Portal Interoperacyjności
i Architektury

Proces biznesowy to uporządkowana sekwencja działań wykonywanych przez ludzi, systemy i jednostki organizacyjne w celu uzyskania określonego rezultatu. Choć słowo „biznesowy” kojarzy się z sektorem prywatnym, w administracji jego użycie jest jak najbardziej uzasadnione — urząd również „dostarcza” usługi, które mają swoją logikę, uczestników i mierzalny efekt. Modelowanie procesów biznesowych polega na przedstawieniu przebiegu działań w formie diagramów i opisów, co pozwala całościowo zrozumieć, jak funkcjonuje dana instytucja.

Podejście procesowe polega na zarządzaniu organizacją poprzez identyfikację, analizę i doskonalenie procesów. Skupia się ono na tym, jak faktycznie realizowane są usługi i zadania. Umożliwia to lepsze zrozumienie przepływu pracy, odpowiedzialności oraz zależności między jednostkami. Dzięki temu instytucja działa bardziej spójnie, efektywnie i jest zdolna szybciej reagować na potrzeby obywateli oraz zmiany otoczenia.

Dobrym przykładem zastosowania podejścia procesowego w administracji publicznej jest projekt realizowany przez Prokuraturę Krajową. W ramach inicjatywy prowadzonej wspólnie z Krajowym Rejestrem Mediacji Cyfrowej i Ministerstwem Sprawiedliwości, opracowano szczegółową dokumentację przebiegu kluczowych procedur. Procesy te zostały opisane, przeanalizowane i zmapowane, co stworzyło podstawę do dalszych działań usprawniających — takich jak cyfryzacja dokumentacji, koordynacja pracy różnych jednostek organizacyjnych oraz wdrażanie narzędzi automatyzujących.

Takie podejście pozwala wesprzeć wiele kluczowych obszarów a wśród nich:

• Zrozumienie i uporządkowanie działań

  Procesy w administracji są często złożone i rozproszone – ich modelowanie pozwala zwizualizować przebieg działań, zidentyfikować ich uczestników, wykorzystywane systemy, punkty decyzyjne i zależności między jednostkami. Dobrze przygotowane modele umożliwiają efektywną komunikację pomiędzy analitykami, urzędnikami, menedżerami oraz wykonawcami systemów IT.

• Ujawnienie nieefektywności i luk

  Modelowanie i walidacja procesów, pozwala na łatwe wskazanie miejsc, w których mogą występować opóźnienia, nadmiarowe kroki, zbędne procedury, wytwarzanie nadmiarowej dokumentacji czy powielanie pracy. Jest to pierwszy krok do eliminacji wąskich gardeł, optymalizacji i automatyzacji tych procesów.

• Wsparcie transformacji cyfrowe

  Cyfryzacja usług publicznych wymaga jasnego zdefiniowania zakresu. Rzetelnie opracowane modele procesów umożliwiają zaprojektowanie funkcjonalnego systemu informatycznego. Tak przygotowane modele, dokumentują potrzeby urzędników, będące wkładem do budowy rozwiązań, dostarczanych przez dostawców IT.

• Zgodność z regulacjami i kontrola

  Administracja publiczna działa w oparciu o przepisy prawa i zdefiniowane procedury. Modele, pomagają zapewnić zgodność z przepisami, ułatwiają przygotowanie do audytów i kontroli oraz umożliwiają precyzyjne udokumentowanie przebiegu działań w sytuacjach spornych.

• Lepsze zarządzanie zmianą

  Reorganizacje, zmiany przepisów czy wdrażanie nowych technologii mogą zaburzyć stabilność funkcjonowania instytucji. Modele procesów pozwalają przeprowadzać symulacje, wspierają analizę wpływu i umożliwiają prognozę skutków zmian jeszcze przed ich wdrożeniem, minimalizując ryzyko niepowodzeń.

• Skoncentrowanie się na obywatelu

  Modelowanie wspiera podejście procesowe, pozwala na weryfikację tego, co faktycznie dzieje się z wnioskiem obywatela, ile trwa jego obsługa, jaki jest jego obieg, kto go obsługuje i jakie dane są wymagane. Dzięki temu łatwiej projektować usługi zorientowane na użytkownika – proste, szybkie i intuicyjne.​​​​​​​

Modelowanie procesów biznesowych, jest nie tylko narzędziem dla sektora prywatnego. W administracji publicznej przynosi realne korzyści, na które składają się:

• większa efektywność,
• przejrzystość,
• wyższa jakość usług,
• skuteczniejsze zarządzanie organizacją,

W czasach rosnących oczekiwań społecznych i trendu cyfryzacji usług, modelowanie procesów biznesowych staje się wręcz niezbędne.