Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

Na podstawie art. 77² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277, 807, 1423 i 1661, z 2024 r. poz. 1871 oraz z 2026 r. poz. 25) w związku z art. 9 ust. 1 i art. 25 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 409, z 2025 r. poz. 620 i 1661 oraz z 2026 r. poz. 160) i art. 42¹ oraz art. 46 ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1459 oraz z 2026 r. poz. 160) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Ustala się Regulamin awansowania i wynagradzania pracowników Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi.

2. Zarządzenie nie ma zastosowania do wynagrodzeń pracowników w części, w której ich ustalenie pozostaje w wyłącznej dyspozycji Wojewody Łódzkiego.

§ 2. 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1)    Wojewodzie, Wicewojewodzie, Dyrektorze Generalnym, Urzędzie, wydziale, dyrektorze wydziału – należy przez to rozumieć pojęcia zdefiniowane w Regulaminie Organizacyjnym Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi[1];

2)    pracowniku – należy przez to rozumieć pojęcie zdefiniowane w Kodeksie pracy[2];

3)    kierowniku – należy przez to rozumieć pracownika zatrudnionego lub pełniącego obowiązki na stanowisku kierownika oddziału, koordynatora oddziału lub wieloosobowego stanowiska pracy, a także jego zastępcę;

4)    funduszu nagród – należy przez to rozumieć fundusz przeznaczony na nagrody dla pracowników, utworzony z 3% odpisu planowanych rocznych wynagrodzeń osobowych, powiększony o oszczędności z funduszu płac;

5)    nagrodzie – należy przez to rozumieć świadczenie pieniężne o charakterze uznaniowym przyznawane pracownikowi za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej w ramach systemu motywacyjnego;

6)    premii – należy przez to rozumieć premię, o której mowa w § 9 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 lutego 2010 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek (Dz. U. z 2023 r. poz. 467, z późn. zm.);

7)    dodatku zadaniowym – należy przez to rozumieć dodatek, o którym mowa w art. 88 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, przyznawany pracownikom będącym członkami korpusu służby cywilnej;

8)    dodatku specjalnym – należy przez to rozumieć dodatek, o którym mowa w § 6 rozporządzenia, o którym mowa w pkt 6, przyznawany pracownikom niebędącym członkami korpusu służby cywilnej.

Rozdział 2

Awans

§ 3. 1. Na uzasadniony wniosek dyrektora wydziału pracownik może zostać awansowany w lutym w związku z obchodami w dniu 17 lutego Dnia Służby Cywilnej. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. W uzasadnionych przypadkach pracownik może zostać awansowany w innych terminach.

 

§ 4. 1. Pracownik może być awansowany, jeżeli spełnia łącznie poniższe wymagania:

1. posiada wymagane kwalifikacje, w tym preferowane doświadczenie zawodowe oraz odpowiednie kompetencje i umiejętności potwierdzone w toku pracy;
2. zwiększył się, np.: zakres jego doświadczenia, obowiązków, odpowiedzialności itp.;
3. podniósł swoje kwalifikacje zawodowe, np.: poprzez ukończenie studiów wyższych, podyplomowych, uczestnictwo w szkoleniach, kursach specjalistycznych, poświadczonych certyfikatem lub zaświadczeniem, w okresie od ostatniego awansu;
4. nie otrzymał w okresie 24 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku kary dyscyplinarnej;
5. od ostatniego awansu upłynęły co najmniej 24 miesiące;
6. w przypadku pracownika będącego członkiem korpusu służby cywilnej – uzyskał pozytywną pierwszą ocenę lub ocenę okresową co najmniej na poziomie oczekiwań; pod warunkiem, że żadna z ocen cząstkowych nie była na poziomie „znacznie poniżej oczekiwań”.

2. W szczególnych przypadkach, uzasadnionych poziomem wykonywanych zadań, wiedzą, doświadczeniem oraz oceną pracy dokonywaną przez przełożonego pracownika można zastosować odstępstwo od niektórych wymagań.

Rozdział 3

Wynagrodzenie

§ 5. 1. Wynagrodzenie pracownika[3], w zależności od podstawy zatrudnienia, składa się z wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń, tj. m.in.: wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego, dodatku urzędnika służby cywilnej, dodatku „stażowego”, premii, dodatku zadaniowego, dodatku specjalnego, dodatku za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych, dodatku za pracę wykonywaną w porze nocnej, wynagrodzenia za czas dyżuru, średniej urlopowej, nagrody uznaniowej, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nagrody jubileuszowej, ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, odprawy „emerytalnej”, odprawy „rentowej”, odprawy „likwidacyjnej”, odprawy pośmiertnej i innych.

