W związku z wejściem w życiem ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 r., poz. 928), Urząd Zamówień Publicznych ( dalej: UZP), w celu zapewnienia realizacji przepisów ww. ustawy – zapewnieniu bezpiecznej drogi przekazywania zgłoszeń zaobserwowanych naruszeń prawa, wdrożył wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Zamówień Publicznych (Zarządzenie Nr 1/2025 Dyrektora Generalnego Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 13 marca 2025 r.)

Kto może dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia może dokonać osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być, w szczególności :

• pracownik UZP ( lub były pracownik);
• osoba świadcząca na rzecz UZP pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• praktykant, stażysta lub wolontariusz realizujący zadania w UZP;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,

Procedura ma zastosowanie również do zgłoszeń wewnętrznych pozbawionych informacji identyfikujących sygnalistę (zgłoszeń anonimowych)

Jak dokonać zgłoszenia naruszenia?

Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonywane poprzez następujące kanały zgłaszania:

1. poprzez dedykowany adres poczty elektronicznej: sygnalUZPwew@uzp.gov.pl;
2. listownie na adres UZP z dopiskiem na kopercie „Sygnaliści zgłoszenie wewnętrzne – nie otwierać w Kancelarii”.
3. Osobiste zgłoszenie ustne  - W przypadku, dokonania zgłoszenia ustnego spotkanie z sygnalistą wyznaczane jest przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia wniosku. Takie spotkanie jest protokołowane.

Kto przyjmuje zgłoszenie wewnętrzne?

Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w UZP  powołany został Zespół do spraw rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych.

Urząd Zamówień Publicznych (UZP) zapewnia przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa w trybie określonym w załączniku do Zarządzenia nr 6/2025 Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 4 marca 2025 r. w sprawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Zamówień Publicznych.

W przypadku, kiedy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, UZP zachęca do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego.

W jaki sposób zgłosić do UZP naruszenie prawa?

Zgłoszenia są kierowane do UZP:

1. Na adres skrzynki mailowej: sygnalUZP@uzp.gov.pl, który zapewnia poufność zgłoszeń;
2. Listownie z dopiskiem na kopercie „Sygnaliści zgłoszenie zewnętrzne” na adres:
   Urząd Zamówień Publicznych, ul. Postępu 17A, 02-676 Warszawa
3. Ustnie poprzez osobiste zgłoszenie zewnętrzne na wniosek sygnalisty. Spotkanie z sygnalistą wyznaczane jest przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia wniosku. Z wnioskiem o osobiste spotkanie można wystąpić:

• pisemnie na adres siedziby UZP z dopiskiem na kopercie: „Sygnaliści zgłoszenie zewnętrzne”
• telefonicznie (rozmowy telefoniczne nie są nagrywane): (22) 458-77-65 (Departament Kontroli Zamówień Publicznych),
• mailowo na adres poczty elektronicznej: sygnalUZP@uzp.gov.pl

Warunki objęcia sygnalisty ochroną przed działaniami odwetowymi

1. Za działanie odwetowe rozumie się bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
2. Sygnalista jest objęty ochroną przed działaniami odwetowymi od chwili zgłoszenia. Ochrona jest zapewniona, jeśli sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja, którą zgłosił:

• jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia,
• stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Na żądanie sygnalisty UZP wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi.
4. Przykładowy katalog działań odwetowych został określony w art. 12 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928), dalej: ustawa o ochronie sygnalistów.

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego oraz informacje będące przedmiotem zgłoszenia

1. Zgłoszenie naruszenia prawa jest procedowane zgodnie z przyjętą w UZP Procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, stanowiącą załącznik do Zarządzenia nr 6/2025 Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 4 marca 2025 r. w sprawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Zamówień Publicznych.
2. Przedmiotem zgłoszenia są naruszenia prawa dotyczące zamówień publicznych, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
3. W UZP przyjmowane są zgłoszenia naruszeń prawa, które zawierają informacje o tożsamości sygnalisty. Zgłoszenie zewnętrzne pozbawione informacji identyfikujących sygnalistę (zgłoszenie anonimowe) pozostawiane są bez rozpoznania.
4. W uzasadnionych przypadkach UZP może rozpatrzyć zgłoszenie anonimowe.
5. Zadania z zakresu, o którym mowa w Rozdziale 4 ustawy „Zgłoszenia zewnętrzne”, realizuje Departament Kontroli Zamówień Publicznych, który:

• dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, a jeżeli nie należy, na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
• w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Prezesa UZP, podejmuje działania następcze albo przekazuje zgłoszenie, celem podjęcia działań następczych, do innej właściwej komórki organizacyjnej UZP;
• przesyła sygnaliście, w terminach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów, informację o przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego;
• przekazuje sygnaliście, w terminach określonych w ustawie, informację zwrotną oraz informację, o której mowa w art. 41 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

6. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu jego działania, Prezes UZP przekazuje zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia, z uwzględnieniem terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów.
7. W przypadku, gdy zgłoszenie nie dotyczy naruszeń prawa oraz w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, Prezes UZP odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego oraz od podjęcia innych dalszych działań.

