• Podpisz umowę o dofinansowanie
• Weź pod uwagę kwalifikowalność ponoszonych wydatków
• Pamiętaj, że kontrola projektu jest nieodłącznym elementem jego realizacji
• Prawidłowo rozliczaj i sprawozdawaj postępy w realizacji projektu
• Odpowiednio promuj fakt korzystania ze środków unijnych oraz oznacz dokumenty projektowe
• Zachowaj okres trwałości projektu

Pamiętaj, aby realizować i rozliczać projekt zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz przestrzegać terminów określonych w odpowiednich wytycznych.

Jeżeli Twój wniosek o dofinansowanie zostanie pozytywnie oceniony, otrzymasz oficjalne pismo z informacją o przyznanym wsparciu. Od tej chwili rozpoczyna się procedura podpisania umowy o dofinansowanie projektu, który zamierzasz realizować.
Zgodnie z informacją zawartą w piśmie, zostaniesz zobowiązany dopełnić formalności niezbędnych do podpisania umowy, w tym:

• przygotowania odpowiednich dokumentów,
• dostarczenia ich w podanym w piśmie terminie. 

Zwróć uwagę, że wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt będziesz realizować oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Podstawową listę w większości przypadków stanowią:

• dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON),
• kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego,
• aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),
• dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).

Umowa o dofinansowanie jest ważnym dokumentem, który opisuje Twoje prawa i obowiązki przy realizacji przedsięwzięcia opisanego przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie. Jej elementami są również harmonogram realizacji projektu oraz jego budżet. W sytuacji, gdy chciałbyś zmienić postanowienia umowy, niezbędna będzie pisemna akceptacji instytucji, która udzieliła Ci wsparcia.
Wzór umowy o dofinansowanie przygotowała Instytucja Zarządzająca.

Jeżeli podpiszesz umowę o dofinansowanie otrzymasz możliwość korzystania z Centralnego Systemu Teleinformatycznego SL2014. Aplikacja umożliwi Ci rozliczanie projektu, w tym składanie wniosków o płatność oraz komunikację z instytucją, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie.

W przypadku awarii systemu SL2014, gdy chcesz złożyć wniosek o płatność, powinieneś postąpić zgodnie z określoną procedurą, tzn. poinformować Instytucję Pośredniczącą o awarii drogą elektroniczną na adres: departament.funduszy.europejskich@klimat.gov.pl. Administrator merytoryczny SL2014 w IP weryfikuje otrzymane zgłoszenie.

1. W przypadku potwierdzenia wystąpienia zgłoszonego problemu, administrator przekazuje niezwłocznie do beneficjentów informację drogą e-mailową o awarii systemu oraz konieczności stosowania alternatywnego sposobu rozliczania projektu z wykorzystaniem papierowych wniosków o płatność.

2. W przypadku braku potwierdzenia wystąpienia zgłoszonego problemu, administrator przekazuje niezwłocznie do beneficjentów informację drogą e-mailową o możliwości składania przez beneficjentów wniosków o płatność za pośrednictwem SL2014.

Na etapie sporządzania wniosku o dofinansowanie powinieneś zapoznać się z katalogiem kosztów kwalifikowalnych, ponieważ nie każdy wydatek jaki poniesiesz może zostać dofinansowany. Wydatki niewymienione w katalogu wydatków kwalifikowalnych ponosisz ze środków własnych.

Przy ocenie poszczególnego wydatku – już na etapie wniosku o dofinansowanie - weryfikacji podlega, oprócz zgodności z katalogiem kosztów kwalifikowalnych, również to czy:

• wydatek jest zgodny z Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko 2014-2020,
• czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
• czy wydatek jest efektywny.

Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które przedstawisz do refundacji będą kwalifikować się do współfinansowania. Przy realizacji projektu dodatkowej weryfikacji podlega:

• czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
• czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
• czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
• zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
• efektywność poniesionego wydatku,
• sposób udokumentowania wydatków.

