Forma przekazywania dokumentacji do kontroli Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych

Dokumentacja przekazywana w ramach kontroli Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych powinna zostać dostarczona w postaci elektronicznych oryginałów albo kopii dokumentów sporządzonych w formie papierowej, uprzednio poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego lub osobę przez niego należycie umocowaną. W przypadku dokumentacji papierowej poświadczenie powinno nastąpić w formie podpisu własnoręcznego, natomiast w przypadku dokumentacji elektronicznej – poprzez opatrzenie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dokumenty sporządzone w postaci elektronicznej powinny zostać przekazane na informatycznym nośniku danych (np. pendrive, płyta CD/DVD) lub przesłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Zamówień Publicznych.

Udostępnienie dokumentacji jedynie on-line, za pośrednictwem zewnętrznych serwisów przechowywania danych (w szczególności takich jak: Dropbox, Google Drive, OneDrive, Cloud Storage lub innych wirtualnych przestrzeni dyskowych), nie stanowi prawidłowego przekazania dokumentów w rozumieniu przepisów ustawy i jest niedopuszczalne.

Złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego na pliku zawierającym dokumentację stanowi oświadczenie kierownika zamawiającego lub osoby przez niego umocowanej (na podstawie pisemnego pełnomocnictwa), że elektroniczne odwzorowanie dokumentów jest tożsame z dokumentami posiadanymi przez zamawiającego w formie pierwotnej – niezależnie od tego, czy dokumenty te zostały sporządzone pierwotnie w formie papierowej czy elektronicznej.

Jednocześnie należy wskazać, iż wszelkie wyjaśnienia składane przez zamawiającego w toku kontroli w formie elektronicznej powinny być również opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Stan faktyczny sprawy ustala się na podstawie całokształtu materiału zebranego w toku kontroli, w szczególności dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia, wyjaśnień kierownika zamawiającego i pracowników zamawiającego, opinii biegłych oraz wyjaśnień innych podmiotów

Zgodnie z art. 605 ust. 4 ustawy Pzp, przekazywanie wszelkich środków dowodowych wnoszonych w postępowaniu kontrolnym w formie elektronicznej powinno następować przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co zapewnia autentyczność i integralność przekazywanych dokumentów.

Dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia

Przekazywana kopia dokumentacji musi być kompletna i obejmować w szczególności:

1) Dokument stwierdzający umocowanie (przez kierownika zamawiającego) do potwierdzenia
za zgodność z oryginałem dokumentacji postępowania, jeżeli kierownik zamawiającego upoważnił do dokonania tej czynności pracownika zamawiającego lub inną osobę;

2) Dokument określający organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej;

3) Oświadczenia składane przez osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 56 ust. 4 ustawy Pzp;

4) Dokumenty dotyczące ustalenia wartości szacunkowej zamówienia;

5) Analizę potrzeb i wymagań zamawiającego (jeżeli dotyczy), wstępne konsultacje rynkowe oraz wcześniejsze zaangażowanie wykonawców;

6) Wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach albo okresowe ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach sektorowych lub umowach ramowych;

7) Ogłoszenie o zamówieniu wraz z dowodami przekazania do publikatora oraz informacją o publikacji;

8) Ogłoszenia o zmianie/sprostowaniu ogłoszenia o zamówieniu wraz z dowodami przekazania do publikatora oraz informacją o publikacji;

9) Specyfikację warunków zamówienia (SWZ) wraz z:

• pełnym opisem przedmiotu zamówienia,
• pytaniami dotyczącymi treści siwz,
• wyjaśnieniami zamawiającego dotyczącymi treści siwz,
• modyfikacjami SWZ,
• informacją z zebrania wykonawców oraz z wizji lokalnej;

10) Informację z otwarcia ofert wraz z potwierdzeniem publikacji na stronie prowadzonego postępowania;

11) Potwierdzenie przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informacji o ofertach złożonych w postępowaniu;

12) Oferty wraz z dokumentami potwierdzającymi wniesienie wadiów oraz dokumentami przedmiotowymi (jeśli były żądane);

