Pytania wykonawców dotyczące zapisów zawartych w zapytaniu ofertowym

Kraków, dnia 25.07.2025 r.

A.Z.2600.123.2025

DO WYKONAWCÓW

Dotyczy: zapytania ofertowego na świadczenie usług w ramach programu sportowo-rekreacyjnego dla pracowników Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Krakowie.

Zamawiający informuje, że w dniu 23 oraz 24 lipca 2025 r. Wykonawcy zwrócili się do niego z pytaniami dotyczącymi zapisów zawartych w zapytaniu ofertowym. Zamawiający przedstawia poniżej treść pytań wraz z odpowiedzią na nie, bez ujawniania źródła zapytania:

Pytania Wykonawcy 1:

Dotyczy: pojęcia „kart/karnetów”

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że poprzez „karty/karnety” Zamawiający rozumie fizyczną kartę pozwalającą na identyfikację użytkownika w obiekcie sportowym wraz z okazaniem dokumentu potwierdzającego jego tożsamość. Tym samym, Zamawiający nie narzuca, jakiego rodzaju dodatkowe zabezpieczania powinna mieć karta (chipowe, zbliżeniowe lub magnetyczne).

W ocenie Wykonawcy, karta służąca weryfikacji w obiekcie, udostępniania użytkownikom, nie musi posiadać takich samych zabezpieczeń jak karta wydawana przez innych Operatorów, przy czym nie ulega wątpliwości, że korzystać z niej mogą tylko osoby uprawnione, co gwarantują zabezpieczenia i systemy stosowane przez Wykonawcę. Dzięki temu, że imienna karta weryfikowana jest za każdym razem wraz z okazaniem dokumentu potwierdzającego tożsamość użytkownika, nigdy nie dojdzie do sytuacji, w której z usługi sportowo-rekreacyjnej skorzysta osoba nieuprawniona.

Odpowiedź na pytanie 1:

Zamawiający informuje, że nie określa sposobu weryfikacji użytkowników. Zgodnie z zapisem zawartym w „Opisie przedmiotu zamówienia” pkt. 6 Zamawiający dopuszcza różne formy weryfikacji dostępu użytkowników do obiektów sportowo-rekreacyjnych, które są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Dotyczy: liczby obiektów w programie limitowanym i nielimitowanym; pkt. 1 ppkt. 9 zapytania ofertowego

Prosimy Zamawiającego o jednoznaczne wskazanie, że Zamawiający wymaga podania jednakowej liczby obiektów w pakiecie limitowanym i nielimitowanym. Obecnie Zamawiający posługuje się określeniem „Wykonawca powinien podać”, co dla niektórych Wykonawców może stanowić furtkę do zaproponowania różnej liczby obiektów.

Odpowiedź na pytanie 2:

Zamawiający informuje, że wymaga podania jednakowej liczby obiektów dla każdego rodzaju programu.

Dotyczy: mieszania abonamentów; pkt. 1 ppkt. 7 zapytania ofertowego

Prosimy Zamawiającego o jednoznaczne wskazanie, że Zamawiający wymaga podania zapewnienia mieszania abonamentów dla pracowników i osób dodatkowych. Obecnie Zamawiający posługuje się określeniem „dopuszcza”, zamiast „wymaga” co dla niektórych Wykonawców może stanowić furtkę do niezaproponowania takiego rozwiązania.

Odpowiedź na pytanie 3:

Zamawiający informuje, że wymaga podania zapewnienia mieszania abonamentów dla pracowników i osób dodatkowych.

Dotyczy: danych osobowych

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o informację, czy Zamawiający dopuszcza pozyskanie przez Wykonawcę danych takich jak Pesel?

Informujemy, iż z uwagi na bezpieczeństwo oraz systemy funkcjonujące u Wykonawcy, rekomendujemy przekazanie przez Użytkownika abonamentu, między innymi takich danych jak: adres e-mail, numer telefonu i Pesel. Przy czym zaznaczamy, że dane te nie stanowią danych szczególnych kategorii oraz danych nadmiarowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO). Wobec tego, dane takie jak numer Pesel, czy telefonu należy traktować „na równi” z danymi takie jak imię czy nazwisko.

Ponadto, dzięki przekazaniu Wykonawcy przez Użytkownika ww. danych, Użytkownik w aplikacji mobilnej lub na stronie internetowej może zarządzać wszystkimi swoimi usługami zakupionymi w naszej Grupie.