2. Zasady przyznawania i termin wypłaty składników wynagrodzenia i innych świadczeń, nieuregulowanych w zarządzeniu, określają odrębne przepisy.

3. Kalendarz roczny miesięcznych terminów wypłaty wynagrodzenia ustala Dyrektor Generalny.

 

§ 6. 1. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę stosownie do zajmowanego stanowiska służbowego, zakresu powierzonych zadań oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych.

2. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika będącego członkiem korpusu służby cywilnej ustala się w wysokości określonej w przedziale mnożnika kwoty bazowej w przeliczeniu na pełen wymiar etatu dla poszczególnych stanowisk służbowych.

3. Dodatek funkcyjny dyrektora wydziału i jego zastępcy ustala się w wysokości określonej w przedziale mnożnika kwoty bazowej w przeliczeniu na pełen wymiar etatu.

4. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika niebędącego członkiem korpusu służby cywilnej ustala się w wysokości określonej kwotowo dla poszczególnych stanowisk służbowych.

5. Na uzasadniony wniosek Dyrektor Generalny może dokonać zmiany wysokości wynagrodzenia pracownika.

6. Dyrektor Generalny może podwyższyć wynagrodzenie pracownika, który wystąpi o rozwiązanie umowy o pracę w związku z przejściem na emeryturę.

7. Zmiany wynagrodzenia dyrektora wydziału i jego zastępcy dokonuje Dyrektor Generalny w uzgodnieniu z Wojewodą.

Rozdział 4

Regulamin nagradzania

§ 7. 1. W Urzędzie tworzy się fundusz nagród z przeznaczeniem na udzielanie nagród indywidualnych za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej.

2. Za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, o których mowa w ust. 1, uznaje się w szczególności:

1)    realizowanie dodatkowych zadań nie wynikających z zakresu obowiązków, w tym udział w zespołach i komisjach;

2)    realizowanie zadań w trybie przyśpieszonym (pilnych, niespodziewanych) wymagających pełnej dyspozycyjności oraz wykorzystanie umiejętności dobrej organizacji pracy i analizy danych, faktów i informacji;

3)    przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń wewnętrznych dla pracowników urzędu, a także instytucji zewnętrznych;

4)    realizowanie spraw szczególnie skomplikowanych;

5)    przygotowanie i wdrożenie nowych rozwiązań usprawniających organizację pracy i wykorzystanie zasobów;

6)    wykonywanie pracy w sposób wzorowy, charakteryzujący się między innymi:

a)            wysokim poziomem zaangażowania, kreatywnością i inicjatywą,

b)            konstruktywną współpracą z pracownikami,

c)   udzielaniem pomocy innym pracownikom w razie trudności w wykonywaniu zadań,

d)            samodzielnością i szczególną wnikliwością,

e)            realizowaniem zadań w warunkach znaczącego obciążenia pracą.

3. Nagroda przyznawana z funduszu nagród ma charakter uznaniowy. Nieprzyznanie pracownikowi nagrody nie może stanowić podstaw jakichkolwiek roszczeń.

 

§ 8. 1. Dyrektor Generalny przyznaje nagrody z własnej inicjatywy lub na uzasadniony wniosek dyrektora wydziału. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Wysokość nagród powinna być zróżnicowana, ustalana indywidualnie dla każdego pracownika z uwzględnieniem zarówno szczególnych osiągnięć jak i innych elementów mających wpływ na proces pracy, w okresie za jaki przyznawana jest nagroda.

3. Pomimo spełnienia przesłanek, o których mowa w § 7, Dyrektor Generalny nie przyznaje nagrody pracownikowi, który w szczególności:

1)    nie stawił się do pracy bez usprawiedliwionej przyczyny;

2)    został tymczasowo aresztowany;

3)    podczas ostatniej oceny okresowej otrzymał ocenę negatywną;

4)    w okresie, za który przyznawana jest nagroda, został ukarany karą dyscyplinarną.

§ 9. 1. Nagrody przyznaje się nie rzadziej niż dwa razy w roku kalendarzowym.

