Przede wszystkim dokładnie przeczytaj zawiadomienie. Znajdziesz w nim informacje o terminie, sposobie przeprowadzenia rozprawy lub posiedzenia, zasadach dołączenia do wideokonferencji oraz sposobie przekazywania pism i dokumentów.

Jeżeli wiadomość zawiera link do potwierdzenia odbioru powiadomienia, potwierdź jego otrzymanie niezwłocznie. Potwierdzenie pozwala odnotować odbiór zawiadomienia, a w systemie może być również wymagane do aktywowania dostępu do wideokonferencji.

W zawiadomieniu będą znajdować się dwa odrębne linki:

1. link do potwierdzenia odbioru powiadomienia;
2. link do posiedzenia, rozprawy albo ogłoszenia.

Po otrzymaniu zawiadomienia:

• sprawdź datę i godzinę czynności;
• przekaż informację osobie, która będzie reprezentować stronę lub uczestnika postępowania;
• jeżeli działasz jako pełnomocnik, poinformuj reprezentowany podmiot;
• jeżeli ustanowiłeś pełnomocnika, prześlij mu zawiadomienie z linkiem dostępowym;
• dodaj wydarzenie do kalendarza, jeżeli system udostępnia taką możliwość.
• po potwierdzeniu otrzymania zawiadomienia wiadomość zostanie usunięta z listy wiadomości, natomiast link do posiedzenia i szczegóły terminu pozostaną dostępne w kalendarzu poczty elektronicznej.

Termin można również sprawdzić w serwisie „Informacje o toku postępowania odwoławczego”, wyszukując sprawę po sygnaturze. Informacje zamieszczone w tym serwisie mogą ulegać zmianie, dlatego wiążące są informacje zawarte w pismach KIO kierowanych do stron i uczestników postępowania oraz na wokandzie w siedzibie KIO. (wokanda.uzp.gov.pl)

Tak. Do każdego terminu posiedzenia, rozprawy albo ogłoszenia otrzymasz odrębny link, przesłany na adres korespondencyjny wskazany w postępowaniu.

Nie korzystaj z linku otrzymanego do wcześniejszego terminu. Przed każdym kolejnym terminem sprawdź nowe zawiadomienie.

Link może zostać wykorzystany przez stronę albo uczestnika postępowania oraz osoby uprawnione do ich reprezentowania, w szczególności przez pełnomocnika, członka zarządu albo innego należycie umocowanego przedstawiciela.

Co do zasady jedna strona albo jeden uczestnik postępowania może korzystać z dwóch zdalnych połączeń jednocześnie. Oznacza to, że np. wykonawca i jego pełnomocnik mogą uczestniczyć w rozprawie z dwóch różnych miejsc. Ostateczna liczba dostępnych połączeń wynika z zawiadomienia o terminie.

Możliwe jest również zgodnie z wyborem strony / uczestnika:

• uczestnictwo kilku osób przy jednym urządzeniu, jeżeli warunki techniczne zapewniają wyraźny odbiór dźwięku i obrazu;
• połączenie z dwóch różnych lokalizacji;
• udział części osób zdalnie, a części osób na sali rozpraw.

Osoby uczestniczące zdalnie i osoby obecne na sali rozpraw powinny stosować się do poleceń przewodniczącego składu orzekającego oraz zasad przekazywania pism i dokumentów obowiązujących podczas zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia. Zawiadomienie określa m.in. sposób przyłączenia się do rozprawy oraz liczbę zdalnych połączeń dostępnych dla strony albo uczestnika postępowania.

Do udziału w rozprawie zdalnej potrzebujesz:

• komputera, laptopa, tabletu albo smartfona;
• sprawnej kamery;
• mikrofonu i głośników albo – najlepiej – słuchawek z mikrofonem;
• stabilnego połączenia z internetem;
• aktualnej przeglądarki internetowej albo aplikacji Jitsi Meet.

Łącze internetowe powinno zapewniać transfer co najmniej 2 Mb/s także wtedy, gdy korzystasz równocześnie z poczty elektronicznej, przeglądarki lub innych programów. Jeżeli jest to możliwe, korzystaj z połączenia przewodowego. Przy połączeniu Wi‑Fi usiądź blisko routera i ogranicz korzystanie z innych usług obciążających internet, np. pobierania dużych plików, transmisji wideo, gier online albo innych wideokonferencji.

Do zdalnej rozprawy lub posiedzenia można dołączyć wyłącznie z adresów IP zlokalizowanych na terytorium państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Tak. Możesz dołączyć do wideokonferencji także przy użyciu smartfona lub tabletu z systemem Android albo iOS.

Na urządzeniach mobilnych zalecane jest korzystanie z aplikacji Jitsi Meet. Jeżeli podczas rozprawy będziesz korzystać z dokumentów, wygodniejszy może być komputer albo laptop z większym ekranem.

Przed terminem sprawdź, czy urządzenie prawidłowo obsługuje kamerę, mikrofon i połączenie internetowe. Przeglądarka lub aplikacja może poprosić o zgodę na dostęp do kamery i mikrofonu – należy jej udzielić.

Tak. Zaleca się przeprowadzenie połączenia testowego z odpowiednim wyprzedzeniem, a ponadto ponowne sprawdzenie sprzętu i łącza co najmniej 30 minut przed terminem rozprawy, posiedzenia albo ogłoszenia.

Testowa rozprawa zdalna jest udostępniona 7 / 24 pod adresem internetowym https://e-konf.wroclaw.sa.gov.pl/testowepolaczenie1

Najlepiej wykonaj test z drugą osobą, korzystającą z innego urządzenia i przebywającą w innym miejscu. Pozwoli to sprawdzić, czy obie osoby wzajemnie się widzą i słyszą.

W trakcie testu sprawdź w szczególności:

• działanie kamery i mikrofonu;
• jakość dźwięku;
• stabilność połączenia internetowego;
• ustawienia słuchawek, mikrofonu konferencyjnego albo kamery zewnętrznej;
• możliwość odbierania i wysyłania pism w postaci elektronicznej.

Najlepiej używaj słuchawek z mikrofonem. Ograniczysz w ten sposób echo, pogłos, sprzężenia oraz hałas z otoczenia. Słuchawki pomagają również lepiej słyszeć wypowiedzi innych uczestników.

Jeżeli kilka osób uczestniczy z jednego pomieszczenia, wbudowany mikrofon laptopa nie zapewni dobrej jakości dźwięku. W takim przypadku użyj mikrofonu konferencyjnego albo innego urządzenia przeznaczonego do rozmów kilkuosobowych. Sprawdź jego działanie podczas połączenia testowego.

Wycisz mikrofon, gdy nie zabierasz głosu. W ten sposób ograniczysz dźwięki klawiatury, szelest dokumentów, rozmowy w tle i inne zakłócenia. Włącz mikrofon, gdy przewodniczący udzieli Ci głosu albo gdy chcesz zgłosić potrzebę wypowiedzi.

Przed dołączeniem do wideokonferencji sprawdź, czy przeglądarka albo aplikacja ma dostęp do kamery i mikrofonu. Przy pierwszym połączeniu może pojawić się pytanie o zgodę na ich użycie. Wybierz opcję zezwalającą na dostęp.

Sprawdź również ustawienia systemu wideokonferencji. Upewnij się, że wybrane są właściwe urządzenia, w szczególności gdy korzystasz z kamery zewnętrznej, słuchawek, mikrofonu konferencyjnego albo dodatkowego monitora.

Jeżeli problem dotyczy działania systemu wideokonferencji, połączenia, dźwięku, obrazu albo konfiguracji sprzętu, skontaktuj się z pomocą techniczną Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu:

telefon: 71 748 96 00 [wybierz 9, a następnie 2] e-mail: cpw@wroclaw.sa.gov.pl

Sąd Apelacyjny we Wrocławiu publikuje instrukcje uczestnictwa w wideokonferencji, regulamin systemu oraz zestaw dobrych praktyk dla uczestników. (wroclaw.sa.gov.pl)

Wybierz ciche, spokojne i odpowiednio oświetlone miejsce. Usiądź twarzą do źródła światła. Nie siadaj tyłem do okna, ponieważ Twoja twarz może być niewidoczna.

Ustaw kamerę na wysokości wzroku. Zadbaj, aby w tle nie znajdowały się przypadkowe osoby ani materiały, których nie chcesz pokazywać podczas rozprawy.

Zamknij okna, jeżeli z zewnątrz dochodzi hałas. Ogranicz rozmowy w tle, wycisz powiadomienia telefonu i zamknij niepotrzebne programy oraz karty przeglądarki.

Osoba uczestnicząca zdalnie powinna przebywać w miejscu licującym z powagą KIO, umożliwiającym dokonywanie czynności procesowych, wolnym od zakłóceń dźwiękowych oraz od obecności osób trzecich. Należy również zapewnić warunki pozwalające na jednoznaczną identyfikację osoby uczestniczącej w rozprawie lub posiedzeniu.

Tak. Pisma i dokumenty składane podczas zdalnej rozprawy albo zdalnego posiedzenia przekazuje się w postaci elektronicznej.

Przewodniczący składu orzekającego wskaże adres elektroniczny przeznaczony do przekazywania pism i dokumentów w trakcie konkretnej rozprawy albo posiedzenia oraz sposób potwierdzania ich odbioru. Potwierdzenie odbioru może nastąpić również ustnie do protokołu.

Jeżeli z przyczyn technicznych nie możesz przekazać dokumentu w postaci elektronicznej, poinformuj o tym niezwłocznie przewodniczącego składu orzekającego. Przewodniczący rozstrzygnie o sposobie złożenia dokumentu.

Przygotuj potrzebne pisma i dokumenty elektroniczne przed rozpoczęciem rozprawy. Jeżeli dokument zawiera tajemnicę przedsiębiorstwa albo dane wymagające szczególnej ochrony, postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w zawiadomieniu oraz z zasadami przekazanymi przez KIO. Dokumenty zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa powinny być przekazywane w wydzielonych i odpowiednio oznaczonych plikach. (gov.pl)

W sprawach technicznych, dotyczących w szczególności działania systemu wideokonferencji, obrazu, dźwięku, połączenia internetowego albo konfiguracji sprzętu, skontaktuj się z pomocą techniczną Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu.

W sprawach organizacyjnych dotyczących zdalnej rozprawy, w tym w razie wątpliwości dotyczących organizacji udziału, skontaktuj się z UZP/KIO:

e-mail: support-rozprawy@uzp.gov.pl

W zgłoszeniu podaj:

• sygnaturę sprawy;
• krótki opis problemu;
• imię i nazwisko osoby zgłaszającej;
• rolę w postępowaniu, np. odwołujący, zamawiający, przystępujący albo pełnomocnik (której strony / uczestnika);
• numer telefonu do kontaktu.

Obowiązujące przepisy nie dopuszczają zdalnego uczestnictwa publiczności w rozprawach zdalnych. Jest to podyktowane ograniczeniami technicznymi systemu wideokonferencji. Priorytetem jest zapewnienie stabilnego i popranego połączenia dla stron i uczestników postępowania odwoławczego.

Osoby uczestniczące w charakterze publiczności mogą przebywać na sali rozpraw w siedzibie KIO w miejscu wskazanym przez przewodniczącego składu orzekającego.

Przed rozpoczęciem rozprawy, posiedzenia albo ogłoszenia:

• przeczytaj zawiadomienie KIO;
• potwierdź odbiór powiadomienia poprzez kliknięcie w odpowiedni link;
• sprawdź termin i właściwy link;
• wykonaj połączenie testowe;
• sprawdź kamerę, mikrofon, słuchawki i dostęp do internetu;
• przygotuj dokumenty w postaci elektronicznej, jeżeli zamierzasz je składać podczas trwania zdalnej rozprawy;
• wybierz ciche miejsce zapewniające prywatność i odpowiednie warunki udziału;
• zamknij niepotrzebne programy i karty w przeglądarce;
• dołącz do wideokonferencji kilka minut przed wyznaczoną godziną;

w razie problemu technicznego skontaktuj się z pomocą techniczną SA Wrocław, a w sprawie organizacyjnej – z UZP/KIO.