Instytut Łączności

Specjalista ds. administracyjnych w Zakładzie Systemów i Sieci Bezprzewodowych IŁ-PIB.

• Administrowanie budynkami, powierzchniami biurowymi, socjalnymi i magazynowymi oraz terenem zewnętrznym Oddziału Instytutu Łączności – PIB w Gdańsku, w tym kontakt z najemcami, sporządzanie umów (aneksów) najmu, rozliczanie mediów,
• Prowadzenie spraw dotyczących inwestycji budowlanych i bieżących remontów budynków i obiektów Instytutu Łączności – PIB,
• Udział w sporządzaniu planu inwestycyjnego,
• Prowadzenie dokumentacji dotyczącej wykonywanych inwestycji,
• Monitorowanie terminowość opłat od najemców i prowadzenie analiz windykacyjnych,
• Prowadzenie ewidencji kaucji gwarancyjnych,
• Współpraca przy przygotowywaniu opisów przedmiotu zamówienia, procedur i umów na usługi stałe, związane z utrzymaniem obiektów Instytutu Łączności – PIB,
• Prowadzenie rejestru umów w zakresie administracyjnym, w tym monitoring terminów realizacji oraz kontrola wykorzystania środków,
• Przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia oraz udział w procesie zakupowym do celów administracyjnych,
• Przeprowadzanie rozeznania rynku na potrzeby planowanych zakupów do celów administracyjnych,
• Wprowadzanie wniosków zakupowych w systemie AsystentOS,
• Udział w procesie uzgadniania treści umów oraz kompletowanie wymaganych akceptacji,
• Prowadzenie bieżącej ewidencji zagospodarowania pomieszczeń Instytutu Łączności – PIB w tym opracowywanie miesięcznych zestawień,
• Przyjmowanie zgłoszeń awarii i usterek oraz organizacja bieżących napraw i konserwacji,
• Zarządzanie zasobami technicznymi i utrzymaniowymi (konserwatorzy, serwisy sprzątające, ochrona obiektu),
• Bieżąca współpraca z urzędami (m.in. konserwator zabytków), służbami i firmami zewnętrznymi w zakresie administracyjnym,
• Nadzór nad stanem technicznym budynków i instalacji,
• Zlecanie i nadzorowanie przeglądów technicznych i okresowych,
• Inicjowanie i realizacja działań podnoszących estetykę i funkcjonalność przestrzeni wspólnych, takich jak hole, klatki schodowe i tarasy.

Instytut Łączności – PIB, ul. Jaśkowa Dolina 15, 80-252 Gdańsk

• Wykształcenie minimum średnie, mile widziane administracyjne, ekonomiczne lub pokrewne. Wykształcenie wyższe będzie dodatkowym atutem,
• Minimum 3-letnie doświadczenie w obszarze administracji i zarządzania nieruchomościami / obiektami,
• Umiejętność obsługi komputera i systemów biurowych (w tym: MS Office). Znajomość EZD i AsystentOS będzie dodatkowym atutem,
• Zdolności organizacyjne, zarówno w zakresie pracy własnej jak i pracy w zespole,
• Dokładność, terminowość, samodzielność, sumienność i umiejętność pracy pod presją,
• Umiejętność prowadzenia dokumentacji administracyjnej,
• Prawo jazdy kategorii B,
• Komunikatywność i wysoka kultura osobista,
• Inicjatywa i zaangażowanie w tworzenie przyjaznego i estetycznego otoczenia pracy,
• Znajomość przepisów prawa w zakresie spraw administracyjnych, w szczególności dotyczących: praw najemców, gospodarki nieruchomościami, zamówień publicznych i prawa budowlanego.

Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV na adres: kadry@il-pib.pl. W treści wiadomości prosimy o dopisanie klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Oferujemy:

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę – pełen etat,
• pracę w przyjaznym zespole,
• możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• prosty dojazd środkami komunikacji publicznej, a w przypadku dojazdu samochodem miejsce parkingowe na terenie Instytutu,
• prywatną opiekę medyczną,
• kartę MultiSport,
• rozbudowany pakiet socjalny (świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w tym dofinansowanie do: wypoczynku pracownika, opłat za żłobek\przedszkole, do wydarzeń kulturalno-oświatowych i sportowo-turystycznych),
• ubezpieczenia grupowe.