Nadto, Wykonawca jako firma o ugruntowanej pozycji na rynku, posiada szereg zabezpieczeń, w tym niezbędne środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony, która ma wpływ na proces przetwarzania danych.

Jednocześnie zaznaczamy, iż dane takie jak numer telefonu, adres e-mail czy Pesel przekazywane są przez Użytkownika wyłącznie na etapie zapisywania się do programu sportowego. Ponadto dane te, nie są zbierane bezpośrednio przez Zamawiającego, tylko pracownicy samodzielnie uzupełniają formularz przystąpienia do programu dostępny w wersji online.

Sama identyfikacja w obiekcie, następować będzie wyłącznie poprzez weryfikację jego imienia i nazwiska oraz w niektórych przypadkach na podstawie przedstawionego dokumentu potwierdzającego tożsamość. W żadnym wypadku podczas rejestracji wejścia w obiekcie nie dochodzi do przekazania numeru Pesel.

Dotyczy: przekazywania danych osobowych

W przypadku braku zgody na powyższe, prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający dopuszcza wyłącznie jedną formę weryfikacji, czyli imienną kartę fizyczną, bez możliwości korzystania z aplikacji mobilnej.

Jednocześnie chcemy podkreślić, że przychylenie się do prośby Wykonawcy pozytywnie wpłynie na konkurencyjność postępowania, dzięki czemu Zamawiający może otrzymać więcej ofert, a co za tym idzie dużo korzystniejsze propozycje pod względem finansowym, co będzie opłacalne zarówno dla Zamawiającego, jak i jego pracowników. W przeciwnym wypadku Wykonawca nie będzie w stanie złożyć oferty w niniejszym postępowaniu, co może negatywnie wpłynąć na konkurencyjność procesu. W szczególności, iż sposób weryfikacji poprzez imienną kartę, proponowany przez Wykonawcę, nie odbiega od wymagań Zamawiającego i jest w pełni bezpłatny oraz bezpieczny.

Odpowiedź na pytanie 4, 5:

Zamawiający informuje, iż przekazuje Wykonawcy tylko informacje, które zawierają imię i nazwisko użytkownika oraz jego status tj. pracownik, osoba towarzysząca lub dziecko do lat 15. Rola Zamawiającego ogranicza się do zakupu usługi i przekazanie listy osób korzystających oraz zapłaty za wykonane usługi. Kwestia dostępu do usług, weryfikacji użytkowników i przetwarzania danych osobowych nie jest rolą Zamawiającego i jest zadaniem Wykonawcy. Wobec powyższego kwestia wszystkich spraw dotyczących przetwarzania danych związanych z zamawianiem usług poprzez system teleinformatyczny czy aplikacje lub korzystaniem z kart jest w kompetencjach Wykonawcy.

Dotyczy: danych osobowych

Prosimy o dopuszczenie możliwości przekazania Wykonawcy oprócz imienia i nazwiska – daty urodzenia użytkownika. Jest to niezbędne do identyfikacji użytkownika w systemach Wykonawcy. Informujemy, iż podanie przez Użytkownika daty urodzenia jest niezbędne, z tego względu, że jest jedyną niezmienną daną osobową i pozwala na jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej. Ponadto, data urodzenia jest również potrzebna w przypadku zgłoszenia roszczenia, np. odszkodowawczego, czy reklamacyjnego. Konieczna jest weryfikacja czy osoba korzystająca ze świadczeń faktycznie jest osobą uprawnioną. Dodatkowo data urodzenia może być potrzebna, aby zweryfikować wiek osoby korzystającej ze świadczeń, ustalić, czy dane przekazuje podmiot danych (osoba, której dane dotyczą), jak również celem weryfikacji czy wniosek o realizację praw z RODO (art.15-21 RODO) składa osoba do tego uprawniona. Należy również zaznaczyć, że administratorem danych osobowych użytkowników, pozyskanych w związku ze świadczeniem usługi jest Wykonawca, którego kompetencją wynikającą z art. 32 RODO jest takie kształtowanie systemu ochrony danych osobowych, aby jak najpełniej chroniło prawa i wolności osób, których dane dotyczą. Wykonawca jako administrator jest podmiotem odpowiadającym za właściwe przetwarzanie danych oraz odpowiednie ich zabezpieczenie. Obowiązkiem administratora jest przetwarzanie danych zgodnie z podstawowymi zasadami ujętymi w art. 5 RODO m.in.:

• zapewnienia właściwej podstawy legalności przetwarzania danych, określonych w art. 6 lub art. 9 RODO,

• zbieranie danych osobowych w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,

• zapewnienie, aby przetwarzane dane osobowe były adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do realizacji celów, dla których są one przetwarzane.

