Polska w Szwecji

Szanowni Państwo, 
 

Już od dłuższego czasu gromadziliśmy i weryfikowaliśmy wszystkie uwagi, komentarze i obserwacje Państwa, dotyczące współpracy przy realizacji projektów polonijnych, za które bardzo dziękujemy. W rezultacie przygotowaliśmy poniższą informację opisującą szczegółowo zasady współpracy przy realizacji tych działań.

Przed wystąpieniem do placówki z ofertą współpracy projektowej uprzejmie prosimy o uważną lekturę zamieszczonego niżej materiału. Pomoże to Państwu w przygotowaniu propozycji działań, a nam w ich odpowiednim opracowaniu.

do 31 października - w przypadku projektów całorocznych lub planowanych na pierwsze półrocze następnego roku,

do 30 kwietnia - w przypadku projektów planowanych na drugie półrocze roku bieżącego.

Projekt należy zaplanować w sposób umożliwiający jego pełną realizację oraz rozliczenie finansowe w przeciągu danego roku kalendarzowego, najpóźniej do 30 listopada roku budżetowego, w którym zostało przyznane dofinansowanie.

Wnioski nadesłane po terminach nie będą rozpatrywane.

Wnioski należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres: sztokholm.amb.wk@msz.gov.pl

Wzorem lat ubiegłym, za priorytetowe uważane będą projekty mające na celu: wspieranie nauczania języka polskiego oraz promujące dwujęzyczność; projekty, które będą podnosiły i uwydatniały pozycję oraz aktywność środowisk polonijnych na terenie Szwecji;  projekty wspierające rozwój kontaktów młodzieżowych, naukowych, kulturalnych  gospodarczych i sportowych młodego pokolenia z Polską; projekty, które mają na celu podtrzymywanie związków z Polską, uczestniczenie w kulturze polskiej.  Szczegółowe informacje zawarte są w „Zadaniach Administracji Rządowej na lata 2019-2020 w ramach realizacji Rządowego Programu Współpracy z Polonią i Polakami Za Granicą w latach 2015-2020”.

Wnioski muszą być przesłane do nas w pliku Excel, z podaniem pełnych danych wnioskującej organizacji.
Wnioski należy składać na  formularzach stanowiących jednocześnie kosztorys projektu, wypełniając wszystkie pozycje zgodnie z zawartymi instrukcjami.  Prosimy również o wskazanie w projektach priorytetowych działań i pozycji finansowych, bez których dany projekt nie będzie miał szansy powodzenia.

W mailach, które będą Państwo do nas przesyłali, prosimy o pozostawienie swojego imienia i nazwiska, jak również aktualnego numeru telefonu - w razie konieczności kontaktu celem uzupełnienia wniosku. W przypadku składania więcej niż jednej oferty projektowej, prosimy o informację dotyczącą zhierarchizowania ofert - od najbardziej do najmniej istotnej.

UWAGA! Oferty w wersji papierowej oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 

Przy wypełnianiu oferty należy bezwzględnie używać polskiej czcionki oraz nie przesyłać żadnych dodatkowych załączników dotyczących opisu projektu.

Oferty niekompletne, zawierające istotne braki, błędy lub przesłane na innych niż załączone powyżej formularze – niestety nie będą mogły zostać rozpatrzone. Natomiast - w wypadku niewielkich uchybień - zostaną zwrócone z prośbą o uzupełnienia.

Placówka dokonuje wstępnej oceny nadesłanych ofert projektowych pod kątem spełniania wymogów formalnych oraz ich zgodności z celami polskiej polityki wobec Polonii, zapisanymi w "Rządowym Programie współpracy z Polonią i Polakami Za Granicą w latach 2015-2020”.

Następnie projekty zgłaszane są (w ramach przyznanego placówce budżetu na współpracę z Polonią), jako wnioski projektowe placówki do dofinansowania z funduszy polonijnych. Ostatecznej akceptacji projektów dokonuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Placówka nie otrzymuje z MSZ informacji o powodach odrzucenia wniosków.

Po otrzymaniu przez placówkę informacji z MSZ o przyznaniu lub odrzuceniu wniosku o dofinansowanie danego projektu, poinformujemy Państwa drogą mailową.

W wypadku przyznania dofinansowania, placówka przygotowuje porozumienie o współpracy projektowej, zawierane w formie Umowy.

Przypominamy również, iż zgodnie z ustawą o finansach publicznych nie istnieje możliwość prefinansowania (zaliczkowania) projektów.

Wydatkowanie przyznanych przez MSZ środków następuje zgodnie z zawartą umową oraz na podstawie odpowiednich dokumentów finansowych wystawionych na adres Ambasady RP w Sztokholmie:

   Polska Ambassaden, Karlavägen 35, 11431 Stockholm
   Nr organizacyjny ambasady: 90 2003-8999.

Rozliczenie projektu następuje na podstawie Raportu z realizacji projektu.

Projekt należy zaplanować w sposób umożliwiający jego pełną realizację oraz rozliczenie finansowe w przeciągu danego roku kalendarzowego.

 wracamy uwagę na konieczność skrupulatnego zaplanowania projektu przed zgłoszeniem go w formie oferty projektowej do placówki oraz starannego opracowania kosztorysu. Wszelkie zmiany w pozycjach kosztorysu, harmonogramie czy sposobie realizacji zaakceptowanego projektu powinny zostać zgłoszone do placówki jeszcze przed jego rozpoczęciem; łączy się to bowiem z uzyskaniem przez placówkę zgody na zmiany w projekcie od MSZ (nie jest to możliwe decyzją własną placówki).

Przypominamy, że to na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek skrupulatnego zaplanowania projektu, przedstawienia w zgłoszeniu realnych, racjonalnych kosztów, a następnie prawidłowego ich rozliczenia.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości zachęcamy do kontaktu z Wydziałem Konsularnym Ambasady RP w Sztokholmie tel.: + 46 (0) 8 50 57 50 60 , e-mail sztokholm.amb.wk@msz.gov.pl