13) Oświadczenia składane przez wykonawców wraz z ofertą, w tym wstępne oświadczenie informacyjne JEDZ;

14) Dokumenty dotyczące przeprowadzenia aukcji elektronicznej (jeżeli dotyczy);

15) Dokumenty powstałe w wyniku korespondencji prowadzonej między zamawiającym
a wykonawcami w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, np.:

• wezwanie wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, przekazania oświadczeń lub dokumentów, o którym mowa w art. 126 ust. 1 ustawy Pzp,
• wezwanie wykonawcy do złożenia, uzupełnienia, poprawienia oświadczeń i dokumentów,
• przekazane przez wykonawcę oświadczenia i dokumenty, w tym pełnomocnictwa,
• udzielone przez wykonawców wyjaśnienia (np.: dotyczące: treści oferty, dokumentów podmiotowych oraz przedmiotowych, sposobu kalkulacji ceny ofertowej);
• zawiadomienia o poprawieniu w ofertach oczywistych omyłek pisarskich, omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści ofert o jakich mowa w art. 223 ust. 2 pkt 1-3 ustawy Pzp,
• wezwanie w sprawie przedłużenia terminu związania ofertą oraz odpowiedzi udzielone przez wykonawców,
• wezwanie wykonawców do złożenia ofert dodatkowych oraz złożone oferty dodatkowe,
• informacje o wyborze oferty najkorzystniejszej oraz wykonawcach, których oferty zostały odrzucone;
• dokumenty potwierdzające zwroty wadiów,

16) Dokumentację powstałą w toku postępowania odwoławczego, w tym np.:

• odwołanie,
• zawiadomienie o wniesieniu odwołania z wezwaniem wykonawców do przystąpienia do postępowania odwoławczego,
• przystąpienia do odwołania,
• opozycja przeciw przystąpieniu do odwołania,
• odpowiedź zamawiającego na odwołanie,
• wyrok/postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej,
• skarga do sądu okręgowego na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej, odpowiedź
• na skargę oraz orzeczenie tego sądu,
• wniosek zamawiającego do Krajowej Izby Odwoławczej o uchylenie zakazu zawarcia umowy i postanowienie KIO,

17) Umowa z ewentualnymi zmianami (aneksy);

18) Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia;

19) Ogłoszenie o zmianie umowy;

20) Ogłoszenie o wykonaniu umowy;

21) Prawidłowo wypełniony protokół postępowania o udzielenie zamówienia odzwierciedlający czynności podjęte w postępowaniu, dla których przewidziany obowiązek uwzględnienia w treści protokołu.

W przypadku innych trybów (w tym niekonkurencyjnych), przekazywana dokumentacja powinna odzwierciedlać całokształt czynności podejmowanych w postępowaniu wynikający z ich specyfiki.

Zalecenia co do przekazywanej dokumentacji w celu usprawnienia kontroli

1. Zaleca się uporządkowanie przekazywanej kopii dokumentacji w kolejności chronologicznej odzwierciedlający faktyczny przebieg postępowania, ponumerowanie folderów/plików oraz sporządzenie jej wykazu/spisu.

2. Przekazywana dokumentacja powinna w sposób niebudzący wątpliwości umożliwić weryfikację terminowości działań podejmowanych przez podmioty biorące udział w postępowaniu, w tym celu zaleca się przekazywanie stosownych potwierdzeń w zakresie publikacji dokumentów, potwierdzeń wysyłki oraz potwierdzeń odbioru.

3. W przypadku przekazywania kopii dokumentacji w postaci elektronicznej, nazwy folderów oraz plików powinny w sposób oczywisty korespondować z ich merytoryczną zawartością.

4. Kopia dokumentacji postępowania powinna zostać przekazana w taki sposób, aby możliwa była weryfikacja kwalifikowanych podpisów elektronicznych, ewentualnie zamawiający może przekazać dokument, potwierdzający dokonanie weryfikacji dokumentów złożonych przez wykonawców i opatrzonych kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.