Polska w Hiszpanii

Transkrypcji może dokonać kierownik dowolnego Urzędu Stanu Cywilnego w Polsce.

Wniosek można złożyć: bezpośrednio w USC (osobiście w Polsce lub korespondencyjnie), poprzez osobę upoważnioną (np. członka rodziny), a także za pośrednictwem konsula.

Nie, dokumenty można złożyć osobiście albo listownie. 

Tutaj znajdziesz dane teleadresowe do placówek polskich w Hiszpanii.

Na wizytę umów się za pomocą systemu e-konsulat. Wybierz rodzaj wizyty "Sprawy prawne".

Zobacz więcej na stronie: Jak umówić się na spotkanie w konsulacie?

1. wniosek o transkrypcję (dostępny w urzędzie konsularnym lub do pobrania)
2. oryginał odpisu zagranicznego aktu zgonu, wraz z ewentualną legalizacją lub apostille, jeżeli jest wymagana (nie wymagają apostille lub legalizacji odpisy aktów wydane w Unii Europejskiej - więcej na ten temat znajdziesz na stronie: Apostille)
3. poświadczone tłumaczenie zagranicznego aktu zgonudokonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula - jeżeli jest wymagane
4. ewentualne dodatkowe dokumenty stanu cywilnego stanowiące podstawę do uzupełnienia lub sprostowania aktu, wraz z legalizacją/apostille i tłumaczeniem.

Pamiętaj! Dokumenty wymagające tłumaczenia musisz złożyć wraz z poświadczonym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości
• tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
• konsula.

Jeżeli przedkładany odpis aktu zgonu został wydany przez urząd w państwie członkowskim Unii Europejskiej, zamiast poświadczonego tłumaczenia możesz przedłożyć standardowy formularz wielojęzyczny, wydawany przez ten sam urząd, który wydał odpis aktu, na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 1024/2012. Zwróć jednak szczególną uwagę, czy formularz został wypełniony prawidłowo - na przykład czy daty nie zostały w nim zapisane słownie, zamiast cyframi. Urząd stanu cywilnego dokonujący transkrypcji może nie przyjąć niepoprawnie sporządzonego standardowego formularza wielojęzycznego i zażądać przedłożenia poświadczonego tłumaczenia (lub odpisu wielojęzycznego).

Przedłożone dokumenty nie podlegają zwrotowi - są one przesyłane do Urzędu Stanu Cywilnego, który dołącza je do akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. 

Opłata wynosi 50,00 EUR. Obejmuje ona też doręczenie odpisu polskiego aktu małżeństwa sporządzonego przez USC w wyniku transkrypcji.

Akceptowane formy płatności: karta, gotówka, przelew.

Więcej informacji o pobieraniu opłat w konsulacie na stronie: Opłaty konsularne 

Konsul niezwłocznie przekaże Twój wniosek do wskazanego przez Ciebie kierownika urzędu stanu cywilnego oraz poinformuje Cię o spodziewanym terminie realizacji wniosku przez USC. W przypadku większości urzędów stanu cywilnego (za wyjątkiem USC m.st. Warszawy) termin ten wynosi od 2 do 8 tygodni.

Konsul powiadomi Cię, że polski akt zgonu został już sporządzony i wprowadzony do elektronicznego rejestru stanu cywilnego. Następnie, gdy odpis zupełny aktu zostanie doręczony do konsulatu, skontaktujemy się z Tobą w celu ustalenie formy jego odbioru (osobiście lub przez wysyłkę pocztą).

Polski odpis zupełny aktu odbierzesz osobiście w konsulacie albo może zostać wysłany pocztą.

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
• byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody. 

Czy muszę złożyć wniosek o transkrypcję aktu zgonu, aby otrzymać zaświadczenie na przewóz zwłok lub prochów?

Nie, dokonanie transkrypcji aktu zgonu nie jest warunkiem koniecznym do wydania zaświadczenia na przewóz zwłok lub prochów.