Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Lesznie

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Zgłoszenie może być dokonane w następujący sposób: 

• pocztą elektroniczną – na adres: sygnalista.psse.leszno@sanepid.gov.pl 
• listownie – wysyłając informację za pośrednictwem operatora pocztowego/kuriera na adres: Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Lesznie, ul. Niepodległości 66, 64-100 Leszno z dopiskiem na kopercie: „Zewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa”

Rekomendowany wzór formularza zgłoszenia naruszenia prawa znajduje się poniżej w postaci załącznika, przy czym nie ma obowiązku składania zgłoszeń z jego użyciem.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia
Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności.
Tryb postępowania jest następujący:
- potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
- wstępna weryfikacja zgłoszenia,
- podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego przez Dyrektora PSSE w Lesznie, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
-kontakt z sygnalistą na udostępnione dane kontaktowe - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji,
-informacja zwrotna do sygnalisty nt. planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań oraz o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.
4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji
PSSE w Lesznie przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
PSSE w Lesznie informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
Informacje zwrotne przekazywane są za pośrednictwem e-mail lub listownie – w zależności od wskazanej przez sygnalistę formy kontaktu.
5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Zasady poufności zgłoszeń
- dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione,
- tożsamość sygnalisty i inne dane identyfikacyjne nie są ujawniane, z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem,
- ujawnienie danych możliwe jest jedynie w sytuacjach wymagających tego w ramach postępowań sądowych, administracyjnych lub wyjaśniających prowadzonych przez organy publiczne,
- sygnalista jest informowany o planowanym ujawnieniu danych, jeśli nie zagraża to postępowaniu wyjaśniającemu,
- poufność obejmuje również osoby pomagające w zgłoszeniu oraz osoby powiązane z sygnalistą.
6. Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe sygnalistów Dyrektor PSSE w Lesznie przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych (zamieszczona na stronie).
7. Charakter działań następczych
Działania następcze mogą obejmować:
- postępowania wyjaśniające,
- kontrole administracyjne,
- wszczęcie działań naprawczych lub prewencyjnych, takich jak zmiany proceduralne, dyscyplinowanie pracowników czy zawiadamianie organów ścigania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa.
8. Środki ochrony prawnej i porady dla sygnalistów
Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa-zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.
9. Warunki ochrony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności
Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
10. Korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych
Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
tel. centrali: (22) 55 17 700
fax: (22) 827 64 53
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

Uwaga: Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpoznawane.

Załączniki:
1.    Zarządzenie 17/24 Dyrektora PSSE w Lesznie w sprawie zgłoszeń zewnętrznych
2.    Załącznik nr 1 do zarządzenia 17_24 - Procedura zgłoszeń zewnętrznych
3.    Załącznik nr 2 do zarządzenia 17_24 - Rejestr zgłoszeń zewnętrznych
4.    Formularz zgłoszenia naruszenia prawa wraz z informacją o przetwarzaniu danych osobowych