Wobec powyższego, do decyzji administratora winno należeć określanie zakresu danych osobowych.

Odpowiedź na pytanie 6:

Dotyczy: cen abonamentów

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o podanie aktualnych cen abonamentów sportowo-rekreacyjnych, oferowanych przez obecnego Wykonawcę, świadczącego usługi będące przedmiotem zamówienia. W sytuacji, gdy Zamawiający nie ma aktualnie zawartej umowy z żadnym z Operatorów, prosimy o podanie cen z poprzednio obowiązującego kontraktu. Niniejsza informacja jest konieczna do prawidłowego skalkulowania ceny ofertowej.

Odpowiedź na pytanie 7:

Zamawiający informuje, że odmawia podania cen abonamentów. Niniejsze pytanie nie dotyczy przedmiotu zamówienia i Zamawiający nie wskaże żądanych danych. Jednocześnie Zamawiający informuje, że powyższe informacje są dostępne na podstawie odrębnych przepisów.

Dotyczy: terminu składania ofert

Biorąc pod uwagę czas niezbędny na złożenie i przygotowanie oferty, konieczność doprecyzowania postanowień przedmiotowego zamówienia, a także trwający okres urlopowy, zwracamy się z uprzejmą prośbą o przedłużenie terminu składania ofert.

Odpowiedź na pytanie 8:

Zamawiający informuje, że nie przedłuża terminu składania ofert.

Pytania Wykonawcy 2:

Z uwagi na brak jakichkolwiek informacji odnośnie projektu umowy, zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że treść umowy zostanie uzgodniona z wybranym Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty.

Odpowiedź na pytanie 9:

Zamawiający potwierdza, że treść umowy zostanie uzgodniona z wybranym Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty.

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, iż wobec braku regulacji zasad przetwarzania danych osobowych Użytkowników w treści Zapytania ofertowego, powyższe kwestie zostaną uregulowane w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych, która zostanie uzgodniona oraz zawarta z wybranym przez Zamawiającego Wykonawcą.

Odpowiedź na pytanie 10:

Zamawiający informuje, iż nie przewiduje zawarcia odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Dot. pkt 1 ppkt. 2 Zapytania ofertowego

Prosimy o potwierdzenie, że jako usługi ponadstandardowe należy rozumieć wszystkie usługi rekreacyjno-sportowe spoza katalogu: siłownia, basen, sauna, fitness.

Odpowiedź na pytanie 11:

Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisem zawartym w „Opisie przedmiotu zamówienia” pkt. 6 1 ppkt. 2, wymaga aby Wykonawca w ramach abonamentu w zależności od wybranego przez pracownika rodzaju abonamentu, zapełnił pełny dostęp do obiektów i prowadzonych w nich zajęć sportowo-rekreacyjnych bez wskazania rodzajów świadczonych usług.

Dot. pkt 1 ppkt. 6 Zapytania ofertowego

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o zmianę ww. zapisu poprzez zmniejszenie liczby osób towarzyszących jakie może zgłosić pracownik uczestniczący w programie do 1 osoby towarzyszącej (nie wliczając w to dzieci). Zgodnie z przyjętą praktyką rynkową każdy Pracownik uczestniczący w programie może zgłosić wyłącznie jedną Osobę Towarzyszącą. Zastosowanie zaproponowanego rozwiązania pozwoli na uzyskanie najkorzystniejszej cenowo oferty.

Odpowiedź na pytanie 12:

Zamawiający informuje, iż nie wyraża zgody.

Dot. pkt 1 ppkt. 6 Zapytania ofertowego

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że zakup karnetu sportowego dla osoby towarzyszącej lub dla dziecka jest możliwy tylko z chwilą, gdy pracownik Zamawiającego zakupi taki karnet dla siebie. Moment, gdy z niego rezygnuje oznacza również rezygnację z abonamentów wszystkich osób, które zgłosił.

