Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Sieradzu

Informacja o istnieniu procedury zgłoszeń zewnętrznych

Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Sieradzu informuje o wprowadzeniu „Procedury zgłoszeń zewnętrznych”.

Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Sieradzu (PPIS w Sieradzu) rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organ publiczny w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów. PPIS w Sieradzu prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych.

 

1. Zgłoszenia można dokonać za pomocą następujących kanałów:

1. za pomocą poczty elektronicznej, poprzez przesłanie wypełnionego Formularza zgłoszenia naruszenia prawa na adres: sygnalista.zew.psse.sieradz@sanepid.gov.pl;
2. pocztą na adres Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Sieradzu ul. P.O.W. 52, 98-200 Sieradz, poprzez przesłanie wypełnionego Formularza zgłoszenia naruszenia prawa z dopiskiem na kopercie: „Zewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa”.

Wskazane powyżej środki komunikacji są niezależne od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach pozostałej działalności PSSE w Sieradzu oraz zachowują poufność i integralność danych.

Dostęp do zgłoszeń zewnętrznych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Dyrektora PSSE w Sieradzu.

Rekomendowany wzór formularza zgłoszenia naruszenia prawa znajduje się poniżej w postaci załącznika, przy czym nie ma obowiązku składania zgłoszeń z jego użyciem.

Uwaga! na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych nadawcy.

PPIS w Sieradzu nie rozpatruje zgłoszeń dokonanych anonimowo.

 

TREŚĆ ZGŁOSZENIA

Sygnalisto, twoje zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

• szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
• wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
• dowody na poparcie zgłoszenia;
• dane umożliwiające kontakt, jeżeli chcesz otrzymać Informację zwrotną w związku z  dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem.

2. Ochrona osoby dokonującej zgłoszenia:

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia. Dzięki ochronie, sygnalista nie może być poddawany żadnym działaniom odwetowym ze strony pracodawcy. Na żądanie sygnalisty, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wydaje zaświadczenie potwierdzające ochronę przysługującą sygnaliście określoną w przepisach rozdziału 2 Ustawy.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, w tym z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 Ustawy, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.

KTO MOŻE DOKONAĆ ZGŁOSZENIA?

Jeśli chcesz skorzystać z ochrony sygnalisty musisz spełnić wszystkie poniższe przesłanki:

• jesteś osobą fizyczną;
• zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów;
• informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy
o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:

1. o ochronie informacji niejawnych;
2. tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych;
3. tajemnicy postępowania karnego.
   3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

1. Po wpłynięciu zgłoszenia, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, podejmuje następujące czynności:
   1. dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania PPIS w Sieradzu;
   2. w przypadku spełnienia warunku, o którym mowa w pkt 1, PPIS w Sieradzu niezwłocznie przesyła sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że zgłaszający wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie, nie pozostawił adresu do kontaktu, na który należy przekazać tę informację lub PPIS w Sieradzu ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;
   3. w przypadku wpłynięcia zgłoszenia, którego przedmiotem jest naruszenie stanowiące przedmiot innego badanego zgłoszenia dokonanego przez tego samego lub innego sygnalistę, które nie zawiera nowych informacji w sprawie, PPIS w Sieradzu nie przeprowadza działań następczych. W związku z powyższym, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych wraz z uzasadnieniem, a w przypadku kolejnego zgłoszenia pozostawia je bez rozpoznania nie informując o tym sygnalisty;
   4. w przypadku, gdy wstępna analiza wykaże, że nie stosuje się procedury zgłoszeń zewnętrznych, informuje o tym sygnalistę na adres do kontaktu lub pozostawia sprawę bez rozpoznania, jeżeli adres do kontaktu nie został wskazany, sporządzając odpowiednią notatkę służbową;
   5. jeżeli zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy naruszeń prawa należących do zakresu działania PPIS w Sieradzu, przekazuje je do organu właściwego do podjęcia działań następczych niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia naruszenia prawa, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni, o czym osoba upoważniona za obsługę zgłoszeń informuje sygnalistę;
2. W przypadku przyjęcia zgłoszenia osoba upoważniona weryfikuje prawdziwość informacji zawartych w zgłoszeniu oraz podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności poprzez przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
3. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez osobę upoważnioną w sposób zapewniający niezależność, obiektywizm i poufność;
4. Z ustaleń dokonanych podczas postępowania wyjaśniającego, dokonanego z zachowaniem należytej staranności, osoba upoważniona sporządza protokół i przedkłada go PPIS w Sieradzu.