Jaki jest termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji?

1. UZP przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego – o ile sygnalista podał dane kontaktowe.
2. Informacja zwrotna odnosi się do planowanych lub podjętych działań następczych, które wynikają ze zgłoszenia naruszenia prawa, jak również powodów podjęcia takich działań.
3. Sygnalista jest też informowany o przekazaniu zgłoszenia do rozpatrzenia według właściwości do innego organu oraz o zamknięciu sprawy z uzasadnieniem przyczyn odstąpienia od jej rozpatrywania.
4. W uzasadnionych przypadkach, udzielenie informacji zwrotnej może być przedłużone do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
5. W przypadku konieczności przedłużenia terminu na udzielenie informacji zwrotnej, UZP informuje o tym sygnalistę przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

1. Dane osobowe sygnalisty w UZP przetwarzają osoby upoważnione przez Prezesa UZP.
2. Dane osobowe sygnalisty nie są ujawniane, chyba że wyraził on na to wyraźną zgodę (co jest uprawnieniem sygnalisty wynikającym z art. 8 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów) bądź obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
3. Sytuacje, w których dane osobowe sygnalisty mogą zostać ujawnione z mocy prawa, dotyczą konieczności skierowania sprawy związanej ze zgłoszeniem naruszenia prawa do innych uprawnionych organów państwa np. organów ścigania, sądów bądź podmiotów, które – w rozumieniu Ustawy – obowiązane są do podejmowania działań następczych w sprawie zgłoszenia naruszenia prawa. Sygnalista będzie informowany o takim udostępnieniu jego danych.
4. Upoważnione osoby są zobowiązane do zachowania w tajemnicy danych osobowych i informacji, które uzyskały wykonując powyższe obowiązki, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe sygnalisty, osób powiązanych z sygnalistą, osób pomagających w  dokonaniu zgłoszenia oraz innych osób fizycznych biorących udział w procesie zgłaszania naruszeń prawa przetwarzane są w UZP zgodnie z zasadami wynikającymi z  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i  w  sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1 z późn. zm.), zwanego dalej: RODO, w szczególności zasadą legalności, rzetelności, przejrzystości, bezpieczeństwa oraz minimalizacji danych osobowych.
2. UZP przygotował klauzulę obowiązku informacyjnego dla sygnalisty, która zawiera informacje wymagane przepisami art. 13 RODO. Odnoszą się one do przetwarzania jego danych osobowych i praw mu przysługujących.
3. Realizacja obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 RODO tj. wobec osób innych niż sygnalista (np. osób, których zgłoszenie dotyczy) następuje z ograniczeniami wynikającymi z przepisów prawa, związanymi z koniecznością zachowania poufności informacji o tożsamości sygnalisty lub zapewnienia, że realizacja celów przetwarzania (np. skuteczne prowadzenie postępowania na skutek zgłoszenia naruszenia prawa) nie będzie uniemożliwiona lub poważnie utrudniona.
4. Dane osobowe są przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, chyba, że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych, spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
5. W odniesieniu do przetwarzania w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, dane mogą być przetwarzane przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub do czasu otrzymania od sygnalisty skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu.
6. Do przechowywania danych osobowych sygnalisty nie są stosowane przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Oznacza to, że po okresie, o którym mowa powyżej w pkt 4, są one niszczone (wyjątek: toczące się postępowania).

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

1. Działania następcze podejmowane w UZP mają na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie zgłoszonemu naruszeniu prawa.
2. Jeżeli jest to konieczne i uzasadnione, Prezes UZP może w szczególności: wszcząć kontrolę udzielania zamówień, zawiadomić odpowiednie instytucje o stwierdzonych naruszeniach prawa.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

1. Aby zapewnić ochronę przed działaniami odwetowymi, UZP:

• przeprowadza dla swoich pracowników szkolenia, które dotyczą ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi;
• ogranicza dostęp do informacji o tożsamości sygnalisty wyłącznie do osób uprawnionych.

