Tylko w poprzednim roku, na podstawie Prawa Zamówień Publicznych, udzielonych zostało ok. 153 tys. zamówień na kwotę ponad 330 mld złotych. Z każdym z nich był związany olbrzymi wolumen cennych danych, których integracja mogłaby pozwolić na optymalizację polityk publicznych, przekrojową analizę rynku, przewidywanie makroekonomicznych trendów czy lepsze zarządzanie procesem zakupowym. Stworzenie tej nowej architektury danych o zamówieniach publicznych w Polsce, realizowane przez Urząd Zamówień Publicznych, uzyskało właśnie wsparcie Komisji Europejskiej i Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD).

Dostęp do informacji oraz wykorzystywanie ich potencjału jest dziś jednym z najcenniejszych zasobów: zarówno dla prywatnego biznesu, jak i administracji publicznej czy samorządowej. Dotyczy to w szczególności obszaru zamówień publicznych, odgrywającego kluczową rolę w funkcjonowaniu polskiej gospodarki, rozbudowy infrastruktury naszego kraju, codziennym funkcjonowaniu szeregu instytucji, urzędów, placówek.

Taki właśnie cel, czyli usprawnienie procesu gromadzenia, zarządzania i wykorzystania danych o zamówieniach publicznych, przyświeca inicjatywie „Data-driven Public Procurement Reform in Poland”, realizowanej przez Urząd Zamówień Publicznych (UZP) we współpracy z Komisją Europejską oraz OECD. Jest to jeden ze 130 projektów, który uzyskał wsparcie KE w ramach tegorocznej edycji Instrumentu Wsparcia Technicznego (TSI).

Już od 30 lat pracujemy na podstawie danych dostarczanych tak przez zamawiających, jak i wykonawców – ale wciąż mamy poczucie pewnego niedosytu. Dlatego cieszymy się, że nasz projekt spotkał się ze zrozumieniem przedstawicielu obu międzynarodowych instytucji. Chcemy wspólnie zbudować nowy system, pozwalający na dogłębną, kompleksową analizę zbieranych przez nas danych, umożliwiający prowadzenie i planowanie maksymalnie efektywnej polityki zakupowej

– podkreśliła Agnieszka Olszewska, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, podczas konferencji inaugurującej projekt.

Urząd Zamówień Publicznych powstał w 1995 roku jako centralny organ administracji rządowej z misją tworzenia przejrzystego systemu zamówień publicznych. Wśród jego priorytetów znajdują się m.in. dbanie o jawność przetargów, uczciwą konkurencję i wyrównywanie szans dla wszystkich potencjalnych wykonawców.

Oczywiście podejmowaliśmy już próby pogłębionej analizy danych, badając na przykład wpływ poszczególnych kryteriów na udział sektora MŚP w różnych kategoriach zamówień. Ale te działania wiązały się z bardzo dużym nakładem pracy, gdyż dane, którymi dysponujemy, wymagają czasochłonnej obróbki i  pochodzą z różnych źródeł: Biuletynu Zamówień Publicznych, sprawozdań zamawiających, publikatora unijnego. Dlatego przyszedł czas na budowę kompleksowego, zintegrowanego, przejrzystego systemu

– wyjaśniał Przemysław Grosfeld, Wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych.

Dzięki projektowi „Data-driven Public Procurement Reform in Poland” możliwa będzie dokładna identyfikacja istotnych informacji o całym rynku, np.  wpływu wykorzystanych narzędzi na efektywność procedur, czynników przyczyniających się do nadmiarowej liczby unieważnień, ryzyka powstania monopoli etc. Korzyści odczuje sam Urząd, jak i cały rynek: lepszy dostęp do danych i możliwość wyciągania z nich wniosków oznacza większą racjonalność zakupów publicznych oraz tworzenie równych szans dla wszystkich interesariuszy.

W tym projekcie chcemy się skupić na trzech warstwach: zarządzaniu strategicznym (czyli analizie, w jaki sposób nasze dane mogą wesprzeć politykę strategiczną państwa), uproszczeniach administracyjnych (czyli automatyzacji procesów i redukcji liczby formularzy) oraz zarządzaniu lokalnym. Warto zaznaczyć, że UZP jest prawdziwą skarbnicą danych — tylko póki co jest to skarb niewykorzystany. Jeżeli uda nam się je połączyć z informacjami posiadanymi przez inne instytucje, jak GUS czy Ministerstwo Finansów, to efektywność rynku zamówień publicznych może ulec skokowemu wzrostowi

– powiedział Robert Król, Dyrektor Departamentu Danych i Informatyzacji w Urzędzie Zamówień Publicznych.

Podczas konferencji, w której uczestniczyli również przedstawiciele KE, OECD oraz polskiej administracji rządowej i samorządowej, przedstawiono kolejne etapy realizacji projektu „Data-driven Public Procurement Reform in Poland”.

Dziś inicjujemy proces konsultacji z interesariuszami publicznymi i komercyjnymi, zbierania opinii czy rekomendacji. Następnym etapem jest analiza zgromadzonych postulatów i stworzenie harmonogramu ich wdrożenia. Kolejnym krokiem będzie pilotaż, czyli testowanie nowego systemu w ograniczonym środowisku, pozwalający na identyfikację i eliminację potencjalnych problemów. Finałem całego procesu będzie oczywiście wdrożenie kompleksowego systemu gromadzenia i analizy danych

– dodał Robert Król.

W wydarzeniu, obok przedstawicieli UZP, w charakterze prelegentów wzięli udział reprezentanci Komisji Europejskiej, OECD oraz instytucji i organizacji, którym bliska jest tematyka danych dotyczących zamówień publicznych:

• Florian Hauser, p.o. Szefa Jednostki ds. Zarządzania i Administracji Publicznej, Grupa Zadaniowa ds. Reform i Inwestycji (SG REFORM), Komisja Europejska
• János Bertók, Zastępca Dyrektora, Dyrektoriat ds. Zarządzania Publicznego, OECD
• Paulo Magina, Szef Działu ds. Infrastruktury i Zamówień Publicznych, OECD
• Thomas Giacoletto, Policy Officer, Grupa Zadaniowa ds. Reform i Inwestycji (SG REFORM), Komisja Europejska
• Simon Cox, Analityk ds. Polityk, Dział ds. Infrastruktury i Zamówień Publicznych, OECD
• Karolis Granickas, Szef na Europę w organizacji Open Contracting Partnership
• Timo Rantanen, Oficer ds. Polityk, Skarb Państwa Finlandii

Ważne głosy w dyskusji stały się również udziałem reprezentantów polskiej administracji rządowej i samorządowej: 

• Michał Piwowarczyk, Zastępca Dyrektora Departamentu Partnerstwa Publiczno-Prywatnego, Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej
• Monika Krupa-Leończyk, Zastępca Dyrektora Departamentu Prawa i Analiz Gospodarczych, Ministerstwo Rozwoju i Technologii
• Ewa Stankiewicz, Zastępca Dyrektora Departamentu Prawnego, Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad
• Katarzyna Woźniak, Dyrektor ds. Zamówień Publicznych, Urząd Miasta Poznania