Q&A dla jednostek prowadzących studia

1. Jak wygląda procedura uzupełnienia i podpisania przez uczelnię załącznika nr 5 za pośrednictwem platformy MOS?

Każdy cudzoziemiec, który będzie ubiegał się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach - niezależnie od tego, czy będzie ubiegał się o udzielenie ww. zezwolenia z uwagi na rozpoczęcie, czy też z uwagi na kontynuacje studiów, będzie zobowiązany złożyć wniosek o udzielenie ww. zezwolenia za pośrednictwem MOS. Za każdym razem cudzoziemiec, wypełniając wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach, będzie musiał podać adres email uczelni, na który będzie wysyłana wiadomość z linkiem do formularza załącznika nr 5. Osoba uprawniona do reprezentowania jednostki prowadzącej studia będzie zobowiązana wypełnić załącznik i podpisać go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym. Załącznik do wniosku będzie mógł być złożony tylko w postaci elektronicznej, za pośrednictwem MOS, przy użyciu formularzy udostępnionych w MOS. Po wypełnieniu formularza należy kliknąć „Podpisz przez login.gov i wyślij”. Następnie należy wybrać wybraną przez siebie metodę podpisu. Po podpisaniu formularz zostanie przesłany automatycznie. Po wypełnieniu formularza i podpisaniu go, będzie możliwość pobrania wypełnionego załącznika w formacie PDF oraz XML, np. do celów uzupełnienia przez uczelnię dokumentacji cudzoziemca.

Cudzoziemiec będzie mógł złożyć wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach dopiero po wypełnieniu przez uczelnię formularza online. Dopóki jednostka prowadząca studia nie zakończy wypełniania swojej części, cudzoziemiec będzie miał zablokowaną możliwości podpisania i wysłania wniosku. O odblokowaniu możliwości zostanie on poinformowany osobnym mailem.

2. Czy załącznik nr 5 będzie przychodził automatycznie za każdym razem w momencie składania wniosku przez cudzoziemca, który poda wskazany przez uczelnię adres?

Tak.

3. Jaki adres e-mail uczelnia powinna podać cudzoziemcom: funkcyjny czy imienny?

Nie wskazujemy jaki adres e-mail uczelnia ma podać cudzoziemcowi w sprawach dedykowanych legalizacji pobytu cudzoziemców, może być to dedykowany adres e-mail w sprawach MOS lub inny wybrany przez uczelnię do komunikacji ze swoimi studentami, który jest obsługiwany przez pracowników uczelni.

4. Czy istnieje możliwość podania 2 adresów e-mail do formularza? Na naszej uczelni inne biuro obsługuje kandydatów, a inne biuro obsługuje studentów.

Cudzoziemiec wypełniający wniosek będzie mógł podać do wniosku tylko jeden adres email. Oczywiście możecie Państwo posiadać różne adresy e-mail i podawać odpowiedni adres mailowy odpowiedniej grupie cudzoziemców. Ponadto będzie możliwość przesłania otrzymanego linku dalej.

5. Na naszej uczelni wstępnie planujemy funkcjonowanie odrębnych adresów e-mail dla studentów, doktorantów, pracowników. Czy w przypadku niezgodności danych lub konieczności przesłania linku na inny adres e-mail będzie możliwy kontakt zwrotny ze studentem, doktorantem lub pracownikiem?

System MOS nie umożliwi możliwości kontaktu z cudzoziemcem składającym wniosek.

W przypadku błędnego wskazania adresu e-mail cudzoziemiec powinien ponownie wypełnić wniosek i podać prawidłowy adres e-mail. Ponadto będzie możliwość przesłania otrzymanego linku dalej.

6. Czy adres e-mail wnioskodawcy będzie widoczny dla pracownika obsługującego sprawę?

Nie.

7. Czy pracownik uczelni będzie miał możliwość przekazania wiadomości (linku do formularza załącznika nr 5 wniosku) do osoby odpowiedzialnej za dany zakres spraw w przypadku jej błędnego skierowania?

Tak, link można przekazywać dowolnie, jednak nie ma możliwości zapisania postępów wypełnionej części i powrotu do niej lub przekazywania dalej części postępów lub dołączania innych załączników.

8. Jakie informacje będą zawarte w aktywnym linku do uzupełnienia? Czy będą one w pełni odpowiadać danym zawartym w zaświadczeniu o kontynuacji studiów dla cudzoziemców? Czy w aktywnym linku będą już wstępnie uzupełnione dane osoby ubiegającej się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy (np. imię i nazwisko), czy też wszystkie informacje będą wprowadzane samodzielnie przez pracownika uczelni?

Zakres danych wypełnianego formularza obejmuje dane zawarte w Załączniku nr 5 do wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy, dołączanego w przypadku ubiegania się przez cudzoziemca o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach, którego treść określona będzie w rozporządzaniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy.

