W związku z utrzymującym się wysokim wpływem odwołań, orientacyjny czas oczekiwania na wyznaczenie terminu rozprawy przed Krajową Izbą Odwoławczą może być obecnie dłuższy niż standardowo. Na sytuację wpływa m.in. utrzymujący się wzrost liczby odwołań oraz bieżące uwarunkowania organizacyjne po stronie obsługi administracyjnej postępowań.

Podsumowanie wpływu (dane w zaokrągleniu):

• Lata pełne: 2022 – 3,5 tys., 2023 – 4,0 tys. (+12% r/r), 2024 – 5,1 tys. (+28% r/r).
• Okres 01.01–31.07: 2024 – 2,7 tys., 2025 – 3,2 tys. (+18% r/r).
• Prognoza 2025 (przy utrzymaniu trendu i sezonowości z 2024 r.): ok. 6,0 tys. odwołań do końca roku.

Rekomendacje organizacyjne – jak usprawnić bieg sprawy odwoławczej

1) Postać elektroniczna dokumentów z warstwą tekstową

Rekomendowane jest składanie odwołań i załączników w postaci elektronicznej z warstwą tekstową (tzw. PDF „tekstowy”), a nie jako skany /pliki graficzne. Pliki z osadzonym tekstem można przeszukiwać i automatycznie przetwarzać, co zauważalnie skraca czas obsługi i ogranicza ryzyko błędów związanych z ręcznym przepisywaniem danych. Gdy dostępny jest wyłącznie skan, warto zastosować OCR (rozpoznawanie znaków), aby przed podpisaniem i wysłaniem pliku dodać warstwę tekstową.

Praktyczne wskazówki:

• najlepiej eksportować dokument bezpośrednio do PDF z edytora tekstu/systemu źródłowego;
• w przypadku skanu - uruchomić OCR, przed podpisaniem dokumentu aby dokument stał się maszynowo czytelny (wyszukiwalny i możliwy do kopiowania).

2) Czytelne nazewnictwo plików (ułatwia identyfikację)

Rekomenduje się spójny schemat nazewnictwa: data (YYYY-MM-DD) – rodzaj pisma – podmiot – wersja.

Przykład schematu:
2025-07-31_odwolanie_Wykonawca-XYZ_v01.pdf

Zasady pomocnicze: stała kolejność elementów; bez spacji i polskich znaków (spacje zastąpić „-” lub „_”); wersjonowanie przy zmianach (v01, v02).

Mapowanie nazw dla typowych załączników (propozycja):

• Odwołanie: (YYYY-MM-DD)_odwolanie_[nazwa-podmiotu]_v01.pdf
• Wpis od odwołania (dowód uiszczenia): (YYYY-MM-DD)_wpis _[nazwa-podmiotu].pdf
• Przekazanie odwołania zamawiającemu (potwierdzenie): (YYYY-MM-DD)_przekazanie-odwolania.pdf
• Pełnomocnictwo: (YYYY-MM-DD)_pelnomocnictwo_[dla-kogo]_v01.pdf
• Dalsze pełnomocnictwo: (YYYY-MM-DD)_dalsze-pelnomocnictwo_[dla-kogo]_v01.pdf
• Opłata skarbowa od pełnomocnictwa (dowód): (YYYY-MM-DD)_oplata-skarbowa-pelnomocnictwo.pdf
• KRS / CEIDG: (YYYY-MM-DD)_KRS_[nazwa-podmiotu].pdf / …_CEIDG_[nazwa-podmiotu]_v01.pdf
• Załączniki merytoryczne: prefiks + numeracja i krótki opis, np.
  (YYYY-MM-DD)_zalacznik-01_specyfikacja-techniczna.pdf,
  (YYYY-MM-DD)_zalacznik-02_korespondencja-zamawiajacy.pdf,
  (YYYY-MM-DD)_zalacznik-03_analiza-rynku.pdf.

Analogiczne zasady należy stosować dla pozostałej korespondencji w postępowaniu odwoławczym tj. dla przystąpień, odpowiedzi na odwołanie, sprzeciwu itd.

Po nadaniu sygnatury sprawy zaleca się dodać ją po dacie w formacie [numer-ostatnie 2 cyfry roku] np. 1234-25. Przykład:

• Odpowiedź na odwołanie:
  (YYYY-MM-DD)_1234-25_odpowiedz_odwolanie_[nazwa-podmiotu]_v01.pdf
• Uzupełnienie wpisu od odwołania (dowód uiszczenia):
  (YYYY-MM-DD) _1234-25_wpis-uzupelnienie _[nazwa-podmiotu].pdf

3) Jeden kanał złożenia dokumentu

Dla sprawnego przebiegu rekomendowane jest korzystanie z jednego kanału komunikacji.

• Wnoszenie tego samego odwołania równolegle kilkoma kanałami (np. ePUAP i e-doręczeniami) wymaga ręcznej weryfikacji tożsamości dokumentów i spowalnia obsługę.
• Jeśli przekazywana jest korekta lub zamiana pliku, warto jednoznacznie oznaczyć wersję w nazwie (v02) oraz wskazać w treści, że nowa wersja zastępuje poprzednią.

Najważniejsze odnośniki i usługi

• Krajowa Izba Odwoławcza - informacje o postępowaniu odwoławczym:

  • Krajowa Izba Odwoławcza - Informacje o toku postępowania odwoławczego (po nadaniu sygnatury sprawy)
• ePUAP:
  • Wniesienie odwołania: ePUAP - WNIESIENIE ODWOŁANIA
  • Przystąpienie do postępowania: ePUAP - PRZYSTĄPIENIE
  • Korespondencja ogólna: ePUAP- Korespondencja ogólna
• Wyszukiwarka orzeczeń Krajowej Izby Odwoławczej:
  • Wyszukiwarka orzeczeń KIO
• Wokanda KIO (terminy posiedzeń i rozpraw):
  • widok dzienny (aktualizowany codziennie ok 8:00): Krajowa Izba Odwoławcza - Wokanda - Dzisiejsza
  • widok archiwalny: Krajowa Izba Odwoławcza - Wokanda - Archiwalna

Dziękujemy za stosowanie powyższych rekomendacji w zakresie postaci elektronicznej dokumentów, czytelnego nazewnictwa załączników oraz jednego kanału złożenia. Pozwala to usprawniać obsługę spraw w warunkach zwiększonego wpływu i wspiera sprawne kierowanie odwołań do rozpoznania przez Krajową Izbę Odwoławczą.