ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU W DIALOGU TECHNICZNYM poprzedzającym wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: przeprowadzenie kampanii informacyjnej w mediach społecznościowych w ramach realizacji koncepcji informacyjno-promocyjnej Europejskiego Tygodnia Sportu 2020 w Polsce.

1. ZAMAWIAJĄCY

Skarb Państwa – Minister Sportu, z siedzibą w Warszawie (00-082)
ul. Senatorska 14, 00-082 Warszawa
NIP: 526-287-36-02, REGON: 140217142
strona: www.gov.pl/sport 

Pytania związane z dialogiem technicznym proszę kierować do: Juliusza Rzewuskiego, tel. 22 2447 362.: e-mail: juliusz.rzewuski@msport.gov.pl
godziny urzędowania: 8:15 - 16:15.

2. PODSTAWA PRAWNA

Dialog techniczny prowadzony jest na podstawie art. 31a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z  2019 r. poz. 1843).

3. CEL I PRZEDMIOT DIALOGU TECHNICZNEGO

Celem dialogu technicznego jest uzyskanie doradztwa oraz informacji w zakresie niezbędnym do precyzyjnego przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz warunków umowy w postępowaniu na przeprowadzenie kampanii informacyjnej w mediach społecznościowych w ramach realizacji koncepcji informacyjno-promocyjnej Europejskiego Tygodnia Sportu 2020 w Polsce.

Kampania ma na celu propagowanie idei Europejskiego Tygodnia Sportu w mediach społecznościowych w Polsce. Dzięki przeprowadzeniu kampanii będzie możliwość dotarcia do szerszego grona odbiorców niż w przypadku tradycyjnych form promocji. W świetle ograniczeń związanych z sytuacją epidemiologiczną w Europie ważne jest propagowanie  aktywności fizycznej społeczeństwa w formie umożliwiającej zachowanie procedur bezpieczeństwa. Dużo większy nacisk należy położyć na aktywność indywidualną, zajęcia prowadzone w formie zdalnej.

Europejski Tydzień Sportu to ogólnoeuropejska akcja odbywająca się w dniach 23-30 września 2020 r. W trakcie jej trwania w całej Europie odbywają się liczne wydarzenia o charakterze lokalnym jak i ogólnokrajowym. Twarzami Europejskiego Tygodnia Sportu są wybiegani co roku Ambasadorowie, którzy także będą zaangażowani w kampanię promocyjną. Prowadzący kampanię będzie miał za zadanie stworzenie spójnej koncepcji promocyjnej przy ścisłej współpracy z Zamawiającym.

Do elementów kampanii będzie należało m.in. :

• Tworzenie grafik oraz utworów audiowizualnych promujących akcję oraz poszczególne wydarzenia mające miejsce w trakcie jej trwania;
• Przygotowanie materiałów informacyjnych o zaletach aktywności fizycznej, promocję ruchu i zdrowego żywienia;
• Zarządzanie profilami ETS Polska w różnych portalach społecznościowych;
• Opracowanie we współpracy z Zamawiającym koncepcji wydarzeń wirtualnych mających miejsce podczas Europejskiego Tygodnia Sportu;
• Współpraca przy organizacji oraz promocja konkursów organizowanych przed lub w trakcie Europejskiego Tygodnia Sportu.

Kampania ma być skierowana do zróżnicowanego odbiorcy ze szczególnym uwzględnieniem następujących grup docelowych:

• Dzieci i młodzież;
• Dorośli, rodzice;
• Osoby starsze;
• Osoby z niepełnosprawnościami;
• Placówki edukacyjne – szkoły, przedszkola itd.;
• Kobiety.

Przygotowując się do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający zwraca się z prośbą do ekspertów, specjalistów zajmujących się prowadzeniem działań promocyjnych o szerokim zasięgu z prośbą o przedstawienie wstępnej koncepcji kreatywnej, która stanowić będzie podstawę opisu przedmiotu zamówienia. Zamawiający, w oparciu o materiały przedstawione przez Uczestników dialogu technicznego wybierze sposób realizacji zamówienia gwarantujący w najwyższym stopniu realizację celów Zamawiającego.

Oczekuje się, iż przedstawiony przez Uczestnika dialogu wstępny zarys koncepcji działań promocyjnych zawierał będzie, co najmniej:

• Wstępną analizę szans i zagrożeń działań promocyjnych oraz słabych i mocnych stron obszarów komunikacyjnych;
• Wstępny cel działań promocyjnych w odniesieniu do obszarów tematycznych;
• Szkic koncepcji kreatywnej działań promocyjnych;
• Wstępną propozycję narzędzi promocyjnych i kanałów dystrybucji;
• Wstępną koncepcję materiałów audiowizualnych z uwzględnieniem efektywności w dotarciu do informacji;
• Propozycję ram czasowych dla działań promocyjnych;
• Propozycję harmonogramu działań promocyjnych;
• Propozycję oceny efektu działań promocyjnych;
• Czynności, jakie należałoby wdrożyć w celu zachowania elastyczności działań promocyjnych, z uwzględnieniem sytuacji kryzysowych; rozwiązania alternatywne, które można byłoby wprowadzić i na bieżąco korygować (w miarę możliwości) przebieg kampanii;
• Opcjonalnie – propozycję innego zdefiniowania grup docelowych w odniesieniu do poszczególnych obszarów tematycznych.

