Informujemy, że zgłaszane ostatnio problemy techniczne związane z działaniem platformy e‑PUAP zostały zidentyfikowane i usunięte. Funkcjonalność „Pisma ogólnego do podmiotu publicznego” działa już prawidłowo i może być wykorzystywana w bieżącej korespondencji z Urzędem Zamówień Publicznych.

W nawiązaniu do wcześniejszych komunikatów, w szczególności:

• „Komunikacja elektroniczna z Krajową Izbą Odwoławczą od 1 stycznia 2026 r.”
  https://www.gov.pl/web/uzp/komunikacja-elektroniczna-z-krajowa-izba-odwolawcza-od-1-stycznia-2026-r
• „Problemy z przesyłaniem załączników z e‑PUAP w sprawach odwoławczych”
  https://www.gov.pl/web/uzp/problemy-z-przesylaniem-zalacznikow-z-e-puap-w-sprawach-odwolawczych
• „Ważne: odwołanie i przystąpienie wyłącznie przez e‑Doręczenia”
  https://www.gov.pl/web/uzp/wazne-odwolanie-i-przystapienie-wylacznie-przez-e-doreczenia

przedstawiamy aktualne zasady kierowania korespondencji w postępowaniach odwoławczych.

Wnoszenie odwołań i przystąpień

Odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego mogą być – zgodnie z obowiązującymi przepisami – wnoszone na trzy równorzędnie dopuszczalne sposoby:

1. na adres do doręczeń elektronicznych (e‑Doręczenia) UZP: AE:PL‑38390‑18806‑HVTGC‑26, (dostępny także na stronie UZP: https://www.gov.pl/web/uzp/korespondencja-w-sprawach-odwolawczych2)
2. za pośrednictwem platformy e‑PUAP, przy użyciu funkcji „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”: https://epuap.gov.pl
3. w formie pisemnej, poprzez operatora pocztowego, osobiście lub przez posłańca.

W świetle zbliżających się zmian legislacyjnych rekomendujemy jednak, aby – w miarę możliwości – kierować odwołania i przystąpienia przede wszystkim przez e‑Doręczenia.

Projekt nowelizacji Rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań, wydawanego na podstawie art. 544 ustawy Prawo zamówień publicznych, zastrzega dla wnoszenia do KIO odwołań i zgłaszania przystąpień do postępowania odwoławczego w postaci elektronicznej właśnie tą drogę. Projekt ten koresponduje z nowelizacją ustawy Pzp wprowadzoną ustawą z dnia 21 maja 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 769), która wejdzie w życie 13 marca 2026 r.

Pozostała korespondencja

W sprawach innych niż wniesienie odwołania lub zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego dopuszczalna jest korespondencja e‑mail na adres: odwolania@uzp.gov.pl

Adres ten służy kierowaniu korespondencji uzupełniającej i pomocniczej.

Wybór kanału doręczenia / Dane identyfikacyjne wymagane w korespondencji

a) Unikanie wielokrotnego wnoszenia tej samej korespondencji

Zwracamy uwagę, że wnoszenie tych samych dokumentów lub pism kilkoma różnymi kanałami jednocześnie (np. e‑Doręczenia + e‑PUAP + e‑mail + forma papierowa) co do zasady nie przyspiesza obsługi sprawy. W praktyce powoduje to konieczność:

• ręcznego porównywania treści kilku wersji tego samego pisma,
• weryfikacji, czy kolejne wpływy zawierają identyczne dokumenty, czy też różnią się zakresem,
• ustalenia, które z pism należy uznać za właściwe i skutecznie wniesione,
• dodatkowego odnotowywania wielokrotnych wpływów w rejestrach korespondencji.

Skutkiem tego jest zwiększenie liczby pism do opracowania, a w konsekwencji wydłużenie czasu obsługi korespondencji, zarówno po stronie Urzędu Zamówień Publicznych, jak i Krajowej Izby Odwoławczej.

Mając na uwadze sprawność obsługi korespondencji, zalecamy korzystanie z jednego wybranego kanału komunikacji.

Jeżeli jednak w chwili wnoszenia pisma wystąpią problemy techniczne z wybranym kanałem (np. komunikat błędu, przerwa w działaniu systemu), dopuszczalne jest przesłanie tego samego pisma wyjątkowo również drugim kanałem. W takim przypadku konieczne jest:

• dołączenie dowodów wystąpienia problemów technicznych (np. zrzuty ekranu z komunikatem błędu),
• wyraźne wskazanie w treści pisma, że zostało ono przesłane także innym kanałem, wraz z podaniem daty i sposobu wysyłki.

Takie działanie pozwoli uniknąć wątpliwości co do skuteczności wniesienia pisma oraz usprawni jego obsługę.

b) Zalecamy, aby każde pismo - niezależnie od kanału doręczenia i roli nadawcy - zawierało:

• dane nadawcy pisma z określeniem jego roli (odwołujący / przystępujący / zamawiający),
• datę wniesienia odwołania (jeżeli dotyczy),
• numer i nazwę postępowania o udzielenie zamówienia,
• dane zamawiającego,
• dane strony uczestniczącej (np. odwołującego lub przystępującego),
• sygnaturę sprawy odwoławczej, jeśli została nadana.

Dziękujemy Państwu za współpracę i zachowanie staranności przy kierowaniu korespondencji do Urzędu Zamówień Publicznych.