W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie stosujemy pliki cookies. Korzystanie z naszej witryny oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu. W każdym momencie można dokonać zmiany ustawień Państwa przeglądarki. Zobacz politykę cookies.

Transkrypcja (rejestracja) zagranicznego aktu urodzenia w polskim rejestrze stanu cywilnego

Gdzie załatwisz sprawę?

Wniosek można złożyć we właściwym terytorialnie urzędzie konsularnym RP lub bezpośrednio w Polsce - w dowolnym USC.

Czy musisz składać dokumenty osobiście?

Nie, dokumenty można złożyć osobiście albo listownie.

Jak umówisz się na spotkanie?

Na wizytę umówić się trzeba za pomocą systemu e-konsulat.

Jakie dokumenty musisz złożyć?
  1. wniosek o transkrypcję (dostępny w urzędzie konsularnym),
  2. oryginał zagranicznego aktu urodzenia dziecka, zawierający imiona i nazwiska rodziców,
  3. tłumaczenie zagranicznego aktu urodzenia dokonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula (w krajach UE akt urodzenia wydany na druku międzynarodowym nie wymaga tłumaczenia!),
  4. w przypadku małżeństw – akt małżeństwa rodziców,
  5. ponadto w przypadku jeżeli jeden z rodziców nie posiada polskiego aktu urodzenia, a w Polsce nie zostało zarejestrowane małżeństwo rodziców dziecka, rekomendujemy złożenie oryginału aktu urodzenia tego rodzica (może być wymagane apostille lub legalizacja, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów) – wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula. Bez złożenia powyższego dokumentu trankrypcja może zostać dokonana, jednakże transkrybowany akt nie będzie posiadał wszystkich danych i może nie być możliwe nadanie numeru PESEL oraz wyrobienie dokumentu paszportowego.

Pamiętaj!
Dokumenty sporządzone w języku obcym musisz złożyć wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:

  • tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
  • tłumacz przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
  • konsula.
Ile zapłacisz?

Opłata wynosi 50,00 EUR​​.

Opłata pobierana jest w gotówce. Konsulaty Generalne RP w Kolonii i Monachium akceptują płatności kartą. 

Jaki jest termin realizacji?

Konsul niezwłocznie przekaże Twój wniosek do wskazanego przez Państwa kierownika urzędu stanu cywilnego. 

Jak odbierzesz dokumenty?

Polski odpis aktu urodzenia można odebrać osobiście w konsulacie albo otrzymać pocztą.

Jak możesz się odwołać?

Kierownik USC odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:

  • dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego,
  • dokument nie ma mocy dokumentu urzędowego,
  • dokument nie został wydany przez właściwy organ, albo są wątpliwości co do jego autentyczności,
  • dokument potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
  • dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
  • byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody. 

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest transkrypcja (rejestracja) zagranicznego aktu urodzenia?

Transkrypcja aktu urodzenia jest to wierne i literalne przeniesienie treści zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg stanu cywilnego. Po dokonanej transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny polskiego aktu urodzenia, który zawiera adnotację o dokonanej transkrypcji.

 

Czy muszę dokonać transkrypcji (rejestracji) zagranicznego aktu urodzenia?

Transkrypcja zagranicznego aktu urodzenia jest obowiązkowa, jeżeli wnioskują Państwo o dokonanie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, lub ubiegają się Państwo o polski dokument tożsamości albo nadanie numeru PESEL dla siebie lub dziecka.

 

Czy do złożenia wniosku o transkrypcję konieczna jest obecność obojga rodziców?

Nie, obecność obojga rodziców nie jest konieczna przy składaniu wniosku o transkrypcję aktu urodzenia ich dziecka. Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji.

 

Czy wniosek o transkrypcję może złożyć osoba inna niż rodzic?

Wniosek o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba „która wykaże interes prawny w transkrypcji”. W związku z tym przypadki składania wniosków np. przez osoby niespokrewnione lub instytucje miejscowe są oceniane indywidualnie.

 

Moja partnerka urodziła dziecko w Niemczech. Na akcie urodzenia naszego dziecka są wskazane moje dane jako ojca dziecka. Ale w Polsce wciąż toczy się sprawa rozwodowa partnerki. Czy w przypadku transkrypcji do polskiego aktu urodzenia zostaną wpisane dane jej męża jako ojca dziecka?

Nie, dane ojca dziecka będą takie jak w zagranicznym akcie urodzenia. W czasie wizyty zostaną Państwo poproszeni o wskazanie adresu zamieszkania męża partnerki. Po dokonaniu transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadomi jej męża o zarejestrowaniu aktu urodzenia dziecka i wpisaniu Pana danych jako ojca dziecka. Poinformuje także męża partnerki, że jeżeli on sam poczuwa się do ojcostwa, może wnieść do sądu sprawę o zaprzeczenie ojcostwa.

 

Czy sporządzenie polskiego aktu urodzenia wiąże się z nadaniem numeru PESEL?

Nie do końca. W przypadku osób urodzonych za granicą i nieposiadających zameldowania w Polsce sporządzenie (w wyniku transkrypcji) polskiego aktu urodzenia jest warunkiem koniecznym do nadania numeru PESEL. Ale wniosek o nadanie tego numeru dziecku składa się dopiero w czasie wizyty paszportowej. W przypadku osób, które dokonały transkrypcji w związku z toczącym się postępowaniem o potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego warunkiem dodatkowym przyjęcia wniosku paszportowego (i nadania numeru PESEL) będzie uzyskanie pozytywnej decyzji wojewody w sprawie posiadania polskiego obywatelstwa.

 

Dane w zagranicznym akcie urodzenia naszego dziecka zostały zapisane bez polskich znaków diakrytycznych. Jak to się ma do wniosku o transkrypcję?

W takim wypadku mogą Państwo złożyć wniosek o dostosowanie pisowni w akcie sporządzonym w wyniku transkrypcji do reguł pisowni polskiej lub wniosek o sprostowanie danych w oparciu o Wasz akt małżeństwa lub Wasze akty urodzenia. O ile jednak urzędy stanu cywilnego w Polsce dokonują sprostowania na takiej podstawie danych rodziców w akcie urodzenia ich dziecka (jako osoby posiadające już akta stanu cywilnego w Polsce), to nie zawsze dokonują sprostowania danych samego dziecka. Może to prowadzić do sytuacji, w której dane rodziców zostaną zapisane zgodnie z regułami pisowni polskiej, a dane dziecka bez polskich znaków diakrytycznych.

Materiały

Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia
Formularz​_USC​_wniosek​_o​_transkrypcję​_akt​_urodzenia.doc 0.04MB
Hamburg - wniosek o transkrypcję aktu urodzenia (dziecko)
Hamburg​_-​_akt​_urodzenia​_-​_dziecko.pdf 0.20MB
Hamburg - wniosek o transkrypcję aktu urodzenia (dorosły)
Hamburg​_-​_akt​_urodzenia​_-​_dorosły.pdf 0.03MB
Hamburg - wniosek o transkrypcję aktu urodzenia (dane kryjące)
Hamburg​_-​_akt​_urodzenia​_-​_dane​_kryjące.pdf 0.04MB
{"register":{"columns":[]}}