Konferencja prasowa, uroczyste otwarcie inwestycji, piknik dla mieszkańców, warsztaty dla dzieci czy spacer edukacyjny z przewodnikiem. To wydarzenia, które mają szansę wypromować projekt dofinansowany z Funduszy Europejskich (FE) i zaprezentować go lokalnym społecznościom. Dlaczego to takie ważne? Dlatego, że dzięki nim mieszkanki i mieszkańcy mogą zobaczyć Twój projekt oraz dowiedzieć się, co nowego i dla nich interesującego pojawiło się w ich okolicy. Mogą przekonać się, jak inwestycje dofinansowane z FE ułatwiają im codzienne funkcjonowanie i podnoszą komfort życia. Sprawdzić, jak dzięki Funduszom Europejskim ich miasto lub region stały się piękniejsze, nowocześniejsze i atrakcyjniejsze.

Organizacja wydarzenia promującego projekt dofinansowany z Funduszy Europejskich oraz przygotowanie na nie materiałów z zakresu komunikacji i widoczności ma kilka wytycznych. Niezależnie od tego, jaką atrakcję zaplanujesz, postaraj się zadbać o widoczność wymaganego zestawienia znaków (programu Funduszy Europejskich, barw Rzeczpospolitej Polskiej i Unii Europejskiej) na wszystkich materiałach związanych z wydarzeniem oraz w miejscu Twojego wydarzenia. Poinformuj także uczestników o dofinansowaniu Twego przedsięwzięcia ze środków unijnych.

Jeśli Twój projekt ma znaczenie strategiczne lub jego całkowity koszt* przekracza 10 mln euro, musisz zorganizować wydarzenie lub działanie informacyjno-promocyjne w ważnym momencie realizacji swojej inwestycji. Dodatkowo zaprosić na nie przedstawicieli Komisji Europejskiej i instytucji w systemie wdrażania FE z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem.

Jeśli natomiast całkowity koszt* Twojego projektu jest niższy, ale przekracza 5 mln euro, poinformuj organ przyznający dofinansowanie o ważnych etapach w projekcie oraz związanych z nimi planowanych wydarzeniach informacyjnych i promocyjnych. Do kluczowych momentów realizacji projektu możemy zaliczyć na przykład rozpoczęcie inwestycji, osiągnięcie ważnego etapu, rezultatu czy też zakończenie projektu.

Lista kontrolna wydarzenia

Aby ułatwić Wam organizację wydarzenia dotyczącego projektu dofinansowanego z Funduszy Europejskich, przygotowaliśmy dla Was listę kontrolną.

1. Przed rozpoczęciem prac organizacyjnych, przejrzyj zapisy umowy o dofinansowanie oraz „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 20212027” pod kątem przygotowania wydarzeń i materiałów o charakterze informacyjno-promocyjnym. 
    
2. Określ budżet wydarzenia i zweryfikuj kwalifikowalność wszystkich zaplanowanych wydatków.
    
3. Przygotuj harmonogram działań, uwzględniając minimalny okres na realizację każdego z nich.
    
4. Wyślij z odpowiednim wyprzedzeniem zaproszenia na wydarzenie do uczestników, w tym do przedstawicieli instytucji w systemie wdrażania FE. Jeśli realizujesz dofinansowany z FE projekt strategiczny lub jego wartość przekracza 10 mln euro, zaproszenie z 4-tygodniowym wyprzedzeniem skieruj do Komisji Europejskiej (KE), właściwej Instytucji Zarządzającej, Pośredniczącej i Wdrażającej.
    
5. Przy tworzeniu materiałów pamiętaj, aby zawrzeć w nich –  zarówno w warstwie graficznej, jak i tekstowej – informację o finansowaniu Twojego projektu przez Unię Europejską. Zamieść obowiązkowe zestawienie znaków (znaku programu Funduszy Europejskich, barw Rzeczpospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej) na wszystkich przygotowywanych na wydarzenie materiałach drukowanych lub w formie elektronicznej oraz ewentualnych materiałach promocyjnych.
   Na przykład: zaproszeniu, agendzie programu, komunikatach prasowych, informacji na stronę internetową i do mediów społecznościowych, liście obecności, prezentacji prelegentów, filmach promocyjnych dotyczących projektu, umowach z wykonawcami, protokołach odbioru itp. Pamiętaj, że zestawienie znaków co do zasady umieszczamy w wersji pełnokolorowej.  
   O tym, jak graficznie oznaczać informacje i materiały dotyczące projektu dofinansowanego z Funduszy Europejskich, przeczytasz pod linkiem: Jak oznaczać graficznie informacje i materiały dotyczące projektu dofinansowanego z Funduszy Europejskich? 
    