Powyższe zgodne jest z praktyką rynkową przyjętą przez operatorów kart sportowych. Zastosowanie zaproponowanego rozwiązania pozwoli na uzyskanie najkorzystniejszej cenowo oferty.

Odpowiedź na pytanie 13:

Zamawiający potwierdza, że zakup karnetu sportowego dla osoby towarzyszącej lub dla dziecka jest możliwy tylko z chwilą, gdy pracownik Zamawiającego zakupi taki karnet dla siebie.

Dot. pkt 1 ppkt 8 Zapytania ofertowego

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że poprzez „imienny karnet” umożliwiającą dostęp do obiektów sportowo-rekreacyjnych Zamawiający rozumie fizyczny identyfikator (kartę fizyczną), wydawany przez Wykonawcę.

Dot. pkt 1 ppkt 8 Zapytania ofertowego

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że imienny karnet ( tradycyjna karta imienna w formie plastikowej- fizycznej), powinna zabezpieczać weryfikację Użytkownika w obiekcie w taki sposób, aby wyeliminować jakąkolwiek możliwość wystąpienia nadużyć w postaci sztucznego nabijania na kartę wejść Użytkowników, poprzez zastosowanie na karcie chipa lub paska magnetycznego.

Zdaniem Wykonawcy zastosowanie zabezpieczenia w postaci np. kodu kreskowego lub kodu QR nie jest wystarczającym zabezpieczeniem dla Zamawiającego jak i jego Użytkowników ze względu na fakt, iż taką kartę łatwo można skopiować (zrobić skan lub zdjęcie) i posłużyć się taką kopią w sposób nieuprawniony poprzez rejestrację wizyt, które w rzeczywistości się nie odbyły.

Forma dostępu do obiektów sportowo-rekreacyjnych natomiast winna być skonstruowana w taki sposób by wyeliminować jakąkolwiek możliwość wystąpienia nadużyć, w postaci wykonywania fikcyjnych wejść do obiektów oraz dokonywania w nich wizyt przez osoby nieuprawnione. Jest to szczególnie istotne w przypadku podmiotów, które finansują zamówienie ze środków publicznych. Wynika to z faktu, że takie środki, powinny być wydatkowane w sposób oszczędny, celowy i efektywny.

Natomiast sytuacja polegająca na tym, że z kart zakupionych przez taki podmiot, korzystają osoby postronne, niezgłoszone przez ten podmiot bądź na kartę nabijane są sztuczne, fikcyjne wejścia, może doprowadzić do uznania, że środki publiczne wydatkowane są niezgodnie z wyżej wymienionymi zasadami.

Wykonawca bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu na rynku kart sportowo-rekreacyjnych i stosowaniu różnych metod zabezpieczeń może potwierdzić, że w przypadku zmiany karty z kodem kreskowym na kartę chipową, zaobserwował ogromny spadek liczby nieuprawnionych wizyt.

W związku z powyższym, jak w petitum, zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że oferowana przez Wykonawców karta powinna wykluczać jakiekolwiek możliwości narażenia Zamawiającego i jego pracowników na ryzyko zewnętrznych nadużyć, właśnie poprzez zabezpieczenie jej chipem lub paskiem magnetycznym.

Dot. pkt 1 ppkt 8 Zapytania ofertowego

W związku z dopuszczeniem przez Zamawiającego metody identyfikacji użytkowników za pomocą telefonu komórkowego, zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie, czy Zamawiający wyraża zgodę na wykluczenie z możliwości korzystania z przedmiotu niniejszego postępowania, użytkowników nieposiadających telefonów komórkowych lub nieposiadających telefonów w typie smartfon bądź innego urządzenia telekomunikacyjnego podobnego typu (np. tabletu, laptopa, smartwatcha) bądź też tych, którzy nie posiadają umiejętności obsługi telefonu komórkowego lub określonych funkcjonalności takiego urządzenia?

Dot. pkt 1 ppkt 8 Zapytania ofertowego

Prosimy uprzejmie o potwierdzenie, że Wykonawca jest zobligowany do jednoczesnego zapewnienia możliwości korzystania z abonamentów sportowo rekreacyjnych na podstawie karty w formie plastikowej oraz na podstawie aplikacji, czyli tzw. Karty mobilnej.