2. Decyzję o terminie wypłaty nagród podejmuje Dyrektor Generalny po konsultacji ze związkami zawodowymi.

3. Decyzję o wysokości kwoty z funduszu nagród przeznaczonej na nagrody w danym terminie podejmuje Dyrektor Generalny.

4. Na nagrody dla pracowników, z wyłączeniem pracowników wskazanych przez Dyrektora Generalnego, przeznacza się nie mniej niż 75% kwoty z funduszu nagród.

5. Na nagrody dla kierowników, z wyłączeniem pracowników wskazanych przez Dyrektora Generalnego, przeznacza się 15 % kwoty z funduszu nagród.

6. Na nagrody dla dyrektorów wydziałów i ich zastępców oraz pracowników wskazanych przez Dyrektora Generalnego przeznacza się 7% kwoty z funduszu nagród.

7. Pozostawia się do indywidualnej dyspozycji Dyrektora Generalnego 3% kwoty z funduszu nagród.

8. Dyrektor Generalny w uzgodnieniu z Wojewodą może podjąć decyzję o zwiększeniu kwoty na nagrody dla danej grupy pracowników, zmniejszając wysokość środków przeznaczonych dla innych grup, z zastrzeżeniem ust. 4.

9. W przypadku wyodrębnionych grup zawodowych fundusz nagród tych grup może zostać wyłączony z ogólnej puli funduszu nagród, a zasady jego podziału mogą być ustalane indywidualnie.

§ 10. 1. Wysokość nagrody przyznanej kierownikowi, dyrektorowi wydziału lub jego zastępcy oraz pracownikowi wskazanemu przez Dyrektora Generalnego nie może przekroczyć 200% wysokości kwoty bazowej nagrody[4].

2. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Generalny może podjąć decyzję o przyznaniu nagrody w wysokości wyższej niż przewidziana w ust. 1.

3. Nagrodę dla dyrektora wydziału i jego zastępcy przyznaje Dyrektor Generalny w uzgodnieniu z Wojewodą.

4. Nagrodę dla Dyrektora Generalnego ustala Wojewoda.

 

§ 11. 1. Pozostawia się do indywidualnej dyspozycji Dyrektora Generalnego rezerwę 3% kwoty z funduszu nagród, zwiększaną na koniec roku kalendarzowego o pozostałe wolne środki z funduszu nagród.

2. Dyrektor Generalny może przyznać pracownikowi nagrodę za szczególne osiągnięcia, za wyróżniającą się postawę etyczną, o której mowa w zarządzeniu Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej (M. P. Nr 93, poz. 953) oraz za kształtowanie pozytywnego wizerunku Urzędu.

3. Dyrektor Generalny może przyznać nagrodę pracownikowi odchodzącemu na emeryturę.

4. Dyrektor Generalny przyznaje nagrody określone w ust. 2 i 3 z własnej inicjatywy lub na podstawie indywidualnego, uzasadnionego wniosku dyrektora wydziału.

Rozdział 5

Zasady premiowania

§ 12. 1. Premia przysługuje pracownikom niebędącym członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionym w Urzędzie na stanowiskach pomocniczych, robotniczych i obsługi.

2. Premia wypłacana jest za nienaganną, sumienną pracę, rzetelne i terminowe wykonywanie obowiązków pracowniczych.

3. Podstawą naliczania premii jest wynagrodzenie zasadnicze pracownika.

4. Premia wypłacana jest z urzędu w pełnej wysokości w okresach miesięcznych na zasadach i w terminie wypłaty wynagrodzenia zasadniczego.

5. Na wniosek dyrektora wydziału, składany w terminie do 15 dnia miesiąca, Dyrektor Generalny może zwiększyć, zmniejszyć lub pozbawić pracownika premii w całości.

§ 13. 1. Wysokość premii określona jest procentowo dla poszczególnych stanowisk pracy i wynosi:

1)    dla archiwistów, administratorów, elektryków, hydraulików, kierowców, magazynierów w magazynie technicznym, malarzy, robotników gospodarczych, rzemieślników specjalistów, sprzątaczek, starszych administratorów, starszych magazynierów w magazynie technicznym, starszych rzemieślników specjalistów, stolarzy – 25% wynagrodzenia zasadniczego;

2)    dla pozostałych pracowników – 10% wynagrodzenia zasadniczego.

2. Na wniosek dyrektora wydziału, Dyrektor Generalny przyznaje dla kierowcy, któremu powierzono w ramach obowiązków służbowych lub zastępstwa służbowego w okresie dłuższym niż jeden miesiąc, obowiązek pozostawania w dyspozycji Wojewody, Wicewojewody lub Dyrektora Generalnego oraz dla kierowcy zaopatrzeniowca premię w wysokości do 35% wynagrodzenia zasadniczego.