6. Uwzględnij w scenariuszu wydarzenia wystąpienie przedstawiciela KE oraz Instytucji Zarządzającej. Po wydarzeniu umieść cytaty z ich wypowiedzi w informacji prasowej lub materiałach, które publikujesz na stronie internetowej albo w mediach społecznościowych. 
    
7. Zwróć uwagę, czy organizacja i planowany przebieg wydarzenia dotyczącego projektu dofinansowanego z FE uwzględnia zasady horyzontalne UE, w tym m.in. zasadę równość szans i niedyskryminacji, równości kobiet i mężczyzn, standardy dostępności. Zapewnij możliwość zgłoszenia szczególnych potrzeb uczestników (potrzeb związanych z dostępnością) np. poprzez formularz zgłoszeniowy.
   Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz w Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027. Zwróć uwagę na jej Załącznik nr 2: Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027, w którym znajduje się m.in. opis standardu informacyjno-promocyjnego, dostępności cyfrowej (w tym udostępnianych materiałów w wersji elektronicznej) i architektonicznej (np. dostępności dla osób z niepełnosprawnościami).
    
8. Oznacz miejsce spotkania materiałami zawierającymi odpowiednie informacje i zestawienie znaków. Przy wejściu do budynku i sali umieść plakat lub tabliczkę informacyjną. W widocznym miejscu postaw roll-up lub ściankę promocyjną. W głównym miejscu, np. przy mównicy, umieść flagę Unii Europejskiej oraz flagę Rzeczypospolitej Polskiej.
    
9. Podczas głównej części spotkania poinformuj ustnie uczestników wydarzenia o dofinansowaniu projektu z Funduszy Europejskich. W treści materiałów  informacyjnych dodatkowo przedstaw dane na temat źródła i wysokości tego dofinansowania.
    
10. Zadbaj o dokumentację wydarzenia, w tym fotograficzną, wideo (z uwzględnieniem zapisów RODO). Materiały nagrane w trakcie wydarzenia mogą posłużyć do promocji Twojego projektu.
     
11. Pamiętaj, aby przygotowane dla mediów lub uczestników komunikaty (w tym na własnej stronie internetowej i profilu w mediach społecznościowych) oraz relacje z wydarzenia w jakiejkolwiek formie (również audio czy audiowizualnej), zawierały fragment wskazujący słownie oraz graficznie źródło i wysokości dofinansowania Twojego projektu z Funduszy Europejskich. Podkreśl rezultaty Twojego projektu dla lokalnych społeczności i innych grup odbiorców. Na przykład w artykule opisz, jakie działania w ramach projektu zostały wykonane, jakie korzyści przyniosą osobom i podmiotom z niego korzystającym oraz jakie wsparcie z FE Twój projekt otrzymał.
     

Materiały związane z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne), które powstaną w ramach Twojego projektu, będą mogły służyć promocji Funduszy Europejskich w kraju i za granicą. Dlatego instytucja przyznająca dofinansowanie, a także inne instytucje zajmujące się Funduszami Europejskimi w Polsce oraz instytucje unijne, mają prawo do nieodpłatnej i niewyłącznej licencji do korzystania z tych materiałów (utworów).

Jak komunikować ekologicznie

Informacja i promocja projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich musi być realizowana zgodnie z zasadą horyzontalną:  Do No Significant Harm (DNSH). Dlatego wybierz takie narzędzia komunikacyjne, aby były dobrze dopasowane do celu działania, ale jednocześnie ekologiczne.

Jeśli to możliwe, zrezygnuj z publikacji drukowanych na rzecz elektronicznych, stosuj odniesienia do QR kodów, unikaj zamawiania gadżetów. Jeśli zastosowanie gadżetów jest uzasadnione, ogranicz ich liczbę do niezbędnego minimum. Zamów tylko i wyłącznie produkty ekologiczne, z materiałów z recyklingu lub u producentów lokalnych, którzy działają w zrównoważony sposób. Takich, którzy respektują kryteria zielonych zamówień (m.in. kryterium efektywności energetycznej) lub angażują się w zatrudnianie przedsiębiorstw społecznych itp.

Organizacja wydarzenia promocyjnego z pewnością wymaga czasu i wysiłku, jednak jego efekty są tego warte! Dlatego nie wahaj się – pokaż, jak Twój projekt dofinansowany z Funduszy Europejskich wspiera rozwój naszego kraju, jak dzięki niemu wzmacnia się atrakcyjność polskich miast i regionów oraz jakie korzyści odniosą jego odbiorcy – mieszkańcy, przedsiębiorcy, lokalne organizacje czy turyści.

 

* Całkowity koszt projektu obejmuje koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne. Koszt projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie.