Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Krakowie

Kraków, dnia 21.07.2025 r.

A.Z.2600.123.2025

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone będzie bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy.

Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie ul. Makuszyńskiego 9, 31-752 Kraków zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na świadczenie usług w ramach programu sportowo-rekreacyjnego dla pracowników Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Krakowie.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1) Przedmiotem zamówienia jest zakup udostępnianych przez Wykonawcę miesięcznych abonamentów na świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych dla imiennie wskazanych pracowników Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Krakowie, umożliwiających dostęp do obiektów i prowadzonych w nich zajęć sportowo-rekreacyjnych.

2) Zamawiający wymaga, by w ramach abonamentu w zależności od wybranego przez pracownika rodzaju abonamentu, Wykonawca zapełnił pełny dostęp do obiektów i prowadzonych w nich zajęć sportowo-rekreacyjnych, w szczególności: siłownia, fitness, basen, sauna. Zamawiający dopuszcza możliwość pobierania dodatkowych opłat tylko w przypadku korzystania z zajęć sportowo-rekreacyjnych ponadstandardowych lub gdy wymaga tego umowa Wykonawcy z partnerem. Wszelkie dodatkowe opłaty za ponadstandardowe zajęcia sportowo-rekreacyjnej będzie ponosił użytkownik abonamentu we własnym zakresie. Wykonawca zapewni, aby bieżąca informacja o dostępnych obiektach danego partnera, a także o dopłatach dla wybranych zajęć sportowo-rekreacyjnych, dla danego rodzaju karty była dostępna na stronie internetowej Wykonawcy.

3) Zamawiający przewiduje zakup następujących rodzajów abonamentów: abonament na korzystanie z usług „open” bez limitu (możliwość kilkukrotnego korzystania z tego samego obiektu dziennie, bez interwałów czasowych (przerw) między korzystaniem z usług oraz z nielimitowanej ilości różnych obiektów w ciągu jednego dnia), abonament na korzystanie z usług „open” (możliwość jednokrotnego korzystania z tego samego obiektu w tym samym dniu oraz z nielimitowanej ilości różnych obiektów w ciągu jednego dnia), abonament na korzystanie z usług jeden raz dziennie oraz abonament na korzystanie z usług osiem razy w miesiącu (8 wejść do obiektów sportowo-rekreacyjnych w ciągu miesiąca, ale bez limitu dziennego czy tygodniowego).

4) Liczba osób, które obecnie uczestniczą w programie sportowo-rekreacyjnym wynosi: 66 pracowników Zamawiającego, uprawionych do korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Liczba ta jest szacunkowa i ma celu określenie zakresu zamówienia oraz skalkulowanie ceny oferty przez Wykonawcę. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z usług sportowo-rekreacyjnych przez mniejszą niż podana ilość osób, jednakże nie mniej niż 10 osób, co nie uprawiania Wykonawcy do występowania z jakimikolwiek roszczeniami wobec Zamawiającego. Zamawiający obecnie zatrudnia 220 pracowników.

5) Zamawiający informuje, iż przewiduje dofinansowanie wyłącznie dla pracowników korzystających z programu sportowo-rekreacyjnego w wysokości około 15% całkowitego kosztu pozyskania karnetu.

6) Zamawiający informuje, że pracownik uczestniczący w programie może zgłosić do trzech osób towarzyszących.

7) Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość tzw. mieszania abonamentów tj. pracownik Zamawiającego może dokonywać zakupu karty/ karnetu dla osoby towarzyszącej / dziecka nie tylko w takiej wersji jaką sam posiada. Wykonawca informację o takiej możliwości powinien wskazać w składanej ofercie.

8) Zamawiający, przed rozpoczęciem każdego okresu rozliczeniowego będzie przekazywał Wykonawcy listę osób uprawnionych do korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych, zawierającą wyłącznie imię i nazwisko tych osób. Zamawiający dopuszcza identyfikację/weryfikację użytkownika przy pomocy różnych metod weryfikacji (telefon komórkowy, imienny karnet i/lub dowód osobisty). W przypadku stosowania weryfikacji za pomocą telefonu komórkowego warunkiem skorzystania przez pracownika z usług w ramach programu sportowo – rekreacyjnego jest wyrażenie zgody na korzystanie z telefonu komórkowego. Identyfikacyjna przychodząca na telefon użytkownika powinna zawierać w treści imię Użytkownika.