3. Na wniosek dyrektora wydziału, Dyrektor Generalny może zwiększyć wysokość premii do 10% powyżej wartości określonej w ust. 1.

§ 14. 1. Premia ulega zmniejszeniu za nieprzestrzeganie ustalonego porządku i dyscypliny pracy, a w szczególności:

1)    niewykonania prac w ustalonych terminach;

2)    niewypełnienia powierzonych obowiązków;

3)    samowolnego opuszczenia stanowiska pracy;

4)    niestosowania się do polecenia przełożonego.

2. Pracownik zostaje pozbawiony prawa do premii w całości w przypadku:

1)    odmowy wykonania polecenia służbowego;

2)    opuszczenia dnia pracy bez usprawiedliwienia;

3)    dopuszczenia się kradzieży, zniszczenia lub uszkodzenia mienia Urzędu;

4)    spożywania alkoholu w miejscu pracy lub przebywania w nim w stanie nietrzeźwym;

5)    spowodowania lub przyczynienia się do wypadku przy pracy;

6)    zwolnienia w trybie dyscyplinarnym;

7)    rażącego naruszenia przepisów bhp i ppoż.

3. Kierowcy oprócz naruszeń wymienionych w ust. 1 i 2 zostają pozbawieni premii w przypadku:

1)    spowodowania zawinionej kolizji lub wypadku drogowego;

2)    sfałszowania zapisów w karcie drogowej oraz innej dokumentacji;

3)    garażowania samochodu bez zezwolenia po godzinach pracy poza wyznaczonym miejscem jego postoju;

4)    manipulowania mechanizmem drogowym, naruszenia plomb linii napędu lub tachografu;

5)    niewłaściwego zabezpieczenia samochodu przed kradzieżą;

6)    wyjazdu na drogę samochodem technicznie niesprawnym.

 

§ 15. 1. Informacja dyrektora wydziału o naruszeniu przez pracownika ustalonego porządku i dyscypliny pracy, o którym mowa w § 14, jest podstawą do podjęcia przez Dyrektora Generalnego decyzji o nieprzyznaniu pracownikowi premii w całości lub części.

2. Uzasadnienie w przypadku całkowitego lub częściowego pozbawienia pracownika premii wymaga formy pisemnej wraz z podaniem przyczyny jej pozbawienia.

3. O fakcie nieprzyznania premii w całości lub w części pracownik powiadamiany będzie nie później niż 7 dni przed planowaną wypłatą.

4. Od decyzji o pozbawieniu prawa do premii pracownik ma prawo odwołać się do Dyrektora Generalnego, za pośrednictwem dyrektora wydziału w terminie 7 dni od powiadomienia, o którym mowa w ust. 3.

Rozdział 6

Dodatek zadaniowy i specjalny

§ 16. 1. Dyrektor Generalny może przyznać dodatek zadaniowy z własnej inicjatywy lub na uzasadniony wniosek dyrektora wydziału. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Pracownikowi może zostać przyznany dodatek zadaniowy za wykonywanie zadań znacząco wykraczających poza bezpośredni zakres obowiązków, a w szczególności:

1)    realizowanych w zastępstwie nieobecnego pracownika otrzymującego zasiłek chorobowy, przebywającego na urlopie macierzyńskim, ojcowskim, wychowawczym, bezpłatnym lub na świadczeniu rehabilitacyjnym albo w związku z wakatem na stanowisku;

2)    dodatkowych lub niewykraczających poza bezpośredni zakres obowiązków na zajmowanym stanowisku, spowodowanych okresowym wzrostem prac.

3. Koniecznym do spełnienia wymogów określonych w ust. 1 skutkujących przyznaniem dodatku zadaniowego jest wcześniejsze przeprowadzenie przez wnioskującego analizy możliwości zmian organizacyjnych w danej komórce w celu zapewnienia zabezpieczenia wykonywania merytorycznych zadań bez konieczności ponadnormatywnego zwiększania obowiązków pracownikom.

4. Każdy wniosek powinien być także uzasadniony w odniesieniu do przewidywanych efektów merytorycznych, wynikających z nowego podziału zadań.

§ 17. 1. Dodatek zadaniowy może być przyznany na czas wykonywania zadań określonych w § 16 ust. 2, jednak nie wcześniej niż po jednym miesiącu wykonywania tych zadań i nie dłużej niż do końca danego roku budżetowego  z zastrzeżeniem, że dodatek przysługuje od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego.