Jednoczesne zapewnienie dwóch opisanych form dostępu, umożliwi użytkownikom dokonanie wyboru dogodnej dla nich formy uzyskiwania dostępu do obiektów sportowych, czego efektem będzie zminimalizowanie ryzyka wykluczenia z możliwości skorzystania z przedmiotu zamówienia, części z potencjalnych odbiorców zamówienia.

Podkreślić również warto, że szczególne ryzyko wykluczenia potencjalnych użytkowników występuje w sytuacji zapewnienia wyłącznie weryfikacji wejść opartej telefonach komórkowych i aplikacjach mobilnych.

Wynika to z faktu polegającego na tym, że hipotetyczny odbiorca przedmiotowych usług może odmówić wykorzystania telefonu komórkowego w celu korzystania z obiektów sportowo-rekreacyjnych z wielu różnych przyczyn.

Do wspominanych przyczyn może należeć:

• nieposiadanie telefonu komórkowego w ogóle

• niedysponowanie urządzeniem obsługującym aplikację Wykonawcy

• brak zgody na przekazywanie i przetwarzanie danej osobowej w postaci numeru telefonu przez Wykonawcę

• brak umiejętności obsługi danych funkcjonalności urządzeń mobilnych (np. aplikacji mobilnych, wysyłka wiadomości sms)

• nieumiejętność korzystania z urządzeń mobilnych w ogóle (osoby wykluczone cyfrowo)

• konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów w postaci utrzymania telefonu komórkowego z aktywnym abonamentem

• opóźnienia w procesie weryfikacji tożsamości użytkownika związane ze słabym zasięgiem sieci internetowej

Odpowiedź na pytanie 14, 15, 16, 17:

Dot. pkt 1 ppkt 8 Zapytania ofertowego

Z uwagi na fakt, że usługa stanowiąca przedmiot zamówienia będzie świadczona na podstawie kart (karnetów) imiennych, uprzejmie prosimy o potwierdzenie, że nieprzekazanie przez Użytkownika (bezpośrednio przez samego Użytkownika lub pośrednio przez Zamawiającego) dodatkowych danych z zakresu: numer PESEL, pełna data urodzenia (dzień, miesiąc i rok urodzenia), numer prywatnego telefonu komórkowego lub obywatelstwo, nie mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami dla takiej osoby, w postaci wykluczenia z możliwości korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych, będących przedmiotem niniejszego zamówienia. W ocenie Wykonawcy, w celu świadczenia usług sportowo-rekreacyjnych, nie ma potrzeby przekazywania powyższych danych (innych niż imię i nazwisko).

Ze względu na bezpieczeństwo, ochronę prywatności i zasadę minimalizacji, polegającą na tym, że przetwarzaniu winny ulegać tylko i wyłącznie te dane, które są niezbędne do osiągnięcia danego celu, w trakcie realizacji usług nie powinno się przekazywać innych danych osobowych niż te, które są konieczne do wykonania danego zobowiązania, również w przypadku pobierania danych niezależnie od Zamawiającego.

Za powyższym przemawia fakt polegający na tym, że Wykonawca oraz szereg innych operatorów abonamentów sportowych funkcjonujących na rynku skutecznie zrealizowali i nadal realizują umowy, których przedmiotem jest świadczenie usług sportowo – rekreacyjnych, nie pobierając takich danych jak numer prywatnego telefonu komórkowego, numer PESEL, pełna data urodzenia, odcisk palca.

Pokazuje to jednoznacznie, że świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych jest możliwe bez pobierania danej osobowych z wyżej wymienionego zakresu.

Odpowiedź na pytanie 18:

Dot. pkt 3 ppkt 1 Zapytania ofertowego

Prosimy o potwierdzenie, że w ramach kryterium oceny ofert w kategorii cena, ocenie będzie podlegała jedynie cena abonamentów przeznaczonych dla pracownika, tj. z wyłączeniem abonamentów dla osób towarzyszących i dzieci.

Odpowiedź na pytanie 19:

Zamawiający potwierdza, że w ramach kryterium oceny ofert w kategorii cena, ocenie będzie podlegała jedynie cena abonamentów przeznaczonych dla pracownika.

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o podanie aktualnych cen kart (abonamentów) sportowych, z jakich na dzień dzisiejszy korzysta Zamawiający. Powyższe pozwoli na przeprowadzenie optymalnej wyceny przez Wykonawców.

Odpowiedź na pytanie 20: