e-Doręczenia

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Ma on taką samą moc prawną jak przesyłka tradycyjna. Aby zapewnić ważność przesyłanych dokumentów, takich jak podania, odwołania czy wnioski, kluczowe jest ich prawidłowe podpisanie podpisem elektronicznym. 

Dwie metody dodawania podpisanych załączników 

Użytkownik może na dwa sposoby przygotować i wysyłać dokumenty z podpisem elektronicznym: 

1. dołączyć dokument podpisany wcześniej – dokument można przygotować i podpisać elektronicznie, korzystając z profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego, zapisać na dysku lokalnym urządzenia, a następnie dodać gotowy plik jako załącznik do wiadomości w systemie e-Doręczeń. 

2. podpisać dokument bezpośrednio w systemie e-Doręczeń – niepodpisany dokument można dołączyć do przygotowywanej wiadomości i skorzystać z wbudowanej funkcji podpisywania. 

Jak podpisać załącznik bezpośrednio w systemie e-Doręczeń? 

1. Dodaj załącznik do nowej wiadomości. 

1. Kliknij „trzy kropki” przy wybranym pliku na liście załączników. 

2. Wybierz opcję „Podpisz” – to przekieruje Cię do zewnętrznej usługi e-podpisu. 

3. Wybierz metodę autoryzacji: profil zaufany, e-dowód lub certyfikat kwalifikowany. 

4. Gdy poprawnie podpiszesz dokument, załącznik w systemie otrzyma status „Podpisano”. System automatycznie zastąpi pierwotnie dodany plik jego podpisaną wersją. Ze względu na dołączone dane autoryzacyjne rozmiar pliku będzie o około 30% większy od wersji bez podpisu. 

Podpisywanie treści wiadomości 

W systemie dostępne są dwie opcje wysyłki. Ich poprawne rozróżnienie jest kluczowe, aby zachować ważność przesyłanych dokumentów. 

• „Wyślij” – służy jedynie do wysyłania wiadomości (również z załącznikami).  

• „Podpisz treść i wyślij” – umożliwia podpisanie wyłącznie treści wpisanej w formularzu wiadomości (np. jeśli wniosek stanowi treść korespondencji) i jej wysyłkę. 

Uwaga! Użycie przycisku „Podpisz treść i wyślij” nie powoduje automatycznego podpisania załączonych plików. Jeśli dokument np. wniosek jest załącznikiem, musi on zostać podpisany oddzielnie – przed dodaniem do wiadomości lub bezpośrednio w systemie przed jej wysyłką. 

Najczęstsze błędy i wymogi techniczne 

• Skan to tylko kopia – samo odręczne podpisanie dokumentu, a następnie przesłanie jego skanu lub zdjęcia, nie spełnia wymogu sporządzenia dokumentu w postaci elektronicznej. Brak opatrzenia dokumentu właściwym podpisem elektronicznym może skutkować koniecznością uzupełnienia braków formalnych i wydłużeniem czasu rozpatrywania sprawy. 

• Nazwa i rozmiar załącznika – maksymalny rozmiar pojedynczej korespondencji wynosi 500 MB. Nazwa pliku nie może zawierać spacji ani znaków specjalnych, a jej długość (wraz z rozszerzeniem) nie może przekraczać 128 znaków. Szczegółowe informacje dotyczące wymagań wobec pliku w ramach przesyłki elektronicznej określa załącznik nr 1 do Regulaminu PURDE i PUH.  

• Metody autoryzacji – do złożenia podpisu wymagany jest aktywny i potwierdzony profil zaufany, e-dowód (z aktywną warstwą elektroniczną i czytnikiem NFC) lub certyfikat kwalifikowany. 

Podpisu elektronicznego wymagają wyłącznie te dokumenty, które w tradycyjnej, papierowej formie wymagają podpisu własnoręcznego. 

Jak wysłać wiadomość przez e-Doręczenia oraz dodać do niej załączniki i je podpisać? Pokazujemy ten proces krok po kroku w instrukcjach i filmach instruktażowych dostępnych w zakładce materiały informacyjne.