9) Wykonawca powinien podać w ofercie taką samą liczbę obiektów dla każdego rodzaju programu.

10) Wykonawca ma utrzymać i zapewnić ciągłą gotowość dostępu użytkowników do programu sportowo-rekreacyjnego w obiektach będących w ofercie Wykonawcy.

2. Termin wykonania zamówienia i płatność:

1) Usługa będzie świadczona od dnia 1 września 2025 r. do dnia 31 sierpnia 2026 r.

2) Zamawiający będzie rozliczał się z Wykonawcą na podstawie faktur wystawionych za każdy miesiąc.

3) Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie tylko za taką liczbę osób, jaka zostanie zgłoszona w danym miesiącu do korzystania z programu, przez wyznaczonego pracownika Zamawiającego.

4) Wynagrodzenie będzie płatne przez Zamawiającego w ciągu 14 dni od daty wystawienia faktury VAT, na rachunek bankowy Wykonawcy. Za datę zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy przyjmuje się datę obciążenia przez bank rachunku Zamawiającego.

5) Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy z Wykonawcą z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia musi obejmować pełny okres rozliczeniowy.

3. Kryterium oceny ofert:

Zamawiający dokonując oceny ofert będzie się kierował następującymi kryteriami:

1) cenę oferty brutto za miesiąc korzystania z programu przez pracownika (na potrzeby tego wyliczenia zostaną zsumowane kwoty oferowanych wszystkich wymaganych rodzajów abonamentów) – 90% (C);

Maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali Wykonawcy otrzymają liczbę punktów obliczonych matematycznie w oparciu o wzór:

C = (Cn : Cb) x 90pkt

gdzie: Cn - najniższa cena brutto, Cb - cena brutto oferty badanej.

Obliczenia ceny należy dokonać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Porównaniu podlegać będzie wartość brutto ogółem.

2) Liczbę wszystkich dostępnych na dzień składania ofert obiektów świadczących usługi sportowo-rekreacyjne na terenie miasta Krakowa świadczących przynajmniej jedną usługę bezpłatnie w ramach zaoferowanego abonamentu, z których będą mogli korzystać użytkownicy w ramach programu – 10% (LO);

Maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje największą liczbę dostępnych obiektów na terenie miasta Krakowa, pozostali Wykonawcy otrzymają liczbę punktów obliczonych matematycznie w oparciu o wzór:

LO = (LOr : LOn) x 10pkt

gdzie: LOr – liczba obiektów rozpatrywanych, LOn – największa liczba obiektów;

Ocena będzie wyliczona wg wzoru:

O = C+LO

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą ilość punktów.

4. Miejsce i termin złożenia oferty

1) Ofertę cenową należy złożyć na adres e-mail: zampub.psse.krakow@sanepid.gov.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 1 sierpnia 2025 r. do godz. 10:00.

2) W ofercie należy podać:

a) miesięczną cenę brutto za korzystanie z programu przez pracownika oddzielnie dla każdego z rodzajów wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia abonamentów;

b) miesięczną cenę brutto za korzystanie z programu przez dorosłą osobę towarzyszącą oddzielnie dla każdego z rodzajów usług;

c) miesięczną cenę brutto za korzystanie z programu przez osobę towarzyszącą – dziecko (dziecko pracownika do 15 roku życia – karnet rozszerzony dla dziecka) oddzielnie dla każdego z rodzajów usług;

d) miesięczną cenę brutto za korzystanie z programu przez osobę towarzyszącą – dziecko (dziecko pracownika do 15 roku życia – basen) oddzielnie dla każdego z rodzajów usług;

e) rodzaj świadczonych usług w ramach programu sportowo-rekreacyjnego;

f) liczbę i wykaz dostępnych na dzień składania ofert obiektów na terenie miasta Krakowa świadczących przynajmniej jedną usługę bezpłatnie w ramach zaoferowanego abonamentu;

g) inne ważne informacje związane z realizacją przedmiotowej usługi, a które nie zostały określone w opisie przedmiotu zamówienia.

3) Oferta cenowa winna być sporządzona w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia.

4) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

5) Zamawiający po otrzymaniu ofert zastrzega sobie możliwość zaproszenia wybranych Wykonawców do dalszych negocjacji.

6) Złożenie oferty przez Wykonawcę oznacza zaakceptowanie wymagań i warunków określonych przez Zamawiającego w niniejszym ogłoszeniu.

5. Kontakt z Zamawiającym:

Informacji w sprawach dotyczących postępowania udziela Maria Lisak lub Małgorzata Szewczyk pod numerem telefonu (12) 430 70 69 / (12) 430 70 59 w. 120 lub za pośrednictwem poczty e-mail: zampub.psse.krakow@sanepid.gov.pl

6. Inne informacje:

1) Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację zamówienia.

2) Wybrany Wykonawca zostanie poinformowany pisemnie lub telefonicznie o miejscu i terminie podpisania umowy.

3) W przypadku uchylania się Wykonawcy od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega sobie możliwość podpisania umowy z następnym w kolejności z rankingu ofert Wykonawcą.

4) Zamawiający ma prawo zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści złożonej oferty.

5) Zamawiający poprawia w ofercie:

a) oczywiste omyłki pisarskie;

b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;

c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

6) Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

a) jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;

b) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

c) została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

d) Wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionował poprawienie omyłki, o której mowa w pkt 6 ppkt. 5) lit. c);

e) została złożona po terminie składania ofert;

f) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

7) Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:

a) nie złożono żadnej oferty;

b) wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu;

c) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;

d) zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie;

e) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.

8) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

9) Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji z Wykonawcami, przy czym cena wynegocjowana nie może być wyższa niż cena wskazana w ofercie.

10) W niniejszym postępowaniu nie mają zastosowania środki odwoławcze.

11) Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni, liczonego od terminu składania ofert.

Klauzula obowiązku informacyjnego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – dotyczy Wykonawcy będącego osobą fizyczną

Działając na podstawie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanego dalej „Rozporządzeniem (UE) 2016/679” informuję Panią /Pana, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych jest Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Krakowie / Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie, ul. Makuszyńskiego 9, 31-752 Kraków, e-mail: psse.krakow@sanepid.gov.pl, centrala telefoniczna (+48) 12 644 93 72, 12 644 99 64, strona internetowa: https://www.gov.pl/web/psse-krakow, adres skrytki ePUAP: /pssekrakow/skrytkaESP

2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora danych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem poczty elektronicznej, przesyłając informację na adres e-mail: iod.psse.krakow@sanepid.gov.pl lub dzwoniąc pod numer: (+48) 12 644 93 72 wew. 150 lub listownie i osobiście pod adresem siedziby Administratora Danych.

3. Pani /Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c rozporządzenia (UE) 2016/679 w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem ofertowym, którego wartość nie przekracza 130 000 zł netto, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego zgodnie z regulaminem administratora, jak też - jeżeli do tego dojdzie – zawarcia czy wykonania umowy w sprawie realizacji zamówienia stanowiącego przedmiot postępowania.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla potrzeb uczestnictwa w postępowaniu. Konsekwencją braku podania danych osobowych może być nierozpatrzenie złożonej oferty.

4. W ograniczonym zakresie Administrator Danych może udzielić dostępu do Pani/Pana danych podmiotom, które obsługują Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną w Krakowie np. firmom obsługującym systemy informatyczne, dostawcy usług pocztowych. Udostępnianie danych podmiotom obsługującym PSSE w Krakowie może odbywać się wyłącznie na podstawie zawartych umów.

Pani/Pana dane będą także mogły być przekazywane podmiotom uprawnionym do ich pozyskania na podstawie przepisów prawa (np. sądom powszechnym, Policji, Prokuraturze). Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od daty zakończenia postępowania ofertowego zgodnie z symbolem jednolitego rzeczowego wykazu nr 2600 wynikającego z załącznika nr 5 – Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 ze zm.). Po upływie tego okresu zostaną trwale usunięte. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja niearchiwalna podlega, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, brakowaniu.

6. Posiada Pani/Pan na podstawie:

1) art. 15 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) art. 16 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

3) art. 18 rozporządzenia (UE) 2016/679 prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679,

Informuję również Panią/Pana, iż stosownie do art. 15 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 jest Pani/ Pan uprawniony do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, do uzyskania dostępu do nich.

Informuję również, że stosownie do art. 15 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679 za wszelkie kolejne kopie danych osobowych administrator może pobrać opłatę w wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się powszechnie stosowaną drogą elektroniczną.

7. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku, gdy Pani/Pana zdaniem przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się z naruszeniem prawa pod adresem: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Administrator danych nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 rozporządzenia (UE) 2016/679. Pani/Pana dane nie będą profilowane.