4. INFORMACJE NA TEMAT PRZEDMIOTU DIALOGU TECHNICZNEGO

Tematem dialogu technicznego będzie sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia w zakresie wszczęcia zamówienia publicznego na wykonanie: Usługi polegającej na przeprowadzeniu kampanii informacyjnej dotyczącej Europejskiego Tygodnia Sportu 2020 za pośrednictwem mediów społecznościowych.

5. WARUNKI I ZASADY DIALOGU TECHNICZNEGO

1. Warunkiem udziału w przedmiotowym dialogu technicznym jest wykazanie przez zapraszanego, iż prowadzi działalność gospodarczą, będącą przedmiotem niniejszego dialogu technicznego.
2. Dialog techniczny prowadzony będzie w formie indywidualnych spotkań w siedzibie Zamawiającego lub za pośrednictwem narzędzi umożliwiających spotkanie w formie zdalnej.
3. Dialog techniczny jest prowadzony w języku polskim.
4. Niniejsze zaproszenie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, ani nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności nie stanowi postępowania w trybie dialogu konkurencyjnego.
5. Za udział w dialogu technicznym podmioty w nim uczestniczące nie otrzymują wynagrodzenia ani zwrotu kosztów związanych z udziałem w dialogu.
6. Dialog techniczny jest prowadzony w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz na równi traktujący uczestników dialogu. Dialog będzie prowadzony  do momentu, gdy Zamawiający będzie w stanie określić, na podstawie uzyskanych od uczestników dialogu technicznego informacji w zakresie wystarczającym dla wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem ust. 7.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia dialogu technicznego na każdym jego etapie bez podania przyczyn.
8. Zamawiający, po zakończeniu dialogu technicznego, zamierza przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zgodnym z ustawą Pzp.
9. Udział w dialogu technicznym nie jest warunkiem ubiegania się przez uczestnika w przyszłości o jakiekolwiek zamówienie publiczne.
10. W przypadku, gdy informacje przekazywane Zamawiającemu przez uczestników dialogu mają charakter tajemnicy przedsiębiorstwa, powinny one być wyraźnie zastrzeżone przez podmiot udostępniający.
11. W przypadku, gdy informacje przekazywane Zamawiającemu przez uczestników dialogu mają charakter utworu i Wykonawcy przysługują do nich lub ich części autorskie prawa majątkowe, to powinny one być jednoznacznie wskazane w przekazywanych materiałach.
12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykorzystania przekazanych przez uczestników dialogu informacji, opracowań i utworów w całości lub części, a także ich przetwarzania w celu opracowania dokumentacji przetargowej, w tym opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia i warunków umowy.
13. Przystąpienie podmiotu do dialogu technicznego jest równoznaczne z udzieleniem zgody na wykorzystanie przez Zamawiającego przekazywanych informacji do przygotowania dokumentacji przetargowej, w tym opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia i warunków umowy. W przypadku przekazania Zamawiającemu w toku dialogu technicznego utworu w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. z 2019 poz. 1231) podmiot przekazujący dany utwór udziela Zamawiającemu bezwarunkowej zgody na wykorzystanie tego utworu (w całości bądź w części) na potrzeby przygotowania dokumentacji przetargowej, w tym opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia i warunków umowy oraz zezwolenia na wykonywanie praw zależnych do utworu, rozporządzanie i korzystanie z opracowań utworu. Podmiot przystępujący do dialogu technicznego zapewnia, że wykorzystanie utworu przez Zamawiającego nie będzie naruszało praw osób trzecich.

6. ZGŁOSZENIE DO UDZIAŁU W DIALOGU TECHNICZNYM

1. Podmioty zainteresowane udziałem w dialogu technicznym, proszone są o złożenie wypełnionego i podpisanego „Zgłoszenia do udziału w dialogu technicznym”, zwanego dalej Zgłoszeniem, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia. Zamawiający prosi o przekazanie wszystkich informacji zawartych w Zgłoszeniu.
2. Zgłoszenie powinno być podpisane przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
3. W przypadku, gdy uprawnienie do reprezentacji Zapraszanego nie wynika z dokumentów rejestrowych, Zamawiający żąda, załączenia do zgłoszenia, odpowiedniego pełnomocnictwa podpisanego przez osobę/y której/ych uprawnienie do reprezentacji wynika z dokumentu rejestrowego.
4. Zgłoszenia można składać:

1. pisemnie (osobiście, pocztą lub za pośrednictwem kuriera) pod adresem:
   Ministerstwo Sportu
   ul. Senatorska 14, 00-082 Warszawa
2. drogą elektroniczną na adres e-mail: juliusz.rzewuski@msport.gov.pl (zgłoszenie należy przekazać w formie pdf.)
3. Termin składania zgłoszeń: do 16.06.2020 r. do godziny 16:15. Zgłoszenia przesłane po tym terminie, nie będą brane pod uwagę.
4. Dialog techniczny zaplanowany jest na 19.06.2020 r. w siedzibie Zamawiającego, lub za pośrednictwem narzędzi umożliwiających spotkanie w formie zdalnej, przy czym Zamawiający poinformuje drogą mailową o godzinach spotkań.

7. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 - Zgłoszenie do udziału w dialogu technicznym