Koordynacja świadczeń wychowawczych i rodzinnych

Od dnia 1 maja 2004 r., Polska stała się członkiem Unii Europejskiej, od tego momentu osoby zatrudnione legalnie w dowolnym kraju na terytorium Unii Europejskiej mają prawo do ubiegania się o świadczenia rodzinne. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego obejmują reguły, dzięki którym osoby zatrudnione jednocześnie lub po kolei w kilku państwach członkowskich, unikają negatywnych skutków podlegania systemom zabezpieczenia społecznego różnych państw Przepisy takie pomagają ochronie interesów osób przemieszczających się w celu podejmowania zatrudnienia na terytorium różnych państw. Mają pierwszeństwo przed wewnętrznymi przepisami wyżej wymienionych państw. Przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego obowiązują w państwach członkowskich Unii Europejskiej: Austrii, Belgii, Bułgarii, Chorwacji, na Cyprze, w Czechach, Danii, Estonii, Finlandii, we Francji, Grecji, Hiszpanii, Irlandii, na Litwie, w Luksemburgu, na Łotwie, Malcie, w Niemczech, Holandii, Polsce, Portugalii, Rumunii, na Słowacji, w Słowenii, Szwecji, na Węgrzech, we Włoszech, w państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego czyli Islandii, Lichtensteinie i Norwegii, oraz w Konfederacji Szwajcarskiej oraz w Zjednoczonym Królestwie Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej. Ponieważ Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej wystąpiło z Unii Europejskiej przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczą obywateli UE oraz obywateli Wielkiej Brytanii, którzy z końcem okresu przejściowego ciągle znajdowali się w sytuacji dotyczącej jednocześnie państwa członkowskiego i Zjednoczonego Królestwa (tzn. członek rodziny rozpoczął przebywanie na terytorium Wielkiej Brytanii przed zakończeniem okresu przejściowego, który nastąpił z dniem 31 grudnia 2020 r. i przebywa tam nadal, po tej dacie nie osobę wyjeżdzającą na terytorium Wielkiej Brytanii nie obowiązują już przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego). Przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego nie dotyczą, gdy pobyt poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej dotyczy wyjazdu lub pobytu turystycznego, leczniczego lub związanego z podjęciem przez dziecko kształcenia za granicą.

Świadczenia podlegające koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

1.   świadczenia rodzinne w tym: zasiłek rodzinny z dodatkami, zasiłek pielęgnacyjny, świadczenie pielęgnacyjne, świadczenie rodzicielskie -Ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych;
2.   świadczenie wychowawcze (800+) – Ustawa z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci;
3.   rodzinny kapitał opiekuńczy (RKO) - Ustawa z dnia 17 listopada 2021 r. o rodzinnym kapitale opiekuńczym;
4.   aktywny rodzic w tym: aktywni rodzice w pracy, aktywnie w domu - Ustawa z dnia 15 maja 2024 r. o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz wychowaniu dzieci;
5.   jednorazowe świadczenie „Za życiem” – Ustawa z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”.

Obowiązek informacyjny

Składając wniosek o świadczenie wychowawcze lub o świadczenie rodzinne, wnioskodawca powinien poinformować organ właściwy o zatrudnieniu/zamieszkaniu członka rodziny – w państwie, które stosuje przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, co spowoduje przekazanie wniosku do rozpatrzenia przez instytucję właściwą. Wskazać także należy, iż osoba ubiegająca się o świadczenia rodzinne jest zobowiązana do niezwłocznego informowania organu wypłacającego świadczenie o każdej zmianie mogącej mieć wpływ na prawo do świadczeń w szczególności o utracie lub podjęciu zatrudnienia poza granicami Polski. Procedowanie ww. sprawach wymaga współpracy i wymiany informacji pomiędzy zainteresowanymi instytucjami – polską i zagraniczną, mając tym samym wpływ na termin ich rozpatrzenia.

Regulacje prawne w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

W przypadku zamieszkania/zatrudnienia członka rodziny (rodzica dziecka) w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, EOG, Szwajcarii, a w niektórych przypadkach także Wielkiej Brytanii, do wniosku o zasiłek rodzinny/ świadczenie wychowawcze mają zastosowanie regulacje unijne:
− rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r.
w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. L 166 z 30.04.2004, s. 1),
− rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Przepisy wykluczają indywidualny wybór państwa, z którego świadczenia będą pobierane, ponieważ ustalane jest to zgodnie z zasadami pierwszeństwa, ściśle określonymi przepisami unijnymi. W oparciu o zapisy zawarte w art. 68 rozporządzenia 883/2004, kolejność ta ustalana jest następująco:
− w pierwszej kolejności świadczenia przyznawane są z tytułu zatrudnienia lub pracy na własny rachunek,
− w drugiej kolejności z tytułu otrzymywania emerytury lub renty,
− w ostatniej, na podstawie miejsca zamieszkania.
Zastosowanie przepisów o koordynacji świadczeń powoduje, że państwo mające pierwszeństwo jest zobowiązane do wypłaty pełnej kwoty świadczeń rodzinnych (po spełnieniu kryteriów przewidzianych w jego ustawodawstwie, natomiast drugie zainteresowane państwo, wypłaca różnicę tzw. dodatek dyferencyjny) - w przypadku, gdy kwota świadczeń w Polsce jest niższa.

Procedura postępowania w sprawie świadczeń rodzinnych z instytucjami zagranicznymi

Jeżeli w instytucji właściwej Państwa Członkowskiego, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, złożony zostaje wniosek o przyznanie świadczeń rodzinnych, ale nie z tytułu prawa pierwszeństwa to:
a) instytucja ta niezwłocznie przekazuje taki wniosek instytucji właściwej Państwa Członkowskiego, którego ustawodawstwo ma zastosowanie z tytułu pierwszeństwa, informuje zainteresowanego oraz jeżeli to możliwe ustala prawo do świadczeń w formie dodatku dyferencyjnego
b) instytucja właściwa Państwa Członkowskiego, którego ustawodawstwo ma zastosowanie z tytułu pierwszeństwa, rozpatruje ten wniosek, tak jak gdyby został on złożony bezpośrednio do niej, a dzień, w którym wniosek taki został złożony w pierwszej instytucji, uważa się za dzień złożenia wniosku w instytucji mającej pierwszeństwo.
Data wniosku jest w takim przypadku wiążąca dla drugiej zainteresowanej instytucji. Wówczas, właściwa ze względu na miejsce zamieszkania, instytucja właściwa w sprawach koordynacji świadczeń rodzinnych zobowiązana jest do przeprowadzenia postępowania w celu ustalenia uprawnienia do świadczeń w przedmiotowym okresie, po uzupełnieniu niezbędnych w sprawie dokumentów.

Właściwa instytucja zagraniczna jest zobowiązana do poinformowania strony polskiej o wynikach postępowania mających wpływ na prawo do świadczeń w Polsce. W celu otrzymania pełnej kwoty świadczenia przewidzianego w ustawodawstwie polskim, można przedłożyć decyzję odmawiającą prawa do świadczeń z właściwej instytucji zagranicznej, z powodu niespełnionych warunków ustawodawstwa państwa pierwszeństwa.
Brak współpracy z instytucją zagraniczną oznacza brak możliwości przyznania świadczeń w Polsce. Co może skutkować koniecznością zwrotu świadczeń w przypadku świadczeń wypłaconych w Polsce.
Rozpatrywanie wniosków wstecz jest możliwe tylko, gdy instytucja zagraniczna przekaże taki wniosek o świadczenia rodzinne bądź też wskaże datę złożenia wniosku w instytucji zagranicznej (wymiana takich danych odbywa się za pośrednictwem elektronicznego systemu wymiany danych).

Sposób ustalenia koordynacji

Świadczenia rodzinne oraz świadczenie wychowawcze do 31 maja 2022 r.

Zgodnie z ustawą o świadczeniach rodzinnych, wnioski w sprawie uzyskania prawa do świadczeń rodzinnych, składa się w urzędzie gminy właściwym ze względu na miejsce zamieszkania osoby ubiegającej się o ww. świadczenia. W sytuacji, gdy z zebranego materiału dowodowego okaże się, że jeden z członków rodziny przebywa w kraju objętym koordynacją, gmina powinna ustalić, czy wyjazd nie ma charakteru zarobkowego i powinien przekazać wojewodzie wniosek w raz z aktami z zapytaniem, czy w danej sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego:

W przypadku wniosku nowego, nierozpatrzonego przez gminę, kiedy zastosowanie mają przepisy o koordynacji, wojewoda wydaje decyzje w przedmiocie polskich świadczeń lub przekazuje, na zasadzie pierwszeństwa, wnioski do instytucji zagranicznej celem rozpatrzenia;
W przypadku wniosku rozpatrzonego poprzednio przez gminę, kiedy wojewoda ustali, że mają zastosowanie przepisy o koordynacji, gmina powinna uchylić swoją decyzję przyznającą świadczenia za okres, w którym osoba podlega ustawodawstwu innego państwa i przekazać całą dokumentacje do wojewody. Następnie wojewoda może wydać decyzje w przedmiocie polskich świadczeń lub przekazuje na zasadzie pierwszeństwa, wnioski do instytucji zagranicznej celem rozpatrzenia;
W przypadku gdy wojewoda ustali, że w danej sprawie nie mają zastosowania przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, odsyła wniosek do gminy do rozpatrzenia lub dalszej realizacji.

Świadczenie wychowawcze od 1 czerwca 2022 r., Rodzinny Kapitał Opiekuńczy

Zgodnie z ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, ustawą o Rodzinnym Kapitale Opiekuńczym oraz ustawą o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz wychowaniu dzieci wnioski w sprawie uzyskania prawa do ww. świadczeń składa się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) tylko drogą elektroniczną. W sytuacji, kiedy z wniosków ww. świadczeń wynika, iż członek rodziny przebywa w krajów objętych koordynacją, ZUS powinien przekazać wniosek do wojewody, celem jego weryfikacji na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
1. W przypadku wniosku, w którym okaże się, że mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, wojewoda ustala okres koordynacji i pismem poinformuje ZUS o zastosowaniu przepisów unijnych. Przekaże także właściwą informację do instytucji zagranicznej o pobieranych przez wnioskodawcę świadczeniach w Polsce.
2. W przypadku wniosku, w którym okaże się, że nie znajdą zastosowania przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, wojewoda pismem poinformuje ZUS o zaistniałej sytuacji.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje decyzje dotyczące ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego. Kompetencje Wojewody jako organu właściwego ds. koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego ograniczają się tylko do ustalenia czy zachodzi koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego oraz który kraj jest pierwszy do wypłaty świadczeń. Powyższe informacje są przekazywane zarówno do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jak i do instytucji zagranicznej.
Jeżeli zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego ustawodawstwo polskie nie jest ustawodawstwem wyznaczonym jako mające pierwszeństwo, świadczenie wychowawcze przysługuje w pełnej wysokości tj. 500 zł / 800 zł (art. 5 ust. 2b ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci).