o tym Oferentów.

 

X. Kontakt z Prokuraturą:

Prokuratura dopuszcza przekazywanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji e-mailem z wyłączeniem składania ofert.

W przypadku przekazania dokumentów lub informacji e-mailem każda ze Stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

Wizja lokalna bufetu może być dokonana po uprzednim uzgodnieniu telefonicznym terminu, tel. 42/676 86 92  w dni robocze, od poniedziałku do piątku: od godz.
9.30-15.00.

 

XI. Zamknięcie procesu wyboru ofert bez wybrania którejkolwiek z ofert:

Prokuratura zastrzega sobie prawo do zamknięcia (unieważnienia) postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.

 

XII. Informacje dodatkowe:

Oferent przed podpisaniem umowy wniesie kaucję z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w tym zapłaty czynszu najmu, w wysokości 2000,00 zł.
(słownie: dwa tysiące złotych 00/100).

Załączniki:

Nr 1 – szczegółowe warunki najmu

Nr 2 – formularz ofertowy

Nr 3 – istotne postanowienia umowy