 

 

1. 4. Przekazanie informacji zwrotnej:

Osoba upoważniona do obsługi zgłoszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną o poczynionych ustaleniach i podjętych ewentualnych środkach naprawczych, nie później niż w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Osoba upoważniona do obsługi zgłoszeń naruszeń prawa może, w uzasadnionych przypadkach, przekazać informację zwrotną sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty, przed upływem terminu, o którym mowa powyżej.

PPIS poinformuje sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

 

1. 5. Zasada poufności mająca zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:

PPIS dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:

• tylko i wyłącznie pracownicy upoważnieni mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty,
• dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty oraz osoby której dotyczy zgłoszenie są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione,
• możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.

PPIS w Sieradzu przetwarza dane osobowe sygnalistów w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli informacyjnej.

 

1. 6. Zasady przetwarzania danych osobowych:

 

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych sygnalisty znajdują się w załączniku –  Klauzula informacyjna dla osoby dokonującej zgłoszenia.

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz świadków naruszenia prawa znajdują się w załączniku – Klauzula informacyjna dla osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz świadków naruszenia prawa.

W przypadku zgłoszenia zewnętrznego nie stosuje się przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016 r., str. 1, z późn. zm.) zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.

 

1. 7. Charakter działań następczych:

PPIS po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia.

Takimi działaniami mogą być:

• postępowanie wyjaśniające,
• wszczęcie postepowania administracyjnego,
• wniesienie oskarżenia.
  8. Środki ochrony prawnej dla sygnalistów:

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych.

Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa-zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie za  dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

Warunkiem ochrony jest fakt, że jako sygnalista masz uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, pod warunkiem, że uzyskanie informacji lub dostęp do informacji nie stanowią czynu zabronionego.

 

SANKCJE KARNE

Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

 

Dokonanie zgłoszenia w sytuacji, gdy zgłaszający wie, że do naruszenia prawa nie doszło, nie uzyska statusu ochrony przewidzianej dla „sygnalisty”.

Za dokonanie fałszywego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, osoba podlega odpowiedzialności prawnej (w tym karnej) przewidzianej m.in. za nielegalne pozyskanie informacji, naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, zniesławienie. Sankcje przewidziane są również dla osób, które dokonują zgłoszeń w złej wierze, mając świadomość, że przekazywane w nich informacje nie są prawdziwe.

 

WAŻNE

Pamiętaj, aby zgłoszenie było oparte na faktach i rzetelne. Nie zgłaszaj nieprawidłowości, jeśli nie ma pewności co do ich zaistnienia. Upewnij się, że Twoje informacje są poprawne i że działasz w dobrej wierze. Pamiętaj, że  zgłaszanie nieprawidłowości musi być związane z interesem publicznym. Twoje prywatne intencje nie są  podstawą do zgłaszania nieprawidłowości. Pamiętaj, że w przypadku prywatnych spraw, możesz zwrócić się do odpowiednich do tego organów.

 

Dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Istnieje możliwość uzyskania wsparcia od Rzecznika Praw Obywatelskich, który udziela sygnalistom, osobom, o  których mowa w art. 21 ustawy o ochronie sygnalistów, porad w zakresie zapewnienia powszechnego dostępu do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 wskazanej ustawy, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w  szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej.

Istnieje również możliwość uzyskania wsparcia w trybie art. 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534). Nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie przysługują bowiem osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024r. poz. 928).

 

 

1. 9. Warunki na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności:

1. 1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, w tym z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 Ustawy, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.
   2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w pkt 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
   3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

 

1. 10. Korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych:

W pierwszej kolejności zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a  sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

1. 11. Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich:

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać również do Rzecznika Praw Obywatelskich. Szczegółowe informacje na temat możliwości skontaktowania się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich dostępne są na stronie BIP RPO.

Adres korespondencyjny do RPO: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Aleja Solidarności 77,

00-090 Warszawa.

Informacyjna linia obywatelska: Tel.: 800 676 676

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP

 

Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich

ul. Puławska 99a

02-595 Warszawa

 

Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499

Formularz zgłoszeń zewnętrznych:

https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_zgloszenia

 

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).