Polska w Wietnamie

Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — apostille potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika zagranicznego. Dzięki temu możesz posłużyć się zagranicznym dokumentem urzędowym w Polsce.

Socjalistyczna Republika Wietnamu od 11 września 2026 r. jest stroną Konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzonej 5 października 1961 roku.

Oznacza to, że z tym dniem Ambasada RP nie legalizuje już urzędowych dokumentów wietnamskich, a ich uwierzytelnienie następuje w formie apostille, którego udzielają właściwe władze wietnamskie.

Konsul nie pośredniczy w uzyskaniu apostille.

Jeśli zagraniczny urząd wymaga apostille na polskim dokumencie, zapoznaj się z informacjami zamieszczonymi na stronie polskiego MSZ.

Uwaga ! Ważne informacje dotyczące APOSTILLE w tzw. okresie przejściowym

Dokumenty urzędowe państw stron Konwencji, które zostały zalegalizowane przez właściwe organy wietnamskie przed 11 września 2026 r., zachowują moc prawną i mogą być nadal używane w Wietnamie.

Nie ma konieczności uzyskiwania dla nich poświadczenia Apostille.

Poświadczenia Apostille wydane przez właściwe organy państw stron Konwencji przed 11 września 2026 r. są akceptowane i mogą być używane w Wietnamie.

Wnioski o legalizację konsularną wietnamskich dokumentów urzędowych, które zostały prawidłowo złożone przed 11 września 2026 r., będą nadal rozpatrywane, a dokumenty będą wydawane zgodnie z przepisami dotyczącymi legalizacji konsularnej.

Departament Konsularny Ministerstwa Spraw Zagranicznych Wietnamu wyraził również wolę, aby wietnamskie dokumenty urzędowe opatrzone legalizacją konsularną zgodnie z procedurą obowiązującą przed 11 września 2026 r., w tym dokumenty wydane na podstawie wniosków przyjętych przed tą datą, były nadal akceptowane w państwach - stronach konwencji.

 

Organ właściwy do wydawania Apostille

Organem właściwym do wydawania poświadczeń Apostille w Wietnamie jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych Wietnamu.

Poświadczenia Apostille wydają:

• Departament Konsularny Ministerstwa Spraw Zagranicznych;
• Departament Spraw Zagranicznych Miasta Ho Chi Minh.

Apostille wydawane jest na wniosek organów, organizacji lub osób fizycznych w odniesieniu do wietnamskich dokumentów urzędowych przeznaczonych do wykorzystania w państwach stronach Konwencji, z którymi Wietnam utrzymuje stosunki w zakresie jej stosowania.

 

Skutek Apostille

Apostille potwierdza:

• autentyczność podpisu na dokumencie;
• stanowisko urzędowe i uprawnienia osoby podpisującej;
• autentyczność pieczęci lub stempla znajdującego się na dokumencie.

 

Apostille nie potwierdza treści ani formy dokumentu.

Dokumenty urzędowe pochodzące z państw stron Konwencji, z którymi Wietnam stosuje Konwencję, i opatrzone prawidłowym Apostille mogą być używane w Wietnamie bez dodatkowej legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych Wietnamu.

 

Wietnamskie organy i organizacje nie mogą wymagać dodatkowej legalizacji konsularnej w odniesieniu do dokumentów urzędowych opatrzonych prawidłowym Apostille.

Jeżeli jednak odpowiednia umowa międzynarodowa przewiduje zwolnienie z legalizacji lub prostsze zasady poświadczania i weryfikacji dokumentów, zastosowanie mają postanowienia tej umowy. Dokumenty objęte takimi przepisami nie wymagają Apostille.

 

Tłumaczenie i uwierzytelnienie dokumentów

Wydanie Apostille nie zastępuje czynności notarialnych ani innych form uwierzytelnienia wymaganych przez prawo wietnamskie.

Dokumenty urzędowe sporządzone w języku innym niż wietnamski muszą zostać przetłumaczone na język wietnamski. Tłumaczenie musi zostać poświadczone lub uwierzytelnione zgodnie z prawem wietnamskim, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

 

Dokumenty nieobjęte Konwencją Apostille

Konwencja Apostille nie ma zastosowania do:

• dokumentów sporządzonych przez dyplomatów lub urzędników konsularnych;
• dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio operacji handlowych lub celnych.

Dokumenty te nadal podlegają legalizacji konsularnej zgodnie z przepisami prawa wietnamskiego.

Przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o legalizację konsularną będzie prowadzone równolegle z wydawaniem Apostille.

 

Weryfikacja Apostille wydanego w Wietnamie

Do czasu uruchomienia Systemu Informacyjnego Apostille weryfikacja poświadczeń Apostille wydanych przez władze władze Wietnamu odbywa się na podstawie dokumentacji przechowywanej przez organ, który wydał dane poświadczenie.

W celu weryfikacji autentyczności Apostille należy skierować pisemny wniosek do właściwego organu:

Departament Konsularny, Ministerstwo Spraw Zagranicznych
40 Tran Phu, Ba Dinh, Hanoi
tel. 024 3799 3415

lub

Departament Spraw Zagranicznych Miasta Ho Chi Minh
06 Alexandre de Rhodes, Ward Saigon, Ho Chi Minh City
tel. 028 3912 4224.