2. Zasady ochrony przed działaniami odwetowymi znajdują odpowiednie zastosowanie do osób powiązanych z sygnalistą oraz osób pomagających sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia.
3. Z ustawy o ochronie sygnalistów wynika, że:

• zastosowanie ochrony przed działaniami odwetowymi obowiązuje zarówno w stosunkach pracowniczych, jak i pozapracowniczych,
• odpowiedzialność karna dotyczy osoby, która podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby, która pomaga w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą,
• sygnalista ma prawo do odszkodowania za działania odwetowe (art. 14 ustawy o ochronie sygnalistów),
• ciężar dowodu braku stosowania działań odwetowych, w razie ewentualnego sporu, obciąża pracodawcę,
• sygnalista nie może zrzec się ochrony przed działaniami odwetowymi (art. 17 ustawy o ochronie sygnalistów).

 

Warunki ochrony sygnalisty przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności, zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów

1. Jeżeli sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, to dokonanie tego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa – z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów.
2. Zasady wskazane powyżej w pkt. 1 nie odnoszą się do informacji objętych:

• przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz tych, które nie podlegają ujawnieniu ze względów bezpieczeństwa publicznego,
• tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych,
• tajemnicą narady sędziowskiej,
• postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

3. Ustawy nie stosuje się również do naruszeń prawa w zakresie:

• zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2024 poz. 1320), do których nie stosuje się tej ustawy,
• umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 1218),
• innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa, które odnoszą się do produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi (art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej).

4. Przepisów rozdziału 5 ustawy o ochronie sygnalistów (ujawnienia publiczne) nie stosuje się do naruszeń prawa bezpośrednio związanych z realizacją ustawowych zadań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa narodowego przez służby specjalne:

• Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
• Agencję Wywiadu,
• Służbę Kontrwywiadu Wojskowego,
• Służbę Wywiadu Wojskowego i
• Centralne Biuro Antykorupcyjne.

5. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego, które dotyczy odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
6. Uzyskanie informacji, które będą przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie stanowią podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

W przypadku, kiedy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej UZP, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, UZP zachęca do korzystania z trybu określonego w wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Zamówień Publicznych (Zarządzenie Nr 1/2025 Dyrektora Generalnego Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 13 marca 2025 r.).

Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77
00-090 Warszawa

Podstawa prawna

art. 33 oraz art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, (Dz.U. 2024 poz. 928)

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z rozpatrzeniem zgłoszenia lub ujawnieniem naruszenia prawa jest Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z siedzibą w Warszawie (02-676) przy ul. Postępu 17A, dalej jako Prezes UZP.

Z Administratorem można się skontaktować poprzez adres e-mail: uzp@uzp.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora (jak wyżej).

2. Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących danych osobowych wysyłając email na adres: iod.uzp@uzp.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora (jak wyżej).

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe przekazane w związku z rozpatrzeniem zgłoszenia lub ujawnieniem naruszenia prawa przetwarzane są na podstawie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. g) RODO, o ile takie dane osobowe zawarte zostaną w zgłoszeniu.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe zawarte w dokumentacji związanej z rozpatrzeniem zgłoszenia lub ujawnieniem naruszenia prawa mogą być udostępniane pracownikom wyznaczonym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych; podwykonawcom realizującym usługi na rzecz UZP, tj. usługi IT, pocztowe, kurierskie - na zasadach uprzednio określonych w umowie; a także podmiotom do tego uprawnionym, tj. sąd, policja, Rzecznik Praw Obywatelskich - wyłącznie jednak na podstawie przepisów obowiązującego prawa.

5. Okres przechowywania danych 

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

6. Prawa związane z przetwarzaniem danych

Na warunkach określonych w RODO, przysługują Panu/Pani następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych, z zastrzeżeniem, że przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie,

• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,

• prawo do usunięcia danych osobowych,

• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,

• prawo do cofnięcia zgody; wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna Pan/Pani, że jego dane osobowe przetwarzane są z naruszeniem przepisów prawa.

8. Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

9. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego z zastrzeżeniem ponadnarodowego charakteru przepływu danych w ramach świadczenia na rzecz Urzędu Zamówień Publicznych usług przez Microsoft. W tych wyjątkowych sytuacjach przekazywanie danych odbywa się na podstawie zatwierdzonych przez Komisję Europejską instrumentów prawnych oraz wdrożonych przez Urząd Zamówień Publicznych dodatkowych zabezpieczeń.

10. Profilowanie

Decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany w tym w formie profilowania – automatycznego przypisywania lub przewidywania zachowań, preferencji czy postaw osoby, której dane zostały pozyskane.

11. Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl.

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa