Zasadą jest, że obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wydatki, które dokonywane są przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp (tj. umowa odpłatna zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług).

Niekiedy odbywanie podróży służbowej przez pracownika wymaga skorzystania przez niego z usługi hotelarskiej. Często w takim przypadku umowa o świadczenie tej usługi zawierana jest bezpośrednio pomiędzy pracodawcą a podmiotem świadczącym usługę hotelarską. Nierzadko zdarza się jednak, że umowa taka zawierana jest przez pracownika, działającego na polecenie i w imieniu pracodawcy, czyli na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w sposób dorozumiany. Jeśli pracodawca jest jednocześnie zamawiającym w świetle ustawy Pzp, to zawarcie ww. umowy będzie stanowiło udzielenie zamówienia publicznego. Skoro umowa taka będzie kwalifikowana jako zamówienie publiczne, to będzie podlegała uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

W kontekście umów na usługę hotelarską w związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowej pojawia się zagadnienie wynikające z regulacji rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Rozporządzenie w § 2 pkt 2 lit. c)  wskazuje, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegów. Zgodnie z przepisem § 8 ust. 1 rozporządzenia, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Przepis ten reguluje obowiązek zwrotu poniesionego przez pracownika kosztu noclegu podczas podróży służbowej i określa maksymalną wysokość tego zwrotu (jednak zgodnie z ust. 2 tego przepisu, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającym ww. limit).

Jeżeli zatem pracownik, dokonując zakupu usługi hotelarskiej działa w imieniu i na rzecz pracodawcy, będącego zamawiającym (państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej), to zawarcie takiej umowy będzie stanowiło udzielenie zamówienia publicznego.

Jak wynika z przytoczonego przepisu rozporządzenia, w sytuacji, gdy należność za usługę hotelarską przekroczy dwudziestokrotność stawki diety, pracownik będzie partycypował w kosztach świadczonej na jego rzecz usługi hotelarskiej, z której korzysta w związku z odbywaną podróżą służbową. Okoliczność ta nie ma jednak znaczenia dla kwalifikacji  zawieranej przez pracownika w imieniu pracodawcy umowy jako zamówienia, a tym samym dla objęcia jej obowiązkiem sprawozdawczym, o którym mowa w przepisie art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp. Informację o tym zamówieniu ww. zamawiający będzie obowiązany wykazać w sprawozdaniu. W przypadku, gdy wartość zamówienia będzie niższa od kwoty 130 000 zł, będzie ono podlegało ujawnieniu w sekcji IX sprawozdania.

Trzeba przy tym wskazać, że dla dokonanej kwalifikacji ww. umowy jako umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie ma znaczenia, czy środki finansowe stanowiące należność za świadczoną usługę hotelarską zostały uiszczone przez pracodawcę czy przez pracownika. Okoliczność dokonania zapłaty przez pracownika nie pozbawia bowiem danej umowy charakteru zamówienia publicznego.

W praktyce może zaistnieć także sytuacja, w której umowa o świadczenie na rzecz pracownika usług hotelarskich zostanie zawarta pomiędzy podmiotem świadczącym tego rodzaju usługi a pracownikiem działającym we własnym imieniu (tzn. nie w imieniu i na rzecz pracodawcy). Taka sytuacja może mieć miejsce np. na gruncie przepisu § 8 ust. 3 rozporządzenia, który stanowi, że pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. W takim przypadku, pracownikowi wprawdzie przysługuje uprawnienie do otrzymania ryczałtu od pracodawcy na pokrycie kosztu usługi hotelowej, jednakże jeśli pracownik zawarł we własnym imieniu umowę o świadczenie usług hotelarskich, umowa taka nie będzie stanowiła zamówienia publicznego. Z uwagi na powyższe, informacja o tej umowie nie będzie podlegała uwzględnieniu w sporządzanym rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu nie będzie także podlegać kwota wypłaconego pracownikowi ryczałtu, gdyż nie stanowi ona wynagrodzenia wypłacanego wykonawcy z tytułu wykonania zamówienia publicznego.