Załącznik będzie zawierał następujące informacje:

imię (imiona) i nazwisko – dane będą znajdować się już w otrzymanym przez uczelnię formularzu;
data urodzenia, a w razie braku dokumentu potwierdzającego datę urodzenia prawdopodobny rok urodzenia – dane będą znajdować się już w otrzymanym przez uczelnię formularzu;
obywatelstwo – dane będą znajdować się już w otrzymanym przez uczelnię formularzu;
nazwa i adres siedziby jednostki prowadzącej studia pierwszego stopnia, studia drugiego stopnia lub jednolite studia magisterskie albo kształcenie w szkole doktorskiej;
datę rozpoczęcia przez cudzoziemca kształcenia na studiach;
datę zakończenia studiów, na jakie cudzoziemiec został przyjęty;
kierunek studiów, a w przypadku szkoły doktorskiej - dyscypliny naukowe albo artystyczne;
określenie poziomu studiów i informację o ich odpłatności;
informację, w jakim języku odbywają się studia, oraz o poziomie biegłości językowej wymaganym do ich odbycia;
informację, czy cudzoziemiec jest objęty programem unijnym lub programem wielostronnym obejmującym środki w zakresie mobilności lub porozumieniem między przynajmniej dwiema instytucjami szkolnictwa wyższego przewidującym mobilność wewnątrzunijną oraz nazwę programu lub porozumienia i nazwę oraz adres jednostek prowadzących studia, objętych tym porozumieniem;
informację dotyczącą dotychczasowej realizacji toku studiów i zaliczenia przez cudzoziemca wymaganych programem studiów zajęć lub grupy zajęć - jeżeli wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy dotyczy kontynuacji studiów.

9. Czy podpisany załącznik nr 5 trzeba będzie wydrukować wypełnić, podpisać i przesłać skanem?

Nie, załącznik nr 5 musi być podpisany elektronicznie i wysłany w systemie, zgodnie z procedurą opisaną w odpowiedzi na pyt. nr 1.

10. Czy po uzupełnieniu formularza wygeneruje się plik pdf, który następnie zostanie podpisany przez osobę upoważnioną i załączony w systemie? Czy po uzupełnieniu formularza należy go podpisać w systemie, bez generowania pdf?

Formularz należy podpisać elektronicznym systemie, zgodnie z procedurą opisaną w odpowiedzi na pyt. 1.

11. Czy załącznik, który jest wypełniany przez uczelnię, może być podpisany przez rektora podpisem profilem zaufanym ?

Formularz będzie mogła wypełnić i podpisać osoba uprawniona do reprezentowania jednostki prowadzącej studia. Załącznik może być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym.

12. Czy rektor może wskazać dowolną osobę do podpisywania czy powinna to być osoba funkcyjna?

13. Czy formularz może być podpisany elektronicznie za pośrednictwem platformy zewnętrznej firmy, z którą mamy podpisaną umowę na podpisywanie dokumentów. Podpis ten jest imienny osoby upoważnionej przez rektora.

Załącznik może być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym.

14. Dotychczas załącznikiem do zaświadczenia był również wykaz ocen. Czy nadal będzie on wymagany jako załącznik w systemie?

Do Załącznika nr 5 nie będzie konieczności dołączania wydruku karty okresowych osiągnięć studenta. Brak jest też konieczności drukowania ww. karty i przekazywanie jej studentowi/doktorantowi w formie papierowej.

15. Czy pracownik uczelni będzie miał możliwość pobrania wystawionego dokumentu? Obecnie przechowujemy wydane zaświadczenia w teczce studenta/doktoranta – czy taka praktyka będzie nadal możliwa w nowym systemie?

Po wypełnieniu formularza i podpisaniu go, będzie możliwość pobrania wypełnionego załącznika w formacie PDF oraz XML.

16. Jak będzie wyglądać procedura w przypadku osób, które otrzymały zaświadczenie o przyjęciu na studia (podpisane przez Rektora), lecz nie rozpoczęły jeszcze kształcenia, a już ubiegają się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy? Czy tego typu zaświadczenia również będą obsługiwane za pośrednictwem platformy MOS?

Każdy cudzoziemiec, który będzie ubiegał się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach niezależnie od tego, czy będzie ubiegał się o udzielenie ww. zezwolenia z uwagi na rozpoczęcie, czy też z uwagi na kontynuacje studiów, będzie obowiązany złożyć wnioseko udzielenie ww. zezwolenia za pośrednictwem MOS, zgodnie z procedurą opisaną w odpowiedzi na pyt. 1.

17. Czy sprawa dotyczy podpisywania elektronicznie zaświadczeń urzędowych o przyjęciu/ kontynuacji przez cudzoziemca studiów?

Nie. Przez system MOS uczelnie nie będą elektronicznie podpisywać zaświadczeń o przyjęciu/kontynuacji przez cudzoziemca studiów, a załącznik nr 5 do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy. Zaświadczenie o przyjęciu/kontynuacji studiów cudzoziemiec będzie mógł załączyć samodzielnie jako elektroniczny załącznik do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w Polsce lub w wersji papierowej, już po złożeniu wniosku za pośrednictwem portalu MOS.

18. Dotychczas załącznikiem do zaświadczenia był również wykaz ocen. Czy nadal będzie on wymagany jako załącznik w systemie, czy też – jak dotąd – należy go drukować i przekazywać studentowi/doktorantowi w formie papierowej?