Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Białymstoku

Na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony
Środowiska (Dz. U. z 2024 r. poz. 425 t.j.) oraz § 9 ust. 1 pkt 2 Regulaminu organizacyjnego
Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska w Białymstoku, stanowiącego Załącznik
do zarządzenia Nr 10/25 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska z dnia
9 kwietnia 2025 r. w związku z art. 34a i 34b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483 t.j.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora
Finansów Publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 440), zarządza się, co następuje:
§ 1
Przedmiot procedury
1. Niniejsza procedura dotyczy obsługi Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora
Finansów Publicznych w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska
w Białymstoku zwana dalej "procedurą”, która określa jednolite zasady kwalifikowania
i publikowania informacji o umowach w Centralnym rejestrze Umów.
2. Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest o:
1) WIOŚ – należy przez to rozumieć Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska
w Białymstoku,
2) Kierowniku Jednostki – należy przez to rozumieć Podlaskiego Wojewódzkiego
Inspektora Ochrony Środowiska,
3) WA – należy przez to rozumieć Wydział Administracyjno-Techniczny;
4) u.f.b – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2025 r. poz. 1483 t.j.),
5) CRU lub CRU JSFP – należy przez to rozumieć Centralny Rejestr Umów Jednostek
Sektora Finansów Publicznych, o którym mowa w u.f.b.,
6) EZD – należy przez to rozumieć Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją.
§ 2
Zakres regulacji
1. Wprowadza się obowiązek rejestrowania umów zawartych przez Kierownika Jednostki
w CRU JSFP.
2. CRU JSFP jest prowadzony w systemie teleinformatycznym, udostępnionym przez Ministra
Finansów.
3. Kierownik jednostki jest administratorem danych w systemie, o którym mowa w ust. 2
niniejszego paragrafu, w zakresie informacji o umowie zamieszczonej w tym rejestrze
jednocześnie wyznaczając użytkowników konta w systemie upoważnionych do zarządzania
tym kontem.
4. Podstawowym celem CRU JSFP jest realizacja ustawowego obowiązku jawności finansów
publicznych oraz zapewnienie obywatelom powszechnego i łatwego dostępu do informacji
o umowach oraz wydatkach ponoszonych przez WIOŚ.
§ 3
Rodzaje umów
1. Kierownik jednostki udostępnia i aktualizuje w CRU informacje o zawartej umowie, jeżeli
umowa spełnia łącznie następujące kryteria:
1) stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 roku
ustawy Prawo zamówień publicznych. Przez „zamówienie” należy rozumieć: umowę
odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest
nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub
usług. Definicja ta ma charakter materialny, co oznacza, że dla jej zastosowania
konieczne jest spełnienie wszystkich kryteriów łącznie. Niespełnienie choćby jednego z
nich oznacza, że umowa nie stanowi zamówienia, a w konsekwencji nie powstaje
obowiązek publikowania informacji o takiej umowie w rejestrze,
2) została zawarta w formie: pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie
szczególnej, mające charakter wydatkowy tj. umowa odpłatna obciążająca budżet WIOŚ,
której przedmiotem jest nabycie dostaw, usług lub robót budowlanych z wyłączeniem
umów o których mowa w art. 34a ust. 5 u.f.p.
§ 4
Informacje o umowie
1. W CRU JSFP udostępnia się i aktualizuje następujące informacje o umowie:
1) numer umowy – o ile taki numer nadano,
2) datę zawarcia umowy,
3) okres, na jaki umowa została zawarta,
4) wartość umowy,
5) oznaczenie stron umowy – kontrahent,
6) wskazanie przedmiotu umowy,
7) wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt
2–3 u.f.b.,
8) status umowy i dzień zakończenia obowiązywania umowy,
9) podstawę prawną nieudostępnienia informacji o umowie oraz organ lub osobę, które
dokonały wyłączenia jawności danej informacji – w przypadku, o którym mowa w ust. 2,
10) podstawę dokonania aktualizacji informacji określonych w pkt 1-9, o ile dokonano
takiej aktualizacji.
2. W CRU JSFP nie udostępnia się informacji o umowie, co do których prawo do informacji
publicznej podlega ograniczeniu na podstawie art. 5 ust. 1 i 2-2b ustawy z dnia 6 września
2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902 t.j.).
§ 5
Role w procesie prowadzenia CRU
1. Obsługi i publikacji umów w CRU JSFP dokonują upoważnieni pracownicy WIOŚ, którym
przydzielone zostaną odpowiednie role:
1) Administratora Systemu (rola techniczna – organizacyjna):
a) zarządza dostępami i użytkownikami w systemie CRU JSFP;
b) zakłada konta użytkowników oraz nadaje, modyfikuje i odbiera uprawnienia
użytkownikom na wniosek Kierownika Jednostki;
c) zarządza strukturą użytkowników w systemie tj.m.in. nadzór nad aktualnością
przypisanych ról;
d) generuje raport prezentujący informacje o umowach, które zostały zarejestrowane
na koncie jednostki,
2) Pracownika wprowadzającego (rola merytoryczna – wykonawcza) wprowadza
do rejestru informacje o umowach i dokonuje zmian tych informacji,
3) Pracownika publikującego (rola merytoryczna – zatwierdzająca) :
a) dokonuje weryfikacji wpisu, zatwierdza publikację w CRU JSFP co skutkuje
publikacją danych w rejestrze publicznym;
b) udostępnia i aktualizuje w rejestrze informacje o umowie oraz wycofuje udostępnione
w CRU JSFP informacje o umowie.
2. Rolę Administratora Systemu powierza się Naczelnikowi WA, który również pełni rolę
Pracownika wprowadzającego i publikującego.
3. Rolę Pracownika wprowadzającego jak i publikującego pełnią upoważnieni przez
Administratora Systemu pracownicy WA.
4. Fakt zarejestrowania umowy w CRU JSFP potwierdza się poprzez zamieszczenie notatki
w systemie EZD pod symbolem i hasłem klasyfikacyjnym „2600- Źródła zaopatrzenia”,
o następującej treści:
„Opublikowano w CRU JSFP
pod numerem systemowym…………………
w dniu……………………”
5. Pracownik odpowiedzialny za rejestrację umowy w CRU niezwłocznie
po zamieszczeniu informacji sporządza powyższą notatkę akceptując dokument w EZD.
6. Dostęp do systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów obsługującego CRU
możliwy jest wyłącznie po nadaniu właściwych uprawnień, o których mowa w ust. 1
niniejszego paragrafu.
7. Nadawanie uprawnień, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu dokonuje
Administrator Systemu w CRU JSFP na podstawie upoważnienia Kierownika jednostki.
§ 6
Terminy i aktualizacje
Informacje o umowie udostępnia się i aktualizuje w CRU JSFP bez zbędnej zwłoki, nie później
jednak niż w terminie 30 dni odpowiednio od dnia zawarcia umowy lub zaistnienia zmiany
informacji o umowie.
§ 7
Bezpieczeństwo informacji i ochrona danych osobowych
1. Wprowadzanie oraz przekazywanie danych osobowych do CRU JSFP odbywa się
z poszanowaniem przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych,
w szczególności z uwzględnieniem zasad minimalizacji danych, integralności i poufności
danych osobowych.
2. Dostęp do danych osobowych przetwarzanych w CRU JSFP oraz ich dalsze udostępnianie
odbywa się wyłączenie na podstawie przepisów prawa albo upoważnienia nadanego przez
Kierownika jednostki lub inną osobę upoważnioną.
3. Kierownik Jednostki ponosi pełną odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej oraz
realizację obowiązków sprawozdawczych i ewidencyjnych. Powierzenie określonych
czynności lub obowiązków pracownikom w drodze odrębnych upoważnień nie zwalnia
Kierownika Jednostki z ustawowej odpowiedzialności za prawidłowość, terminowość oraz
kompletność gromadzonych i przekazywanych danych do CRU JSFP.
4. Rozwiązania ustawowe doprecyzowuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki
z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów
Publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 440).
5. Uprawnieni pracownicy, o których mowa w § 5 ust. 1 niniejszego Zarządzenia,
wprowadzający dane do CRU zobowiązani się do zachowania poufności wszelkich danych
osobowych, do których uzyskam dostęp w związku z wykonywaniem zadań służbowych,
do których zostaną uprawnieni w związku z ich przetwarzaniem w systemie
teleinformatycznym Centralnego Rejestru mów Jednostek Sektora Finansów Publicznych,
prowadzonym przez Ministra Finansów, jak również po ustaniu stosunku pracy lub innego
stosunku prawnego, w ramach którego będę wykonywać ww. zadania. Zobowiązują się
również do zachowania poufności sposobów zabezpieczenia danych osobowych,
przetwarzanych w oparciu o udzielone mi upoważnienie.
6. Zobowiązuję Inspektora Ochrony Danych (IOD) do aktualizacji Rejestru Czynności
Przetwarzania (RCP) w związku z udostępnianiem danych osobowych do Ministra
Finansów jako nowego odbiorcy danych.
§ 8
Przepisy końcowe
1. Zabrania się udostępniania poświadczeń dostępowych (loginów, haseł) do portalu CRU
osobom trzecim.
2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 lipca
2026 r.