Pamiętaj, że decydując się na korzystanie z pieniędzy publicznych, zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości, a także powinieneś dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. W praktyce oznacza to, że podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania Prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Jeżeli jednak jesteś prywatnym przedsiębiorcą albo reprezentujesz inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień Prawa zamówień publicznych, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów.
 
Zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów niezobowiązanych ustawowo do stosowania Prawa zamówień publicznych znajdziesz w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko.

Wiedz, że od 1 stycznia 2016 r. istnieje obowiązek publikacji zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich przez beneficjentów POIiŚ 2014-2020 zobowiązanych do stosowania zasady konkurencyjności.

Kontrola projektu współfinansowanego z funduszy unijnych jest ważnym elementem, który może wystąpić na każdym etapie jego realizacji, również po zakończeniu.

Projekt, który realizujesz będzie zatem mógł podlegać następującym kontrolom:

• Weryfikacja wniosków o płatność – składane przez Ciebie wnioski o płatność są sprawdzane pod kątem formalnym i rachunkowym, z uwzględnieniem, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi;
• Kontrola w miejscu jego realizacji lub w Twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu;
• Kontrola na zakończenie – polega na sprawdzeniu całej obowiązującej dokumentacji związanej z realizacją projektu, jej kompletności oraz zgodności z procedurami, jak również zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
• Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – przede wszystkim sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje; może być rozszerzona o kontrolę innych elementów np. osiągnięcia i utrzymania wskaźników.

Jeśli realizujesz bądź realizowałeś więcej niż jeden projekt (nawet w ramach różnych Programów), Twój projekt będzie podlegał kontroli krzyżowej, która polega na sprawdzeniu, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. Kontrola ta jest prowadzona głównie na podstawie danych zgromadzonych w systemach informatycznych bez Twojego bezpośredniego udziału. W wyjątkowych przypadku kontrole mogą zostać przeprowadzone w miejscu realizacji projektów lub w Twojej siedzibie. 

Ponadto, projekt może zostać poddany innym kontrolom lub audytom – realizowanym bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową, Urzędy Kontroli Skarbowej lub Najwyższą Izbę Kontroli.

Po zakończeniu kontroli/audytu sporządzana zostaje informacja pokontrolna, raport z audytu lub inny podobny dokument. Jeśli w wyniku kontroli wykryto uchybienia, otrzymasz zalecenia pokontrolne z terminem ich wypełnienia. Zalecenia mogą odnosić się także do usprawnienia pewnych kwestii. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez kontrolujących, następstwem może być konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania jakie otrzymałeś.

Twoim obowiązkiem w ramach realizacji projektu jest również informowanie instytucji, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie o postępach jego realizacji. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu zawierają się we wniosku o płatność, który przekazujesz w terminie określonym w umowie, nie rzadziej jednak niż raz na 3 miesiące.

Wnioski o płatność należy przygotowywać na specjalnym formularzu i przekazywać jedynie w formie elektronicznej. We wniosku o płatność informujesz o działaniach podejmowanych w ramach projektu, poniesionych wydatkach oraz efektach z realizacji projektu (zgodnie z założeniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie). Dodatkowo przedstawiasz działania, które będziesz realizował w okresie poprzedzających kolejny wniosek o płatność. Jeżeli wniosek będzie wymagał korekty lub uzupełnienia, instytucja, z którą została podpisałeś umowę, zwróci się z prośbą o korektę lub uzupełnienie.
Pamiętaj, że wniosek o płatność jest dokumentem, na którego podstawie zostanie wypłacona kolejna transza zaliczki czy refundacja. Dofinansowanie może być cofnięte, jeżeli okaże się że realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dofinansowania będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących Cię procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.
Wniosek o płatność składasz, gdy:

• wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
• wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś,
• chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki, w tej sytuacji musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek,
• jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w Twoim budżecie – rozliczasz wydatki.

Jeśli występujesz o zaliczkę musisz podać kwotę planowanych wydatków w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku. Wartość zaliczki nie może przekroczyć wartości wskazanej w umowie o dofinansowanie.

Jeżeli Twój wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej powinieneś do wniosku o płatność dołączyć zestawienie wydatków oraz kopie dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków w ramach projektu.  

Przez cały czas trwania projektu musisz gromadzić i przechowywać wszystkie dokumenty związane z projektem. Dokumenty projektowe są niezbędne do przedłożenia we wniosku o płatność bądź podczas kontroli. Ważne, abyś posiadał wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów, czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Przede wszystkim powinieneś mieć faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac, czy wykonania usług. W przypadku gdy zatrudniasz pracownika/pracowników w ramach projektu– niezależnie od tego, czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.
 
Wniosek o płatność powinieneś sporządzić i wysłać do instytucji w formie elektronicznej za pomocą platformy Centralnego Systemu Teleinformatycznego (SL2014).

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Takie podejście uniemożliwi wykorzystanie tego samego dokumentu (wydatku) do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Pamiętaj, że wszystkie dokumenty projektowe powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich łatwą identyfikację. Odrębna ewidencja księgowa wymaga wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności, które dokonujesz w projekcie  muszą się odbywać za pośrednictwem konta bankowego wskazanego w umowie o dofinansowanie.

Pamiętaj, że obywatele Unii Europejskiej mają prawo do informacji, w jaki sposób są wykorzystywane środki z unijnego budżetu. Będąc beneficjentem masz obowiązek informować o dofinansowaniu swojego projektu, we wszystkich podejmowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych związanych z projektem, a więc:

• informuj, że korzystasz z dofinansowania i promuj swoje przedsięwzięcie,
• znakuj dokumenty projektowe, zamieść znak Funduszy Europejskich (właściwy dla danego programu, z którego otrzymałeś wsparcie) oraz znak Unii Europejskiej (właściwy dla danego Funduszu),
• znakuj miejsca realizacji projektu,
• jeśli masz stronę internetową, zamieść na niej informacje o projekcie i nie zapomnij oznakować ją we właściwy sposób.

Jeżeli zakończyłeś realizację projektu obowiązuje Cię zachowanie okresu trwałości. W tym czasie nie możesz zmieniać formy projektu i zakresu efektów, których osiągnięcie zadeklarowałeś we wniosku o dofinansowanie.

Czas w jakim nie możesz dokonywać istotnych zmian wynosi 5 lat, jednak w przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorstw obejmuje 3 lata.  

Okres trwałości dla Twojego projektu liczymy od dnia przekazania płatności końcowej.

Czego nie możesz robić w okresie trwałości?

• zaprzestać działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar wsparcia programu,
• dokonywać zmian własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi nienależne korzyści,
• dokonywać zmian wpływających na charakter projektu, jego celów lub warunków realizacji, które mogłyby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Zwróć uwagę, że w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych, przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej dotacji działalności produkcyjnej poza obszar UE, też uznaje się za naruszenie zasady trwałości.  Powyższa zasada nie ma jednak zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Jeśli naruszysz zasadę trwałości projektu, wypełnisz przesłankę do zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu z odsetkami karnymi wraz z odsetkami liczonymi dla zaległości podatkowych.

Pamiętaj, żeby przechowywać w swojej siedzibie pełną dokumentację projektu przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie. W przypadku kontroli trwałości projektu przeprowadzanej przez przedstawicieli instytucji, która udzieliła Ci wsparcia, bądź Instytucji Zarządzającej programem, a także przedstawiciel Unii Europejskiej, jeżeli zajdzie taka potrzeba, musisz udostępnić dokumentację do wglądu.

Jeśli podejrzewasz wystąpienie nieprawidłowości lub nadużyć, które dotyczą instytucji wdrażającej program lub beneficjentów, zgłoś to korzystając z formularza dostępnego na stronie internetowej lub wyślij wiadomość elektroniczną na adres: nadużycia.POIS@mfipr.gov.pl.