5.1. Dokumenty elektroniczne przekazywane w postępowaniu odwoławczym, zarówno do KIO, jak i przez KIO do stron oraz uczestników postępowania odwoławczego, są sporządzane w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, w szczególności w załącznikach do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

 

5.2. Format dokumentów elektronicznych

5.2.1. Dokumenty tekstowe lub tekstowo‑graficzne przekazywane jako załączniki do pism w postaci elektronicznej sporządza się w formatach danych określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, umożliwiających ich odczytanie przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania, w szczególności:

5.2.1.1. w formacie PDF (z warstwą tekstową),

5.2.1.2. w formatach dokumentów pakietów biurowych zgodnych z powszechnie stosowanymi standardami.

5.2.2. Dokumenty wymagające podpisu elektronicznego są sporządzane w formacie umożliwiającym zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub innych przewidzianych przepisami środków identyfikacji elektronicznej; zaleca się format PDF z podpisem w standardzie PAdES.

5.2.3. Pliki zawierające dane tabelaryczne, rysunki, grafiki lub inne dane niż dokumenty tekstowe i tekstowo‑graficzne sporządza się w formatach danych określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, umożliwiających ich odczytanie przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania, w szczególności jako:

5.2.3.1. pliki arkuszy kalkulacyjnych,

5.2.3.2. pliki graficzne w formatach rastrowych (np. JPG, PNG),

5.2.3.3. pliki archiwów w formatach ZIP, TAR, GZ, 7Z.

! Wskazówka dotycząca przygotowywania pism procesowych i załączników

Dla zapewnienia przejrzystości akt sprawy oraz ułatwienia pracy stronom, uczestnikom postępowania odwoławczego i składom orzekającym zaleca się, aby:

– nie wklejać do pism procesowych fragmentów dokumentów sporządzonych w innych formatach ani ich odwzorowań w postaci tzw. „print screenów”; w takich przypadkach właściwe jest dołączanie dokumentów jako odrębnych załączników w dopuszczalnych formatach danych, o których mowa w pkt 5.2, z ewentualnym wskazaniem w treści pisma odpowiednich fragmentów dokumentu (np. poprzez oznaczenie strony, punktu, paragrafu),

– sporządzać pisma procesowe w sposób możliwie zwięzły, koncentrując się na istotnych dla rozstrzygnięcia okolicznościach faktycznych i prawnych; w przypadku powoływania się na dorobek orzeczniczy lub doktrynę wystarczające jest wskazanie orzeczenia w sposób umożliwiający jego identyfikację (np. sygnatura, data, sąd) albo miejsca i strony publikacji, do której autor pisma się odwołuje, bez konieczności przytaczania pełnej treści cytowanego fragmentu.

 

5.3. Rozmiar wiadomości i załączników oraz kompresja

5.3.1. Przy korzystaniu z adresu do doręczeń elektronicznych Urzędu Zamówień Publicznych łączny rozmiar pojedynczej przesyłki wraz z załącznikami powinien odpowiadać parametrom określonym w regulaminie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego dostępnym pod adresem https://bip.poczta-polska.pl/regulamin-purde-i-puh/  

5.3.2. Przy korzystaniu z poczty elektronicznej łączny rozmiar pojedynczej wiadomości wraz z załącznikami jest dostosowany do możliwości systemów pocztowych nadawcy i KIO; przyjmuje się, że rozmiar pojedynczej wiadomości wraz z załącznikami nie przekracza 35 MB,

5.3.3. W celu zapewnienia możliwości przekazania dokumentów elektronicznych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej stosuje się w szczególności:

5.3.3.1. kompresję plików do postaci archiwum, z wykorzystaniem co najmniej jednego z formatów danych przeznaczonych do kompresji dokumentów elektronicznych określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, w szczególności w formatach .zip, .tar, .gz albo .7z,

5.3.3.2. podział dokumentów na kilka następujących po sobie wiadomości, odpowiednio oznaczonych w polu „Temat” (np. poprzez wskazanie sygnatury sprawy oraz kolejności wiadomości: „część 1 z 3”, „część 2 z 3” itd.).

 

5.4. Nazewnictwo plików i katalogów

5.4.1. Nazwy plików stanowiących załączniki do pism w postaci elektronicznej są nadawane w sposób umożliwiający:

5.4.1.1. określenie rodzaju dokumentu i daty jego sporządzenia (np. przez umieszczenie na początku nazwy daty sporządzenia dokumentu w formacie rok‑miesiąc‑dzień oraz krótkiego opisu, np. „2026‑03‑10_odpowiedz_na_odwolanie.pdf”),

5.4.1.2. zachowanie czytelnej struktury i kolejności dokumentów.

5.4.2. W przypadku przekazywania dokumentów elektronicznych za pośrednictwem poczty elektronicznej nazwy plików nie zawierają znaków, które mogą uniemożliwić prawidłowe przetworzenie pliku w systemach teleinformatycznych, w szczególności znaków specjalnych niewystępujących w podstawowym zestawie znaków alfabetu łacińskiego oraz znaków zastrzeżonych w systemach plików.

5.4.3. W przypadku przekazywania dokumentów elektronicznych na adres do doręczeń elektronicznych Urzędu Zamówień Publicznych nazwy plików oraz sposób ich oznaczania spełniają wymagania określone w przepisach ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych oraz w regulaminie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W zakresie nieuregulowanym w tych przepisach stosuje się odpowiednio zasady określone w pkt 5.4.1.

5.4.4. W przypadku plików zawierających informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa albo dane osobowe, o których mowa w art. 9, 10 i 87 RODO, nazwy plików zawierają odpowiednie oznaczenie wskazujące na charakter danych (np. „…_tajemnica_przedsiebiorstwa.pdf”, „…_dane_RODO.pdf”), co umożliwia ich identyfikację.

5.4.5. Jeżeli dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo dokumentacja postępowania odwoławczego jest przekazywana w postaci elektronicznej w formie katalogów (folderów) lub archiwów zawierających katalogi: 5.4.5.1. struktura i nazewnictwo katalogów odzwierciedla w miarę możliwości etapy i czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu lub odpowiednio w postępowaniu odwoławczym,

5.4.5.2. nazwy katalogów są spójne z przyjętym sposobem nazewnictwa plików, o którym mowa w pkt 5.4.1, i umożliwiają uporządkowanie dokumentów zgodnie z chronologią zdarzeń.

 

5.5. Rodzaje informatycznych nośników danych wykorzystywanych przy przekazywaniu dokumentacji postępowania do KIO

5.5.1. W przypadkach, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą, dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu, składana do KIO w postaci elektronicznej, jest przekazywana na następujących rodzajach informatycznych nośników danych:

• płyta CD,
• płyta DVD,
• pamięć USB (nośnik USB),
• przenośny dysk USB.

5.5.2. Dokumentacja postępowania zapisywana na informatycznym nośniku danych powinna być utrwalona w sposób zapewniający:

5.5.2.1. odczyt wszystkich dokumentów elektronicznych przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania,

5.5.2.2. uporządkowanie dokumentów w katalogach (folderach) odpowiadających poszczególnym etapom i czynnościom w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu,

5.5.2.3. jednoznaczną identyfikację poszczególnych dokumentów postępowania, w szczególności poprzez stosowanie czytelnych nazw plików, zgodnie z zasadami określonymi w pkt 5.4,

5.5.2.4. wyodrębnienie dokumentów zawierających informacje niejawne lub tajemnice prawnie chronione, w sposób umożliwiający ich oddzielenie od pozostałej dokumentacji.

5.5.3. Do dokumentów elektronicznych zapisywanych na informatycznych nośnikach danych stosuje się odpowiednio wymagania techniczne określone w pkt 5.2–5.4, w szczególności dotyczące:

5.5.3.1. dopuszczalnych formatów danych,

5.5.3.2. rozmiarów plików i stosowania kompresji,

5.5.3.3. sposobu nadawania nazw plikom i katalogom.

5.5.4. Przed przekazaniem dokumentacji na informatycznym nośniku danych zaleca się:

5.5.4.1. sprawdzenie poprawności zapisu danych na nośniku,

5.5.4.2. weryfikację, czy nośnik nie jest uszkodzony fizycznie,

5.5.4.3. oznaczenie nośnika danymi umożliwiającymi jego identyfikację (w szczególności: nazwa zamawiającego, numer postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu, data przygotowania dokumentacji, sygnatura sprawy odwoławczej – jeżeli jest znana).