2. Kierownik zobowiązany jest do bieżącego monitorowania realizacji wykonywanych zadań dla oceny zasadności kontynuowania wypłaty dodatku zadaniowego.

3. O wszelkich istotnych zmianach wynikających z monitoringu, o którym mowa w ust. 2, kierownik zobowiązany jest powiadomić dyrektora wydziału.

§ 18. 1. Dodatek zadaniowy może być przyznany w kwocie nie wyższej niż 40% wynagrodzenia zasadniczego pracownika.

2. Kwota dodatku zadaniowego przyznanego za wykonywanie zadań, o których mowa w § 16 ust. 2 pkt 1 nie może przekroczyć łącznie kwoty wynagrodzenia zasadniczego nieobecnego pracownika lub pracownika zatrudnionego dotychczas na wakującym stanowisku.

3. Wysokość dodatku zadaniowego, o którym mowa w ust. 2 nie może przekroczyć kwoty 1 000 zł na osobę.

4. W uzasadnionych przypadkach kwota dodatku zadaniowego może zostać zwiększona ponad limit określony w ust. 1-3.

5. Pracownikowi nie może być przyznany jednocześnie więcej niż jeden dodatek zadaniowy.

6. W uzasadnionych przypadkach pracownikowi przyznać można więcej niż jeden dodatek zadaniowy jeśli środki przeznaczone na jego sfinansowanie pochodzą z różnych źródeł finansowania (tj. programów i funduszy).

§ 19. 1. Dodatek zadaniowy może być cofnięty w szczególności w przypadku:

1)    ustania przyczyny przyznania dodatku;

2)    niewłaściwego wykonywania zadań przez pracownika, któremu dodatek został przyznany.

2. Cofnięcie dodatku zadaniowego odbywa się w trybie określonym w § 16 ust. 1 i następuje:

1)    w miesiącu, w którym wystąpiła przyczyna wymieniona w ust. 1 pkt 1, jeśli wystąpiła ona przed upływem połowy miesiąca;

2)    od następnego miesiąca, po miesiącu, w którym wystąpiła przyczyna wymieniona w ust. 1 pkt 1, jeśli wystąpiła ona po upływie połowy miesiąca;

3)    w miesiącu, w którym wystąpiła przyczyna wymieniona w ust. 1 pkt 2.

§ 20. 1. Dodatek zadaniowy nie jest wypłacany za miesiąc, w którym pracownik nie przepracował co najmniej połowy nominalnego czasu pracy w danym miesiącu, z wyłączeniem nie wykonywania pracy w okresie przebywania na urlopie wypoczynkowym.

2. W przypadku rozwiązania umowy o pracę w trakcie miesiąca kalendarzowego dodatek zadaniowy nie przysługuje za miesiąc, w którym to rozwiązanie umowy nastąpiło.

§ 21. 1. Do przyznawania dodatków specjalnych stosuje się odpowiednio zasady przyznawania dodatków zadaniowych z wyłączeniem § 18 ust. 1.

2. Dodatek specjalny jest wypłacany w kwocie nieprzekraczającej 40% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika.

Rozdział 7

Postanowienia końcowe

§ 22. Realizacja zasad określonych w zarządzeniu, w szczególności dotyczących wypłaty nagród, uzależniona jest od możliwości finansowych jednostki, a także od prawdopodobieństwa przekroczenia planu finansowego na dany rok budżetowy.

§ 23. Przepisy rozdziałów 4-6 mogą zostać zmienione w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi.

§ 24. Nadzór nad przestrzeganiem zarządzenia powierza się Dyrektorowi Biura Kadr, Płac i Budżetu.

§ 25. Stosowanie zarządzenia powierza się dyrektorom wydziałów, którzy ponoszą odpowiedzialność za jego realizację w zakresie zadań ich dotyczących.

§ 26. Traci moc zarządzenie Nr 3/2018 Dyrektora Generalnego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie zasad awansowania i wynagradzania, zmienione zarządzeniem Nr 12/2018 z dnia 10 września 2018 r.[5], Nr 16/2023 z dnia 12 czerwca 2023 r.[6] oraz Nr 23/2023 z dnia 20 listopada 2023 r.[7]

§ 27. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników.

 

DYREKTOR GENERALNY URZĘDU

Marcin Szmaja

 

Treść zarządzenia uzgodniono ze związkami zawodowymi: